Nếu như trước đây, để vận hành hệ thống tổng đài chuyên nghiệp, cần phải có điện thoại bàn, dây nối cùng nhiều thiết bị cồng kềnh, thậm chí là cả một đội IT phía sau thì hiện tại với tổng đài ảo, không cần đáp ứng các yếu tố đó, doanh nghiệp vẫn có thể triển khai, ứng dụng một cách chuyên nghiệp và nhận lại hiệu suất cao như mong đợi.
Tổng đài ảo không cần máy bàn là gì?
Là hệ thống tổng đài hoạt động hoàn toàn trên nền tảng điện toán đám mây, chỉ cần kết nối internet đã có thể giúp doanh nghiệp thực hiện đầy đủ các chức năng:
- Nghe, nhận cuộc gọi trực tiếp trên smartphone
- Chỉ cần các thiết bị như điện thoại, laptop hoặc máy tính bảng là đã có thể sử dụng
- Dễ dàng quản lý cuộc gọi qua phần mềm
Nói một cách dễ hiểu hơn, tổng đài ảo không cần máy bàn có nghĩa là sử dụng hệ thống liên lạc không dây, không thiết bị và không giới hạn vị trí. Chỉ cần thông qua app hoặc trình duyệt, đã có thể vận hành một “call center mini” dễ dàng.
Vì sao xu hướng “không máy bàn” đang lên ngôi?
Trong khi tổng đài truyền thống khó có thể đáp ứng được tiêu chí của nhiều doanh nghiệp nhỏ khi triển khai hệ thống như việc tối ưu chi phí, cần triển khai nhanh hay tính linh hoạt làm việc từ xa thì tổng đài ảo không máy bàn lại có thể giúp:
Doanh nghiệp nhỏ cần tối ưu chi phí
Muốn triển khai tổng đài truyền thống sẽ cần đầu tư nhiều hạng mục như tổng đài vật lý, điện thoại bàn, chi phí lắp đặt, phí bảo trì.
Thế nhưng, tổng đài ảo lại không cần phần cứng, không tốn kém chi phí lắp đặt, có thể trả phí theo nhu cầu. Vì vậy mà “tổng đài ảo không cần máy bàn chi phí thấp” ngày càng được tìm kiếm và trở thành xu hướng dần “lên ngôi”.
Làm việc từ xa hiệu quả như tại văn phòng
Với thời đại phát triển như hiện nay, làm việc từ xa đang trở thành mô hình được nhiều doanh nghiệp lựa chọn nhờ tính linh hoạt, có thể giúp nhân viên làm việc bất cứ nơi đâu, di chuyển liên tục mà vẫn chăm sóc khách hàng toàn diện, tạo doanh thu như một nhân viên hành chính làm việc tại trụ sở văn phòng.
Thực tế, để có thể ứng dụng mô hình làm việc này, bắt buộc cần có sự hỗ trợ của công nghệ. Và tổng đài ảo chính là “trợ thủ” không thể thiếu trong hành trình kết nối giữa nhân viên với khách hàng hay các bộ phận của doanh nghiệp một cách hiệu quả nhất.
Tốc độ triển khai cực nhanh
Nghe đến tổng đài ảo không máy bàn, chắc chắn việc triển khai sẽ nhanh hơn hẳn so với tổng đài máy bàn truyền thống nhờ loại bỏ được các bước lắp đặt dây dợi và cấu hình phức tạp. Trong khi đó tổng đài ảo lại có thể bắt đầu ngay chỉ trong vài giờ thông qua kết nối internet và thiết bị điện thoại, laptop thông dụng.
Lợi ích nổi bật của tổng đài ảo không cần điện thoại bàn
Điện thoại cá nhân cũng có thể trở thành tổng đài chuyên nghiệp
Không cần các thiết bị cao cấp nào khác, doanh nghiệp vẫn tạo được hình ảnh chuyên nghiệp với khách hàng chỉ bằng điện thoại cá nhân. Công cụ sau khi được tích hợp cùng tổng đài ảo qua một ứng dụng đã có thể nhận cuộc gọi từ khách hàng, hiển thị số tổng đài và ghi nhận đầy đủ lịch sử tương tác với khách hàng.
