Các tính năng của VoIP giúp doanh nghiệp nhỏ nâng cao dịch vụ khách hàng

Các doanh nghiệp nhỏ, có thể sử dụng các tính năng của VoIP dưới đây để nâng cao chất lượng dịch vụ khách hàng.

Các tính năng của VoIP có thể giúp doanh nghiệp nhỏ nâng cao dịch vụ khách hàng

Một hạn chế của các doanh nghiệp nhỏ đó là không thể có đầy đủ nhân lực để mỗi người đảm nhận một công việc riêng biệt như các doanh nghiệp lớn. Do đó, các doanh nghiệp nhỏ cần có những biện pháp nhằm tối đa hóa nguồn lực để đáp ứng tốt nhu cầu của khách hàng. Với các tính năng của VoIP dưới đây, doanh nghiệp nhỏ có thể làm điều đó dễ dàng mà không mất quá nhiều thời gian hay chi phí.

Phản hồi bằng giọng nói tương tác (IVR)

Tính năng phản hồi bằng giọng nói tương tác cho phép khách hàng tương tác với hệ thống trả lời tự động

IVR là hệ thống phản hồi bằng giọng nói tương tác. Điều đặc biệt ở tính năng của VoIP này là khách hàng có thể được giải đáp thắc mắc mọi lúc, dù cả ngoài giờ hành chính mà không phải chờ đợi lâu hay sợ máy bận.

Ngày nay, không ít doanh nghiệp đã sử dụng IVR trong hệ thống thông tin doanh nghiệp của mình, cho phép khách hàng tương tác với hệ thống trả lời tự động. Điều này sẽ giúp khách hàng giải quyết vấn đề của họ nhanh hơn, góp phần giữ chân khách hàng, thúc đẩy nhận thức về thương hiệu và tăng lợi nhuận sản phẩm.

Truyền thông hợp nhất

Với tính năng truyền thông hợp nhất, người dùng có thể sử dụng điện thoại di động để kết nối với hệ thống thông tin doanh nghiệp

Truyền thông hợp nhất có nghĩa là gộp tất cả tính năng gồm cuộc gọi, tin nhắn, hộp thư, dữ liệu CRM thành một nền tảng duy nhất. Với tính năng này, người dùng có thể sử dụng điện thoại di động để kết nối với hệ thống thông tin doanh nghiệp, từ đó có thể thực hiện cuộc gọi từ bất cứ đâu, kể cả đang ở nhà hay trên đường đi.

Ghi âm cuộc gọi

Chức năng ghi âm cuộc gọi sẽ giúp doanh nghiệp nắm rõ hơn về nhu cầu khách hàng

Ghi âm cuộc gọi là một tính năng của VoIP mà doanh nghiệp không thể bỏ qua. Việc ghi âm lại cuộc gọi sẽ giúp công ty dễ dàng lưu trữ thông tin của khách hàng hơn, từ đó có sự hiểu biết toàn diện và sâu sắc nhất về nhu cầu cũng như tâm lý của khách hàng.

Đặc biệt, với tính năng này, doanh nghiệp cũng có thể nghe lại thông tin về các cuộc gọi trước đó với khách hàng, giúp doanh nghiệp hiểu rõ hơn về nhu cầu cũng như mong muốn của khách.

Thư thoại kết nối email

Doanh nghiệp có thể chăm sóc khách hàng ngay tại đâu và bất kỳ lúc nào nhờ kết nối email với thư thoại

Với tính năng của VoIP này, trong trường hợp doanh nghiệp bỏ lỡ một cuộc gọi từ khách hàng, khách hàng có thể để lại thư thoại và thư thoại này sẽ được gửi tới email của doanh nghiệp dưới dạng file âm thanh ngay khi cuộc gọi kết thúc.

Do đó, doanh nghiệp có thể chăm sóc khách hàng ở bất cứ đâu và bất kỳ lúc nào. Đặc biệt, tính năng này cũng giúp doanh nghiệp có thể dễ dàng lưu trữ thông tin từ khách hàng để sử dụng sau này.

Giám sát cuộc gọi

Chủ doanh nghiệp có thể giám sát cuộc gọi của nhân viên mà không phải tham gia trực tiếp vào cuộc gọi

Với tính năng của VoIP đặc biệt này, các chủ doanh nghiệp có thể giám sát cuộc gọi của nhân viên cũng như những tiện ích mở rộng khác mà không phải tham gia trực tiếp vào cuộc gọi. Điều này không chỉ giúp các doanh nghiệp có thể hướng dẫn nhân viên thực hiện cuộc gọi như thế nào để làm hài lòng khách hàng nhất mà còn không gây ảnh hưởng đến cuộc gọi.

Chức năng giám sát cuộc gọi có 3 chế độ khác nhau để người dùng tùy chọn dựa vào mục đích riêng:

• Chế độ chỉ nghe: Người giám sát chỉ có thể nghe mà không thể tham gia vào cuộc trò chuyện.
• Chế độ thì thầm: Người giám sát có thể nghe và trò chuyện với người theo dõi mà đối phương sẽ không nghe thấy.
• Chế độ Barge-in: Người giám sát có thể nghe và trò chuyện với cả 2 bên.

Tích hợp phần mềm quản lý CRM

Việc kết nối giữa VoIP và CRM đã trở nên dễ dàng hơn bao giờ hết

Một tính năng của VoIP độc đáo khác là tích hợp với phần mềm quản lý CRM, cho phép điện thoại truy cập vào Giao diện quản lý Asterisk (AMI). Với tính năng này, doanh nghiệp có thể thực hiện cuộc gọi, chuyển hoặc ngắt máy trực tiếp trên màn hình CRM, giúp cuộc gọi được thực hiện thuận lợi và nhanh chóng hơn.

Ngoài ra, doanh nghiệp cũng có thể dễ dàng lưu trữ thông tin và lịch sử cuộc gọi với khách hàng vào hệ thống quản lý, giúp tiết kiệm thời gian và tối ưu hóa hiệu suất của dịch vụ chăm sóc khách hàng.

Cuộc gọi “xếp hàng” (Call Queue)

Không lo bỏ lỡ cuộc gọi khách hàng với tính năng Call Queue

Với chức năng cuộc gọi “xếp hàng” (Call Queue), khi không có thời gian tiếp nhận cuộc gọi, doanh nghiệp có thể liệt kê cuộc gọi đó vào danh sách xếp hàng. Lúc này, khách hàng sẽ nhận được thông báo rằng hiện doanh nghiệp đang không thể bắt máy. Khi đã có thể tiếp nhận cuộc gọi, điện thoại sẽ hiển thị danh sách trên theo thứ tự ưu tiên về mặt thời gian.

Hy vọng bài viết trên đây có thể giúp ích cho doanh nghiệp trong việc nâng cao dịch vụ khách hàng. Mong rằng, các tính năng của VoIP trên đây có thể để áp dụng hiệu quả vào dịch vụ chăm sóc khách hàng của doanh nghiệp nhỏ, nhằm mang đến hiệu quả cho dịch vụ khách hàng, đồng thời đáp ứng nhanh chóng các nhu cầu của người dùng.

Nguồn: Tổng hợp Internet