Tổng đài IP là gì – Vì sao doanh nghiệp nên chọn dịch vụ tổng đài?

Tổng đài IP có nhiều tính năng ưu việt hơn so với điện thoại thông thường. Đây là tổng đài phổ biến được nhiều doanh nghiệp sử dụng hiện nay. Hãy cùng ODS tìm hiểu kĩ hơn về loại hình tổng đài này ở bài viết dưới đây.

So với việc sử dụng điện thoại thông thường tổng đài IP có nhiều tính năng ưu việt hơn và được sử dụng phổ biến

Với việc sử dụng tổng đài ảo, doanh nghiệp, cơ quan sẽ thể hiện được sự chuyên nghiệp với việc quản lý, tập trung cuộc gọi tối ưu. Tổng đài điện thoại mạng IP giúp việc kết nối đến các phòng ban, đến khách hàng, đối tác nhanh chóng và dễ dàng hơn. Bên cạnh đó cùng nhiều lợi ích về tối ưu chi phí, quản lý,… giúp tổng đài điện thoại này ngày càng được ưa chuộng.

Tổng đài IP là gì?

Tổng đài IP (VoIP) được triển khai trên nền tảng Internet, sử dụng trên nền tảng mạng Lan. Đây là tổng đài điện thoại không cần thi công đường dây riêng. Là xu thế chung được nhiều tổ chức, doanh nghiệp chọn lựa khi lắp đặt tổng đài.

Sử dụng tổng đài cần có cổng chuyển đổi Gateway, điện thoại sử dụng công nghệ IP và ứng dụng trên điện thoại, máy tính,…

Những tính năng vượt trội của tổng đài như: trả lời tự động IVR, ghi âm cuộc gọi, nghe File ghi âm. Đồng thời có thể phân phối cuộc gọi thông minh, kiểm tra báo cáo lịch sử cuộc gọi, API kết nối với các phần mềm CRM, ERP,…

Tổng đài ảo giúp quản lý, tập trung cuộc gọi tối ưu giúp doanh nghiệp tăng hình ảnh chuyên nghiệp

Vì sao nên chọn sử dụng tổng đài điện thoại IP?

Tổng đài IP luôn được cập nhật phần mềm, tính năng mới sẽ đáp ứng các thay đổi công nghệ trong tương lai. Do đó bạn hoàn toàn không lo lỗi thời về công nghệ khi sử dụng hình thức tổng đài này. 

• Khả năng mở rộng không giới hạn
• Đáp ứng tùy chọn tính năng linh hoạt
• Tối ưu chi phí
• Quản lý vận hành lắp đặt đơn giản

Khả năng mở rộng không giới hạn

Khi hoạt động kinh doanh mở rộng, nhu cầu trao đổi thông tin tăng cao,… bạn sẽ cần thay đổi hệ thống tổng đài. Có thể cần phải thay đổi phần cứng của hệ thống tổng đài. Với tổng đài IP, bạn hoàn toàn có thể yên tâm vì công nghệ mới liên kết IP giúp kết nối chuông cửa, Camera, Video Conference, kết nối thoại, chuông báo động,… đều có thể đồng bộ và mở rộng dễ dàng.

Đáp ứng tùy chọn tính năng linh hoạt

Tổng đài điện thoại IP đáp ứng linh hoạt nhu cầu muốn tùy chỉnh tính năng. Giả sử bạn muốn tổng đài sẽ tự động phát lời xin chào tự động khi khách hàng gọi đến, với thông điệp là để lại lời nhắn tiếp theo lời nhắn này. Điều này sẽ được chuyển vào Email cho bạn hoặc được chuyển tiếp tới bạn ngay. Và bạn hoàn toàn có thể cài đặt dễ dàng.

Tối ưu chi phí

Việc sử dụng tổng đài VOIP rất dễ dàng. Chỉ cần có mạng Internet bạn đã có thể kết nối được ở mọi nơi, mọi lúc. Bạn cũng không cần chạy dây nên xét về tổng thể chọn dùng tổng đài VoIP có chi phí thấp hơn khi so sánh với các hệ thống Analog khác. 

Quản lý vận hành lắp đặt đơn giản

Để sử dụng tổng đài IP, bạn chỉ cần cắm vào là chạy – Plug And Play. Sau đó có thể sử dụng được ngay mà không cần test số, đi tìm dò dây test như tổng đài công nghệ Analog. Chỉ cần kết nối mạng LAN là bạn đã có thể sử dụng.

Bạn có thể tùy chọn tính năng, cài đặt lời chào tự động dễ dàng khi khách hàng gọi đến

Nên chọn mô hình hệ thống tổng đài IP cứng hay mềm?

Về cơ bản có 2 loại là hệ thống tổng đài ảo cứng và mềm. Bạn cần dựa trên sự phân loại tổng đài để lựa chọn những thiết bị phù hợp, lắp đặt hệ thống và vận hành tổng đài VoIP hiệu quả.

