Khi tổng đài ảo giá rẻ đang ngày càng được nhiều doanh nghiệp quan tâm thì câu hỏi lớn luôn đặt ra là liệu hệ thống có thực sự tốt và làm sao để chọn được dịch vụ phù hợp. Để hiểu rõ hơn về vấn đề này cũng như có được quyết định đúng đắn nhất, đừng bỏ qua những thông tin quan trọng dưới đây.
Vì sao tổng đài ảo trở thành xu hướng lựa chọn hiện nay?
Tổng đài ảo hoạt động trên nền tảng internet, cho phép doanh nghiệp thực hiện cuộc gọi mọi lúc, mọi nơi, ở bất kỳ thời điểm nào. Đặc biệt, khi triển khai hệ thống này, doanh nghiệp sẽ tiết kiệm được một khoản chi phí đáng kể cho việc đầu tư phần cứng. Hệ thống còn có thể tích hợp cùng CRM và các phần mềm quản lý. Sau này muốn mở rộng quy mô cũng dễ dàng hơn.
Nhờ những lợi ích trên nên không khó hiểu khi hệ thống tổng đài ảo ngày càng được nhiều doanh nghiệp với đa dạng các lĩnh vực khác nhau ưu tiên lựa chọn, đặc biệt là những doanh nghiệp mới thành lập, tài chính còn hạn hẹp thì tổng đài ảo giá rẻ luôn là tiêu chí được doanh nghiệp quan tâm hàng đầu.
Vậy tổng đài ảo giá rẻ có thật sự tốt?
Sẽ không có lời khẳng định cho câu hỏi tổng đài ảo giá rẻ tốt hay không. Bởi điều này còn phụ thuộc vào nhà cung cấp cũng như nhu cầu sử dụng của doanh nghiệp.
Ưu điểm của tổng đài ảo giá rẻ
Nếu chọn được nhà cung cấp uy tín, tổng đài ảo giá rẻ sẽ mang lại nhiều ưu điểm nổi bật dễ thấy như:
- Tiết kiệm chi phí: Vì không phải bỏ phí đầu tư vào các thiết bị tổng đài vật lý cồng kềnh, phí duy trì lại thấp, do đó vô cùng phù hợp với những doanh nghiệp nhỏ, mới bắt đầu thành lập.
- Triển khai nhanh: Thay vì mất nhiều thời gian để lắp đặt hệ thống phức tạp, tổng đài ảo chỉ cần vài bước đăng ký, cài đặt và có internet là đã có thể sử dụng ngay.
- Tính linh hoạt cao: Dễ dàng thêm và bớt người dùng nhanh chóng, phù hợp với cả những doanh nghiệp có mô hình làm việc từ xa.
Nhược điểm của tổng đài ảo giá rẻ
Bên cạnh những ưu điểm nói trên, khi chọn nhà cung cấp nếu chỉ nhìn vào giá mà quên đi chất lượng thực sự của hệ thống mà doanh nghiệp nhận được, sẽ thường xuất hiện những hạn chế trong quá trình sử dụng như:
- Cuộc gọi không ổn định, thời gian phản hồi chậm
- Bị giới hạn về tính năng
- Không đầy đủ những chức năng nâng cao
- Khó tích hợp với các hệ thống khác
- Thiếu đội ngũ chuyên sâu
- Hỗ trợ kỹ thuật chưa được tốt
- Rủi ro về tính bảo mật khiến dữ liệu cuộc gọi không được bảo vệ tốt
Nhìn chung, tổng đài ảo giá rẻ không đồng nghĩa với kém chất lượng nếu doanh nghiệp có sự đánh giá kỹ trước khi ra quyết định lựa chọn nhà cung cấp phù hợp.
Nên chọn tổng đài ảo giá rẻ khi nào?
Tuỳ thuộc vào tài chính, nhu cầu của nhiều doanh nghiệp khác nhau mà xu hướng lựa chọn tổng đài ảo cũng khác nhau. Tuy nhiên, thông thường, tổng đài ảo giá rẻ sẽ vô cùng phù hợp với những doanh nghiệp nhỏ, là startup có ngân sách còn hạn chế, chỉ có nhu cầu cơ bản về nghe, gọi, ghi âm, lưu trữ, chuyển cuộc gọi và không cần tích hợp các tính năng phức tạp khác.
Ngược lại, những doanh nghiệp lớn, có hệ thống chăm sóc khách hàng chuyên nghiệp thường quan tâm đến những gói tổng đài ảo cao cấp hơn để đáp ứng nhu cầu phục vụ khách hàng ngày càng cao của doanh nghiệp.
Làm sao để chọn dịch vụ tổng đài ảo phù hợp?
Để chọn dịch vụ tổng đài ảo phù hợp, có thể dựa trên các tiêu chí sau:
– Về tính ổn định chất lượng cuộc gọi:
Cần đảm bảo ổn định, giảm tỷ lệ rớt cuộc gọi, không bị trễ âm thanh, có khả năng xử lý khi nhiều cuộc gọi cùng lúc.
– Về tính năng đi kèm:
Cần phải có những tính năng cơ bản như ghi âm cuộc gọi, lời chào tự động, phân phối cuộc gọi, báo cáo thống kê. Nếu dịch vụ giá rẻ nhưng thiếu những tính năng này, cần cân nhắc thật kỹ trước khi lựa chọn.
– Về khả năng mở rộng:
Nếu doanh nghiệp mong muốn phát triển lâu dài, cần quan tâm đến tính năng mở rộng của tổng đài ảo bằng cách trả lời câu hỏi trước khi lựa chọn dịch vụ như: Có dễ dàng nâng cấp hệ thống không, thêm người dùng có phức tạp không?….
– Về sự hỗ trợ kỹ thuật:
Đây là yếu tố đặc biệt không nên bỏ qua, vì sẽ vô cùng quan trọng khi hệ thống gặp sự cố, doanh nghiệp có được hỗ trợ 24/7, có được phản hồi nhanh hay không phụ thuộc rất nhiều ở tiêu chí đánh giá này.
– Về bảo mật dữ liệu:
Thông tin dữ liệu về khách hàng, sản phẩm, chính sách,… của doanh nghiệp luôn là tài sản quan trọng cần tính bảo mật cao. Do đó, về tiêu chí này, doanh nghiệp nên chọn hệ thống tổng đài ảo có chính sách bảo mật rõ ràng, được mã hoá và sao lưu định kỳ.
Ngoài ra, doanh nghiệp cũng có thể tham khảo thêm những đánh giá thực tế của người dùng để có sự yên tâm hơn khi đưa ra quyết định lựa chọn tổng đài ảo giá rẻ.
Hiện nay, ODS được xem là một trong những địa chỉ cung cấp tổng đài ảo giá rẻ đáng tin cậy tại TPHCM nhờ đáp ứng đủ các tiêu chí đánh giá trên mà doanh nghiệp có thể tham khảo lựa chọn để đảm bảo chọn đúng dịch vụ phù hợp với tài chính nhu cầu. Và quan trọng hơn hết là đáp ứng được giá trị cho doanh nghiệp, biến công cụ tổng đài ảo trở thành “trợ thủ đắc lực” trong nâng cao trải nghiệm khách hàng và góp phần mang lại hiệu quả vận hành cho doanh nghiệp.
