PBX và tổng đài VoIP – Hệ thống tổng đài điện thoại nào tối ưu hơn?

Tại sao tổng đài VoIP được nhiều doanh nghiệp lựa chọn? Hãy cùng ODS tìm hiểu vì sao tổng đài điện thoại này “thống lĩnh” hệ thống thông tin doanh nghiệp ở bài viết dưới đây nhé

PBX và tổng đài VoIP – Hệ thống tổng đài điện thoại nào tối ưu hơn?

Trước đây, khi nhắc đến hình thức truyền thông tin nội bộ hoặc tổng đài ảo, hệ thống điện thoại PBX truyền thống luôn nắm giữ vị trí “độc tôn”. Tuy nhiên, từ sau khi VoIP ra đời, phần lớn doanh nghiệp đã chuyển sang sử dụng hệ thống điện thoại mới này.

PBX là gì?

Tổng đài PBX là viết tắt của cụm từ Private Branch Exchange (Tổng đài Nhánh Riêng). PBX là hệ thống điện thoại nội bộ truyền thống, hoạt động thông qua hệ thống dây và phần cứng.

Để lắp đặt tổng đài điện thoại PBX, công ty điện thoại cần cài đặt thiết bị vào một không gian lưu trữ trong tòa nhà. Sau đó nối đường dây điện thoại đến từng bàn và vận hành dựa trên hệ thống đường dây điện của tòa nhà.

PBX là hệ thống điện thoại hoạt động thông qua hệ thống dây và phần cứng

Tổng đài VoIP là gì?

VoIP (viết tắt của Voice over Internet Protocol) là hệ thống truyền giọng nói trên giao thức IP thông qua mạng máy tính sử dụng bộ giao thức TCP/IP.

Tổng đài ảo VOIP với nhiều ưu điểm nổi trội

Với tổng đài VoIP, điện thoại của bạn sẽ được kết nối hoàn toàn thông qua line Internet mà không cần phải kéo dây như PBX. Vì hệ thống điện thoại này hoạt động thông qua phần mềm được lưu trữ trên nền tảng điện toán đám mây, nên chỉ cần có Internet, điện thoại của bạn đã có thể vận hành bình thường.

Sự khác nhau giữa PBX và VoIP là gì?

Sự khác nhau cơ bản nhất giữa PBX là VoIP nằm ở phương thức vận hành của chúng. Với PBX, để hoạt động cần phải thông qua hệ đường dây điện cũng như nhiều phần cứng khác. Trong khi đó, khi sử dụng VoIP, chỉ cần có kết nối Internet, điện thoại đã có thể hoạt động.

VoIP có nhiều chức năng nổi bật, tiện lợi và hiện đại hơn nhiều so với PBX

Do đó, có thể nhận thấy rằng, VoIP có nhiều chức năng nổi bật, tiện lợi và hiện đại hơn nhiều so với PBX. Từ đó, doanh nghiệp có thể tiết kiệm được không ít thời gian, chi phí, đồng thời giúp cho việc trao đổi thông tin trở nên thuận tiện và đơn giản hơn

Vì sao nhiều doanh nghiệp chọn tổng đài VoIP?

Tổng đài điện thoại VOIP được nhiều doanh nghiệp sử dụng bởi những ưu điểm nổi bật như:

• Tiết kiệm thời gian
• Tiết kiệm chi phí
• Dễ dàng đo lường và đáng tin cậy
• Dễ dàng sử dụng

Tiết kiệm thời gian

Chỉ cần có kết nối internet, người dùng đã có thể sử dụng VoIP ngay lập tức. Với hệ thống hiện đại này, doanh nghiệp không cần mất thời gian và chi phí cho việc cài đặt phần cứng, kéo dây, hay đàm phán hợp đồng.

