Khi tốc độ phản hồi quyết định cơ hội tăng trưởng doanh thu, việc sở hữu hệ thống liên lạc chuyên nghiệp là yếu tố quan trọng. Và tổng đài Cloud chính là giải pháp để doanh nghiệp có thể ứng dụng vận hành nhanh chóng, tiết kiệm, mang lại hiệu quả cao.

Vì sao doanh nghiệp nên chọn tổng đài Cloud thay vì tổng đài truyền thống?

Bạn đang dùng tổng đài truyền thống và vấn đề bạn đang gặp phải như không kiểm soát được hiệu suất telesales, bỏ lỡ cuộc gọi khách hàng, không thể làm việc từ xa, thiếu dữ liệu để tối ưu, quản lý và lại tốn kém chi phí.

Đó là lý do bạn nên thay thế bằng tổng đài Cloud để có thể giải quyết toàn bộ những bài toán trên. Theo đó tổng đài cloud hoạt động trên nền tảng điện toán đám mây, giúp doanh nghiệp dễ dàng nghe gọi thông qua kết nối internet, đồng thời được tận dụng thêm nhiều tính năng tiện ích như ghi âm, lưu trữ cuộc gọi, quản lý nhiều máy nhánh, theo dõi báo cáo thời gian thực, tích hợp CRM và phần mềm bán hàng, cụ thể, một số lợi thế dễ thấy nhất khi doanh nghiệp sử dụng tổng đài Cloud phải kể đến như:

1. Đầu tư tổng đài Cloud không cần đầu tư phần cứng

Tổng đài Cloud không cần phải đầu tư máy chủ vật lý, dây cáp nội bộ hay tủ tổng đài khiến chi phí lắp đặt cao như tổng đài truyền thống. Điều này giúp cho việc triển khai nhanh chóng, doanh nghiệp lại tiết kiệm chi phí ban đầu đáng kể.

2. Tối ưu chi phí vận hành

Với tổng đài Cloud, doanh nghiệp chỉ cần trả phí đúng nhu cầu với dịch vụ sử dụng. Vì vậy mà giảm được chi phí gọi nội bộ cũng như chi phí thuê nhân sự quản lý kỹ thuật. Tiết kiệm chi phí khi mở rộng hay thu hẹp quy mô.

3. Không bỏ lỡ cuộc gọi – Không mất khách hàng

Một cuộc gọi nhỡ có thể là một khách hàng tiềm năng bị bỏ lỡ. Vì vậy mà rất cần đến một hệ thống tổng đài giúp phân phối cuộc gọi tự động, ghi nhận lịch sử liên hệ, chuyển hướng khi bận máy, thông báo cuộc gọi nhỡ như tổng đài Cloud. Nhờ hệ thống tổng đài thông minh này, mọi vấn đề cuộc gọi luôn được đội ngũ kinh doanh xử lý kịp thời và tăng tỷ lệ chốt đơn.

Một số tính năng nổi bật của tổng đài Cloud giúp tăng chuyển đổi hiệu quả

Lý do giúp tăng chuyển đổi hiệu quả không thể bỏ qua một số tính năng nổi bật của tổng đài Cloud như:

1. IVR – Lời chào và phân luồng chuyên nghiệp

Tính năng IVR giúp tạo lời chào tự động khi khách hàng gọi đến, đồng thời hướng dẫn để khách hàng chọn phòng ban phù hợp không chỉ giúp doanh nghiệp tạo ấn tượng từ những cuộc gọi đầu tiên mà còn giảm tải áp lực công việc cho lễ tân vô cùng hiệu quả.

2. Ghi âm & lưu trữ cuộc gọi

Ghi âm và lưu trữ cuộc gọi an toàn trên Cloud là tính năng không thể thiếu nếu doanh nghiệp muốn có những dữ liệu đầy đủ, chính xác để kiểm soát chất lượng tư vấn, đào tạo nhân viên hay xử lý những vấn đề tranh chấp, khiếu nại một cách minh bạch nhất, bảo vệ uy tín của doanh nghiệp.

3. Báo cáo chi tiết theo thời gian thực

Với những số lượng cuộc gọi vào, ra, thời lượng cuộc gọi, tỷ lệ bắt máy hay hiệu suất từng nhân viên được thống kê báo cáo chi tiết minh bạch theo thời gian thực sẽ giúp quản lý dễ dàng theo dõi và tối ưu chiến lược bán hàng một cách hiệu quả nhất.

4. Tích hợp CRM & phần mềm quản lý

Việc tổng đài Cloud được tích hợp CRM cùng phần mềm quản lý sẽ giúp nhân viên dễ dàng tư vấn khách hàng dựa trên đầy đủ thông tin khách hàng được hiển thị trên hệ thống như tên khách, trạng thái đơn hàng, lịch sử giao hàng,… Yếu tố này cũng góp phần không nhỏ trong việc làm tăng tỷ lệ chuyển đổi.

5. Hỗ trợ làm việc từ xa

Thông qua các ứng dụng trên điện thoại, Softphone trên laptop hay trình duyệt web, nhân viên đều có thể ứng dụng tổng đài Cloud mọi lúc mọi nơi. Đây là lợi thế rất lớn đối với những doanh nghiệp có mô hình làm việc linh hoạt như các ngành tài chính, bất động sản, thương mại điện tử, giáo dục,…

Lợi ích cạnh tranh khi sử dụng tổng đài Cloud

Với nhiều tính năng nói trên, tổng đài Cloud là giải pháp không thể thiếu đặc biệt đối với các doanh nghiệp có đội telesales lớn, doanh nghiệp nhiều chi nhánh, những công ty cần chăm sóc khách hàng thường xuyên, các doanh nghiệp mới tham gia vào thị trường kinh doanh muốn tiết kiệm chi phí ban đầu,… vì những lợi ích tác động đến doanh thu như:

• Tăng tốc độ phản hồi nhờ xử lý cuộc gọi nhanh chóng tức thì, giúp khách hàng không phải chờ đợi lâu
• Nâng cao hình ảnh uy tín thương hiệu thông qua lời chào chuyên nghiệp, được phân luồng rõ ràng, tư vấn đồng nhất
• Quản lý đội ngũ hiệu quả nhờ dữ liệu chính xác giúp nhà quản lý đánh giá hiệu suất nhân viên, phân bổ nguồn lực và tối ưu kịch bản bán hàng tốt nhất
• Mở rộng quy mô dễ dàng khi tăng trưởng bằng cách thêm máy nhánh, nâng cấp dịch vụ mà không cần đầu tư toàn bộ hệ thống.

Đó cũng chính là lý do tổng đài Cloud luôn ngày càng được nhiều doanh nghiệp lựa chọn để tối ưu vận hành.

Khi lựa chọn nhà cung cấp tổng đài Cloud, cần lưu ý gì?

Để đảm bảo ứng dụng tổng đài Cloud hiệu quả lâu dài nên ưu tiên lựa chọn đơn vị cung cấp uy tín có hạ tầng ổn định, cam kết uptime cao, hỗ trợ kỹ thuật nhanh, bảo vệ dữ liệu tốt và có khả năng tích hợp hệ thống khác, được tùy chỉnh linh hoạt theo nhu cầu

Như vậy, doanh nghiệp có thể yên tâm giải pháp mình lựa chọn đảm bảo tính chuyên nghiệp, ổn định, giúp doanh nghiệp tăng chuyển đổi và phát triển bền vững dài hạn dù môi trường cạnh tranh khốc liệt.