Hệ thống tổng đài IP phần cứng

Tổng đài IP cứng được cài đặt và tối ưu lên một thiết bị phần cứng vật lý. Hệ thống này gần giống phương thức hoạt động của tổng đài Analog. Tổng đài này cần máy lẻ Gateway hoặc IP chuyển đổi FXS để dùng được điện thoại Analog. Đồng thời cần sử dụng tổng đài điện thoại IP đủ cấu hình kết nối từ ít máy tới 2000 máy lẻ.

Hệ thống tổng đài IP phần mềm

Hệ thống tổng đài IP mềm, hay còn gọi là tổng đài IP ảo. Giải pháp tổng đài này là loại Core tổng đài được cài đặt trên một tổng đài chính là một Server máy chủ đám mây. Hay nói cách khác, đây là hệ thống tổng đài áp dụng mô hình điện toán đám mây, cài đặt và sử dụng bằng phần mềm kết nối với máy chủ trực tuyến.

Để sử dụng mô hình tổng đài điện thoại IP mềm cần có các yếu tố sau:

• Máy chủ: Nơi lưu trữ, chỉ huy mọi hoạt động của tổng đài IP. Các đơn vị cung ứng sẽ cài đặt cho bạn phần này. 
• Card giao tiếp FXO kết nối tín hiệu đường vào với bưu điện, giúp lưu trữ thông tin, Backup trong trường hợp máy chủ gặp sự cố.
• IP chuyển đổi FXS hoặc máy lẻ Gateway giúp dùng được điện thoại Analog.

Đồng thời bạn nên thường xuyên bảo trì, xem xét nâng cấp hệ thống kết nối Internet để tổng đài luôn đảm bảo hoạt động bình thường. Để tiết kiệm chi phí mua sắm thêm phần cứng, bạn cũng đừng quên tận dụng máy tính, điện thoại di động,… để làm thiết bị nghe gọi.

Hệ thống tổng đài IP mềm được cài đặt và sử dụng bằng phần mềm kết nối với máy chủ trực tuyến

So sánh

Hệ thống tổng đài IP cứng có quá trình sao lưu, phục hồi dữ liệu nhanh chóng, thuận tiện. Hệ thống được tối ưu, đầy đủ tính năng nên chạy ổn định.

Với hệ thống tổng đài điện thoại IP mềm đầy đủ tính năng như hội nghị, ghi âm, lời chào, kết nối phần mềm CRM. Hệ thống được đảm bảo an toàn với nhà cung cấp uy tín, sử dụng thuận tiện, tính thẩm mỹ cao do không yêu cầu dây kết nối rối rắm.

Dịch vụ tổng đài ảo VoIP chất lượng tại ODS

Dịch vụ tổng đài ảo VoIP của ODS cung cấp khả năng tùy chọn hệ thống máy chủ dựa trên ngân sách sẵn có. Doanh nghiệp có thể chọn hệ thống phù hợp với khối lượng công việc mà vẫn đảm bảo đầy đủ các tính năng cần thiết. Ví dụ như gọi nội bộ miễn phí, tiếp nhận cuộc gọi không giới hạn, xuất dữ liệu nhanh,…

Hệ thống tổng đài ảo VoIP CloudFone dễ dàng nâng cấp khi cần thiết, sử dụng dễ dàng trên mọi thiết bị mọi lúc mọi nơi

Hệ thống tổng đài ảo CloudFone vận hành trên hệ thống đám mây, dễ dàng mở rộng, nâng cấp khi cần thiết. Bạn cũng không cần đầu tư các thiết bị lưu trữ vật lý cồng kềnh. Giao diện quản trị của hệ thống dễ sử dụng. Với App CloudFone, doanh nghiệp có thể sử dụng hệ thống tổng đài ảo trên mọi thiết bị  mọi lúc mọi nơi.

Kết luận

Tổng đài IP là hệ thống xứng đáng để đầu tư. Đây là giải pháp tổng đài điện thoại hoàn hảo giúp xóa bỏ mọi biên giới rào cản cho doanh nghiệp. Đồng thời cải thiện hiệu suất công việc, tiết kiệm chi phí, nâng cao hình ảnh chuyên nghiệp đối với khách hàng.

Tổng đài ảo CloudFone với chất lượng cao, giá cả hợp lý, đặc biệt tương thích với mọi nền tảng có sẵn. Đây là lựa chọn số một với các doanh nghiệp để trao đổi thông tin nội bộ nhanh chóng, chăm sóc khách hàng dưới nhiều cách thức kết nối khác nhau hiệu quả cao.

>>> Bài viết liên quan: Sự khác nhau giữa tổng đài PBX và tổng đài ảo VOIP là gì?