Dù có nhiều chiến lược thu hút khách hàng tiềm năng nhưng nếu không có một hệ thống đủ thông minh để giữ chân khách hàng, doanh nghiệp vẫn có thể khiến họ rời đi tức khắc. Đó là lý do cần đến một tổng đài ảo tích hợp CRM, hội tụ yếu tố gọn nhẹ, tiết kiệm chi phí và đủ “đòn bẩy” để tăng trưởng.
Tổng đài ảo tích hợp CRM là gì?
Tổng đài ảo là hệ thống hoạt động trên nền tảng điện toán đám mây, nơi kết nối giữa người gọi và người nhận cuộc gọi thông qua internet. CRM là nơi lưu trữ lịch sử và quản lý toàn bộ thông tin khách hàng.
Do đó, việc tích hợp tổng đài ảo cùng CRM sẽ tạo nên một hệ thống mà mọi cuộc gọi đều được gắn với khách hàng cụ thể và từng lịch sử tương tác đều được lưu lại đầy đủ. Điều này giúp nhân viên có thể dễ dàng nắm bắt được toàn bộ chân dung khách hàng mà không mất nhiều thời gian hỏi từng người đã tương tác với khách hay lật từng ghi chú để biết cách tư vấn khách hàng.
Vì sao doanh nghiệp nên ưu tiên giải pháp này?
– Không cần tốn kém chi phí quá lớn đề đầu tư server, phần cứng, đội IT. Chỉ cần đăng ký và sử dụng dễ dàng.
– Chi phí có thể trả theo nhu cầu nên cực kỳ linh hoạt và giảm bớt “gánh nặng” về nguồn vốn, phù hợp với cả những doanh nghiệp nhỏ chỉ bắt đầu bằng 2 – 3 nhân viên. Đặc biệt dễ dàng nâng cấp khi nhiều khách hơn.
– Giúp tối ưu hiệu suất đội sales nhỏ nhưng vẫn mang đến hiệu quả như một đội sale lớn.
Những “nỗi đau” mà tổng đài ảo tích hợp CRM có thể giải quyết triệt để
– Khi khách hàng gọi đến nhưng chưa biết họ là ai => CRM sẽ hiển thị ngay thông tin trên màn hình giúp nhân viên tiếp nhận thông tin nhanh chóng.
– Khi các nhân viên tư vấn chung một khách hàng nhưng chưa có sự đồng nhất => CRM sẽ có lịch sử ghi chú cùng kịch bản chăm sóc khách hàng, giúp nhân viên dễ dàng chinh phục khách hàng một cách khéo léo nhất.
– Khi nhân viên không biết khách hàng đến từ đâu => Có thể theo dõi nguồn data mà CRM cung cấp như: web, ads, fanpage…
– Khi việc đo lường hiệu quả sales trở nên khó khăn => CRM sẽ liệt kê, báo cáo chi tiết thông tin từng cuộc gọi, nhân viên.
Tính năng “đáng đầu tư” cho doanh nghiệp nhỏ
Sở dĩ tổng đài ảo tích hợp CRM có thể giải quyết những vấn đề nói trên là nhờ các tính năng vô cùng thông minh như:
– Popup thông tin khách hàng: Từ tên, số điện thoại, lịch sử cuộc gọi cùng các ghi chú trước đó đều được hiển thị trên màn hình một cách nhanh chóng khi có cuộc gọi đến. Điều này giúp nhân viên có thể dễ dàng nắm bắt và tư vấn một cách thuần thục.
– Ghi âm và lưu trữ cuộc gọi: Giúp nhân viên có thể kiểm soát được trong quá trình tư vấn, đồng thời là tư liệu để đào tạo nhân viên mới cũng như dễ dàng xử lý khi có khiếu nại.
– Tự động tạo lead vào CRM: Mọi cuộc gọi, chat, form đăng ký đều được tạo lead tự động vào CRM giúp tránh được tình trạng thất lạc data.
– Phân chia từng đối tượng khách hàng: Khách mới, khách đã mua, khách tiềm năng, khách VIP sẽ được hệ thống phân chia một cách thông minh, khoa học, tạo điều kiện để nhân viên có phương pháp chăm sóc đúng cách hơn.
– Nhắc lịch chăm sóc tự động: Bằng việc thông báo gọi lại hay Follow-up sau báo giá sẽ tăng cơ hội chốt sale nhiều hơn.
Làm sao để triển khai tổng đài ảo tích hợp CRM hiệu quả
Chỉ cần phân chia làm 3 giai đoạn sau, ngay cả người mới chưa có kinh nghiệm cũng có thể triển khai hệ thống một cách dễ dàng:
- Giai đoạn 1: Làm tối giản, ứng dụng tổng đài ảo làm phương tiện kết nối liên lạc giữa người gọi và người nhận cuộc gọi, sau đó lưu khách hàng vào hệ thống CRM.
- Giai đoạn 2: Chuẩn hóa quy trình bằng cách lên kế hoạch nội dung kịch bản gọi điện thu hút, chuyên nghiệp hơn, gắn tag khách hàng.
- Giai đoạn 3: Tối ưu chuyển đổi qua tính năng phân tích dữ liệu để cải thiện cách tư vấn tốt hơn. Đây là cách vô cùng hiệu quả giúp tăng doanh thu mà vẫn tiết kiệm ngân sách.
Lưu ý khi chọn tổng đài CRM
– Không nên chọn hệ thống quá phức tạp dẫn đến tình trạng lãng phí vì nhân viên không dùng đến.
– Không nên chỉ quan tâm đến giá rẻ mà quên mất đi những tính năng cần thiết mang lại hiệu quả tối đa khi ứng dụng.
– Không đào tạo đội ngũ sử dụng dẫn đến tình trạng vẫn làm thủ công và gặp nhiều sai sót dù đã có hệ thống.
Tóm lại, tổng đài ảo tích hợp CRM là giải pháp vô cùng cần thiết giúp doanh nghiệp hiểu khách hàng hơn, chăm sóc tốt hơn và từ đó bán hàng hiệu quả hơn. Quan trọng hơn hết, dù doanh nghiệp không có ngân sách lớn vẫn có thể triển khai và đủ sức để cạnh tranh với cả những doanh nghiệp lớn, thương hiệu mạnh nhưng tốc độ phản hồi chậm, quy trình cứng nhắc.
Do đó, nếu bạn đang gặp phải khó khăn trong quản lý khách hàng, bỏ lỡ nhiều cơ hội bán hàng thì đây chính là thời điểm cần nâng cấp “bộ não vận hành” được tích hợp giữa tổng đài ảo và CRM giúp mang lại hiệu quả lớn và tăng trưởng bền vững về sau.