Chỉ cần có kết nối internet, người dùng đã có thể sử dụng tổng đài VoIP ngay lập tức

Đặc biệt, với VoIP, người dùng có thể tuỳ chọn các tính năng mà mình mong muốn. Nhờ đó mà có thể tiết kiệm không ít thời gian cho việc chuyển đổi hệ thống và đi vào hoạt động. Ngoài ra việc lắp đặt tổng đài ảo cũng hoàn toàn nhanh chóng và đơn giản

Tiết kiệm chi phí

Khi sử dụng PBX, người dùng vừa phải tốn chi chí cho phần cứng bổ sung, thậm chí là sửa lại hệ thống dây điện tòa nhà. Trong khi với tổng đài VoIP, điện thoại có thể được kết nối hoàn toàn thông qua internet mà không cần phải kéo dây. Điều này có nghĩa là, doanh nghiệp sẽ tiết kiệm một khoản chi phí kha khá thông qua việc cắt giảm này.

Hệ thống VoIP giúp tiết kiệm không ít chi phí cho doanh nghiệp

Bên cạnh đó, khi sử dụng tổng đài ảo, các cuộc gọi nội bộ đều sẽ được thực hiện miễn phí. Do đó, doanh nghiệp cũng sẽ bớt được chi phí cho việc trao đổi thông tin nội bộ hàng tháng.

Dễ dàng đo lường và đáng tin cậy

Hệ thống VoIP, với chức năng kết nối trực tiếp với hệ thống Quản lý quan hệ khách hàng (CRM). Cho phép doanh nghiệp ghi lại thông tin về từng khách, bao gồm tên, nhu cầu cụ thể hay lịch sử giao dịch… một cách dễ dàng. Theo đó, khi có cuộc gọi đến, CRM sẽ hiển thị tất cả thông tin này trên màn hình máy tính, nhằm giúp doanh nghiệp nắm bắt thông tin khách hàng nhanh chóng nhất.

Khi lắp đặt tổng đài ảo, các lỗi hệ thống hầu như rất hiếm khi xảy ra

Khi lắp đặt VoIP, các lỗi hệ thống hầu như rất hiếm khi xảy ra. Đôi khi cũng có một vài sự cố như mất điện, đóng cửa văn phòng, sự cố phần cứng. Nhưng những vấn đề này có thể khắc phục và giải quyết một cách nhanh chóng mà người dùng không cần bỏ ra bất kỳ chi phí nào.

Dễ dàng sử dụng

Vì được kết nối thông qua Internet, nên khi sử dụng tổng đài VoIP. Điện thoại có thể di chuyển đến bất cứ đâu trong phạm vi mã vùng quy định, bằng cách kết nối các thiết bị mới với tài khoản. Do đó, việc kết nối giữa các chi nhánh của doanh nghiệp tại các khu vực khác nhau trở nên dễ dàng hơn bao giờ hết.

Khi sử dụng VoIP, điện thoại có thể di chuyển đến bất cứ đâu trong phạm vi mã vùng quy định

Bên cạnh đó, người dùng cũng có thể thêm các tính năng mới và tùy chỉnh dịch vụ của mình. Bằng cách mua thêm các tùy chọn khác, miễn là nhà cung cấp dịch vụ của bạn hỗ trợ các tùy chọn đó.

Tổng kết

Hệ thống tổng đài điện thoại VoIP với những tính năng nổi bật của mình đang ngày càng thay thế PBX truyền thống và chiếm vị trí dẫn đầu mảng liên lạc nội bộ. Do đó, các doanh nghiệp cần có sự đầu tư và lựa chọn hợp lý để bắt kịp xu hướng mới này trong thời đại 4.0.

Hy vọng, bài viết trên đã mang đến cái nhìn tổng quan nhất về tổng đài VoIP cũng như ưu thế của nó so với hệ thống điện thoại truyền thống. Từ đó, doanh nghiệp sẽ có sự lựa chọn phù hợp cho hoạt động kinh doanh của mình.

>>> Tham khảo thêm: Sự khác nhau giữa tổng đài PBX và tổng đài ảo VOIP là gì?