Xét trên thực tế, tổng đài ảo tốt nhất chính là hệ thống tổng đài phù hợp nhất, có thể đáp ứng cả ngân sách và nhu cầu của doanh nghiệp. Để có cái nhìn tổng quan hơn về vấn đề này, cùng bài viết sau đây phân tích rõ ràng hơn.

Thực tế: Tổng đài ảo “tốt nhất” – chính là sự phù hợp nhất

Có thể bạn sẽ nghĩ, một tổng đài ảo “tốt nhất” có nghĩa là mọi thứ đều phải “xịn xò” nhất, từ hạ tầng, tính năng cho đến thiết bị sử dụng. Điều này không sai, đặc biệt là đối với doanh nghiệp lớn, rất cần một hệ thống “mạnh” như vậy.

Tuy nhiên, đối với một doanh nghiệp nhỏ chỉ cần một giải pháp đơn giản sao cho tiết kiệm chi phí thì việc đầu tư quá nhiều tính năng cồng kềnh phức tạp chưa cần thiết lại là điều cực kỳ khó khăn.

Vì vậy, đối với hệ thống tổng đài ảo nào thì chỉ cần phù hợp, đáp ứng nhu cầu và mang lại hiệu quả tức thì đã chính là loại tổng đài ảo “tốt nhất” với doanh nghiệp thời điểm đó.

Tiêu chí quan trọng khi so sánh tổng đài ảo

Để có thể loại bỏ được 80% sự lựa chọn không phù hợp, doanh nghiệp có thể dựa trên “bộ lọc” khi so sánh tổng đài ảo sau đây:

Độ ổn định cuộc gọi

Độ ổn định cuộc gọi không phải ở tính năng mà nằm ở sự kết nối ổn định, âm thanh rõ ràng và không gián đoạn. Bởi khi cuộc gọi kém, dù tính năng khác có mạnh đến đâu cũng đều vô nghĩa.

Dễ sử dụng

Thay vì mua phần mềm để tốn thêm nhiều thời gian đào tạo lại nhân viên thì nên ưu tiên chọn tổng đài có giao diện rõ ràng, dễ làm quen và có thể dùng được ngay.

Chi phí thực tế

Là chi phí mà doanh nghiệp chi trả cho hệ thống thực tế bao nhiêu, có phí ẩn không, tính theo phí cuộc gọi hay user, có bị khóa hợp đồng dài hạn không. Đây sẽ là những yếu tố giúp bạn có thể dễ dàng quy ra ngân sách bỏ ra để cân nhắc sử dụng hệ thống.

Khả năng mở rộng

Nếu không muốn đổi hệ thống sau vài tháng sử dụng, việc nâng cấp linh hoạt và thêm user là giải pháp đáng cân nhắc để lựa chọn.

Hỗ trợ kỹ thuật

Đây là tiêu chí cần có và chắc chắn doanh nghiệp sẽ cảm thấy cần thiết, nhất là trong lúc hệ thống gặp sự cố mà được hỗ trợ nhanh thay vì phải chờ đợi hàng ngày.

So sánh các nhóm tổng đài ảo phổ biến hiện nay

Đây sẽ là lý do giải đáp cho câu hỏi vì sao tổng đài ảo lại phổ biến hiện nay và phù hợp cả doanh nghiệp lớn lẫn doanh nghiệp nhỏ.

Nhóm 1: Tổng đài ảo giá rẻ – tối giản

Nhóm này phù hợp với các doanh nghiệp nhỏ dưới 10 người, Startup, shop online nhờ ưu điểm triển khai nhanh, chi phí thấp lại dễ dàng sử dụng.

Tuy nhiên, nhược điểm của nhóm này chính là còn hạn chế về tính năng nâng cao. Thế nhưng, với doanh nghiệp nhỏ, ngân sách còn hạn chế và chỉ cần đến những tính năng cơ bản như ghi âm, gọi điện thì đây vẫn là sự lựa chọn hợp lý nhất mang đến hiệu quả tốt cho doanh nghiệp.

Nhóm 2: Tổng đài tầm trung – cân bằng

Tổng đài tầm trung thường sẽ phù hợp với những doanh nghiệp đang trên đà phát triển, có đội nhóm khoảng 10 – 50 người.

Với nhóm này, doanh nghiệp sẽ được tận hưởng đầy đủ những tính năng cần thiết như báo cáo, phân quyền và được tích hợp CRM. Tuy nhiên, mức giá sẽ cao hơn so với nhóm 1 và cần thời gian làm quen với các tính năng.

Thế nhưng, nhìn chung đây vẫn là lựa chọn “an toàn” đối với doanh nghiệp muốn phát triển lâu dài.

Nhóm 3: Tổng đài cao cấp – enterprise

Hệ thống tổng đài này cực kỳ phù hợp với công ty lớn hay những Call center chuyên nghiệp có đội sale lớn bởi ưu điểm tính năng mạnh (AI, automation…), có khả năng tùy chỉnh sâu.

Và dĩ nhiên, mức chi phí sẽ cao hơn so với hai nhóm trên, quá trình triển khai sẽ phức tạp hơn. Tuy nhiên, đối với một doanh nghiệp lớn, không còn trở ngại về tài chính thì đây chỉ là vấn đề nhỏ, cái quan trọng hơn hết là hiệu quả mà họ nhận được trong quá trình ứng dụng và vận hành.

Tóm lại, để chọn được tổng đài ảo tốt nhất, cần nhìn lại doanh nghiệp và dựa trên nhu cầu thực tế. Từ đó đưa ra quyết định phù hợp nhất, tránh việc chọn theo giá rẻ nhưng hệ thống liên lục lỗi, Support kém dẫn đến mất khách hoặc chọn theo tính năng nhiều nhất mà chưa cần thiết dùng đến dẫn đến lãng phí.

Thay vào đó, cần chú ý đảm bảo hệ thống lựa chọn phải ổn định trong nghe gọi, dễ dàng sử dụng và mở rộng, chi phí phù hợp, được hỗ trợ nhanh chóng.

Có thể đặt những câu hỏi trước khi mua để yên tâm hơn về quyết định của mình như:

– Khi nhiều cuộc gọi cùng lúc, hệ thống có ổn định không?

– Hệ thống có bị giới hạn user không?

– Các dữ liệu của cuộc gọi được lưu trữ trong bao lâu?

–  Khi ngưng dùng, dữ liệu có bị mất không?

Quyết định thông minh khi đầu tư tổng đài ảo không nằm ở “tốt nhất” mà ở “đúng nhất”. Chỉ có như vậy mới giúp doanh nghiệp tận dụng được thế mạnh của tổng đài ảo một cách triệt để nhưng tiết kiệm, giúp đủ để dùng hiệu quả mỗi ngày và không bị bỏ lỡ khách hàng.