Công nghệ càng phát triển thì cách doanh nghiệp vận hành, tiếp cận càng có sự cạnh tranh lớn trên thị trường, nếu không bắt kịp xu hướng chuyển đổi số, doanh nghiệp rất dễ bị bỏ lại phía sau. Một trong những mô hình hiện đại cần thay đổi chính là hệ thống liên lạc và tổng đài ảo đóng vai trò quan trọng trong hành trình này. Vậy đâu là những lý do doanh nghiệp 4.0 không thể thiếu tổng đài ảo, cùng tìm hiểu ngay nhé!
-
Tổng quan về doanh nghiệp 4.0 hiện nay
Đây là mô hình doanh nghiệp có ứng dụng công nghệ số vào quá trình vận hành, giúp mọi quy trình trở nên nhẹ nhàng hơn nhờ tự động hóa, đồng thời lấy dữ liệu cũng như trải nghiệm khách hàng làm trung tâm và linh hoạt trong làm việc, không giới hạn không gian.
Mọi điểm chạm với khách hàng trong mô hình này cần đảm bảo nhanh, chính xác, thông minh. Vì thế mà giao tiếp không đơn thuần còn là nghe gọi, đây chính là một phần trong chiến lược tăng trưởng của doanh nghiệp.
-
Lý do hệ thống giao tiếp truyền thống không còn phù hợp?
Không phủ nhận hệ thống giao tiếp truyền thống đã từng là một phần quan trọng trong hành trình phát triển của doanh nghiệp. Thế nhưng, với sự phát triển của công nghệ, hệ thống liên lạc từ tổng đài vật lý cũ kỹ, những chiếc điện thoại bàn rời rạc và cách quản lý cuộc gọi thủ công đã không còn phù hợp. Nếu không có sự thay đổi phù hợp với xu hướng, doanh nghiệp rất khó để mở rộng và cạnh tranh trên thị trường ngày này.
Chưa kể đến những hạn chế phổ biến mà nhiều doanh nghiệp sử dụng mô hình truyền thống vẫn đang gặp phải như: Chi phí đầu tư ban đầu, bảo trì cao, doanh nghiệp khó mở rộng khi phát triển, không thể làm việc linh hoạt từ xa và dễ bỏ lỡ cuộc gọi khách hàng. Trong khi đó, phản hồi nhanh, chuyên nghiệp và liên lục luôn là những yêu cầu cần thiết mà khách hàng 4.0 mong muốn được nhận từ doanh nghiệp họ tin tưởng.
-
Tổng đài ảo – nền tảng giao tiếp của doanh nghiệp 4.0
Điểm mạnh của tổng đài ảo hiện nay chính là cách thức hoạt động trên nền tảng internet, phù hợp với mọi đối tượng doanh nghiệp ứng dụng. Cụ thể, chỉ cần có thiết bị thông minh kết nối mạng, doanh nghiệp đã có thể quản lý toàn bộ cuộc gọi trên môi trường số một cách hiện đại, linh hoạt mà không cần đầu tư phần cứng phức tạp.
Đặc biệt, cùng nhiều tính năng thông minh, tổng đài ảo còn là công cụ giúp doanh nghiệp 4.0 vận hành hiệu quả hơn:
Giao tiếp với khách hàng một cách tự động hoá
Được tích hợp cùng tính năng trả lời tự động IVR với lời chào chuyên nghiệp và phân nhánh thông minh, khách hàng gọi đến sẽ được giải đáp nhanh chóng mà không cần chờ đợi lâu. Điều này không chỉ nâng cao trải nghiệm cho người gọi đến mà còn giảm tải áp lực công việc cho nhân viên rất nhiều.
Không bỏ lỡ bất kỳ cuộc gọi nào
Hệ thống tổng đài ảo cho phép chuyển cuộc gọi khi máy bận, ghi nhận lịch sử cuộc gọi và đổ chuông nhiều thiết bị cùng lúc nên mỗi cuộc gọi đều là cơ hội kinh doanh giúp doanh nghiệp không bỏ lỡ bất kỳ khách hàng tiềm năng nào.
Tối ưu chi phí cho doanh nghiệp 4.0
Lợi ích tổng đài ảo mang lại ngoài là một công nghệ hiện đại, còn là giải pháp hữu hiệu cho doanh nghiệp muốn tối ưu chi phí nhờ cước gọi VoIP vô cùng tiết kiệm, không phải đầu tư tổng đài vật lý và tốn kém chi phí bảo trì hệ thống. Chi phí sẽ được trả linh hoạt theo nhu cầu. Vì vậy, tổng đài ảo có thể giúp doanh nghiệp tiết kiệm từ 30–60% chi phí liên lạc so với tổng đài truyền thống.
Làm việc linh hoạt từ xa
Với tổng đài ảo, doanh nghiệp không cần phụ thuộc vào văn phòng, nhân viên vẫn có thể nghe gọi mọi lúc mọi nơi ở bất kỳ đâu và phối hợp dễ dàng giữa các chi nhánh. Mọi tình huống đều được duy trì hoạt động ổn định và dễ mở rộng đội ngũ – Yếu tố mà tổng đài truyền thống không thể đáp ứng.
Quản lý, đo lường hiệu quả bằng dữ liệu
Để ra được một quyết định phù hợp nhất trong thời điểm hiện tại, rất cần phải có dữ liệu thực tế. Tổng đài ảo hỗ trợ điều này rất tốt thông qua việc thống kê chi tiết số lượng cuộc gọi, thời gian nghe gọi từng nhân viên, đánh giá chất lượng cuộc gọi qua ghi âm.
Nhờ vậy mà doanh nghiệp có thể dựa trên cơ sở này để đào tạo nhân viên một cách hiệu quả, giúp nâng cao hiệu suất đội ngũ và cải thiện liên tục trải nghiệm khách hàng.
Phù hợp với mọi quy mô doanh nghiệp
Tổng đài ảo có ưu điểm triển khai nhanh, dễ mở rộng và tùy chỉnh theo mô hình kinh doanh. Vì vậy dù là doanh nghiệp mới thành lập, vừa và nhỏ hay những doanh nghiệp lớn đểu có thể sở hữu hệ thống giao tiếp chuyên nghiệp này mà không đầu tư lớn.
-
Vì sao nên chọn dịch vụ tổng đài ảo của ODS
ODS được biết đến là đơn vị cung cấp dịch vụ tổng đài ảo chuyên nghiệp với:
– Hạ tầng ổn định, bảo mật cao
– Triển khai nhanh chóng
– Giao diện trực quan, dễ sử dụng
– Được hỗ trợ kỹ thuật tận tâm 24/7
– Chi phí minh bạch, rõ ràng, tối ưu
Vì vậy, doanh nghiệp mong muốn nâng cấp hệ thống giao tiếp, giúp vận hành hiệu quả mà vẫn tiết kiệm chi phí, đừng ngần ngại liên hệ ngay ODS để được tư vấn và trải nghiệm dịch vụ tổng đài ảo phù hợp nhất nhé!