Tiết kiệm chi phí tối đa
Lợi thế lớn nhất của doanh nghiệp khi triển khai tổng đài ảo phải kể đến yếu tố tiết kiệm chi phí vì không phải thuê văn phòng lớn, không cần đầu tư thiết bị và kỹ thuật viên. Vì vậy mà rất phù hợp với những doanh nghiệp mới thành lập còn hạn chế về tài chính, những shop online hay doanh nghiệp nhỏ chỉ có dưới 10 nhân sự.
Quản lý tập trung, dù làm việc phân tán
Dù nhân viên làm việc tại đâu thì cũng không làm ảnh hưởng đến hiệu quả công việc, bởi tổng đài ảo có đầy đủ tính năng giúp doanh nghiệp dễ dàng theo dõi cuộc gọi, kiểm tra hiệu suất nhân viên, xem thống kê, báo cáo chi tiết. Tất cả chỉ tập trung trong một dashboard.
Dễ dàng mở rộng
Đây là điều vô cùng có lợi và cần thiết đối với những doanh nghiệp có định hướng mở rộng và phát triển lâu dài. Tổng đài ảo có thể đáp ứng được điều này một cách linh hoạt, không mất nhiều thời gian thêm tài khoản, cũng không tốn kém chi phí mua thêm nhiều thiết bị.
Đối tượng phù hợp dùng tổng đài ảo không cần máy bàn?
- Chủ shop online, bán hàng qua điện thoại cần quản lý cuộc gọi và chốt đơn nhanh
- Freelancer và đội nhóm nhỏ không cần văn phòng cố định nhưng vẫn muốn quản lý và chăm sóc khách hàng tốt như những doanh nghiệp lớn.
- Doanh nghiệp mới khởi nghiệp còn hạn chế về ngân sách muốn có giải pháp tổng đài linh hoạt, dễ triển khai, chi phí thấp.
Cách chọn tổng đài ảo phù hợp khi ngân sách thấp
Nên ưu tiên tính năng cốt lõi
Với những doanh nghiệp nhỏ, khi ngân sách còn hạn chế, thay vì đầu tư một hệ thống quá phức tạp, không sử dụng đến gây lãng phí. Hãy ưu tiên những tính năng thực sự cần thiết như nghe, gọi, lưu trữ lịch sử cuộc gọi, ghi âm và phân chia cuộc gọi đơn giản.
Chọn nền tảng dễ dùng
Nên chọn nền tảng có giao diện đơn giản, dễ dàng sử dụng và có sự hỗ trợ nhanh từ nhà cung cấp để đảm bảo quá trình sử dụng trơn tru, hiệu quả hơn.
Kiểm tra chất lượng cuộc gọi
Đây là yếu tố không thể thiếu nếu muốn sở hữu tổng đài đảm bảo về chất lượng âm thanh, không bị gián đoạn và có kết nối ổn định.
Lưu ý “bẫy giá rẻ”
Có không ít dịch vụ cung cấp hệ thống tổng đài ảo giá rất thấp nhưng đi kèm với đó là chất lượng kém. Cần thật cân nhắc trước khi đưa ra quyết định lựa chọn.
Từ những thông tin trên có thể kết luận một cách nhanh gọn, tổng đài ảo không cần máy bàn cũng là lời giải thực tế cho bài toán ngân sách hạn chế, muốn triển khai nhanh và vận hành linh hoạt. Vì vậy, không ngạc nhiên khi xu hướng ứng dụng tổng đài ảo không cần máy bàn lại “lên ngôi” và có sự lan toả, ứng dụng cao đến vậy.
Do đó, những doanh nghiệp nhỏ, cần một giải pháp đủ dùng, đúng thời điểm, tổng đài ảo không máy bàn chính là bước khởi đầu thông minh cần được triển khai nhanh.
