Những điều bạn cần biết về điện thoại VoIP

Điện thoại VoIP đang là lựa chọn của nhiều doanh nghiệp để nâng cao hiệu suất công việc và tối ưu chi phí thoại khi sử dụng tổng đài ảo.

Cùng với sự phát triển của công nghệ, tổng đài ảo ra đời như một giải pháp hiệu quả cho doanh nghiệp trong việc liên lạc và chăm sóc khách hàng. Không chỉ vậy, nó còn giúp doanh nghiệp giải quyết bài toán tối ưu chi phí. Với nhiều ưu điểm vượt trội, điện thoại IP là lựa chọn của nhiều doanh nghiệp thay cho điện thoại cố định truyền thống.

Điện thoại VoIP là gì?

Điện thoại VoIP là loại điện thoại cho phép người dùng thực hiện các hoạt động thông tin liên lạc dựa trên nền tảng công nghệ VoIP. Theo đó, VoIP là viết tắt của Voice Over Internet Protocol – Giao thức thoại qua Internet.

Chính vì vậy, các cuộc gọi từ tổng đài ảo VoIP được thực hiện qua mạng dữ liệu Internet. Đây cũng chính là điểm tạo nên sự khác biệt so với điện thoại bàn truyền thống sử dụng mạng chuyển mạch công cộng. 

Một số thương hiệu điện thoại VoIP phổ biến hiện nay

4 thương hiệu điện thoại sử dụng cho tổng đài cloud phổ biến nhất hiện nay:

• Yealink
• Grandstream
• Polycom
• Cisco

Yealink

Đây là thương hiệu sản xuất điện thoại VoIP hàng đầu thế giới. Điểm nổi bật của những mẫu điện thoại đến từ thương hiệu này chính là kích thước màn hình lớn. Điều này giúp hiển thị rõ ràng nhiều thông tin hơn. Thêm nữa, Yealink cung cấp đa dạng các mẫu điện thoại phù hợp với nhiều phân khúc từ bình dân đến cao cấp. 

Grandstream

Nhà sản xuất điện thoại VoIP đến từ nước Mỹ này chỉ đứng sau Yealink về độ phổ biến. Các sản phẩm của Grandstream có khả năng tương tác rộng khắp, tích hợp nhiều tính năng vượt trội. Đặc biệt là giá cả cạnh tranh. Chính vì vậy đây là thương hiệu được nhiều doanh nghiệp vừa và nhỏ lựa chọn. 

Điện thoại IP Grandstream thường được các doanh nghiệp vừa và nhỏ lựa chọn

Polycom

Là thương hiệu uy tín và nổi tiếng ở Mỹ nhưng chi phí khá cao nên ít được ưa chuộng ở Việt Nam. Với khả năng truyền tải âm thanh và hình ảnh tốt, Polycom là lựa chọn của nhiều doanh nghiệp lớn. Phục vụ cho các chương trình hội nghị truyền hình cao cấp. 

Cisco

Là sản phẩm của tập đoàn nổi tiếng, điện thoại VoIP Cisco đã khẳng định được chất lượng trên trị trường. Tuy nhiên chi phí của sản phẩm này cũng khá cao nên chưa được nhiều doanh nghiệp Việt Nam lựa chọn. 

Các loại điện thoại IP thường được sử dụng 

2 hình thức sử dụng điện thoại tổng đài VOIP là dùng mạng LAN hay dùng phần mềm:

• Điện thoại VoIP dùng dây LAN: Đây là dòng được sử dụng phổ biến với phần cứng khá giống với điện thoại bàn thông thường. Mỗi điện thoại được trang bị 2 cổng mạng RJ45 để có thể nối trực tiếp vào mạng LAN qua cáp Ethernet. 
• Điện thoại VoIP dựa trên phần mềm: Loại điện thoại này sử dụng phần mềm được cài đặt trên các thiết bị có kết nối Wifi như Laptop, Desktop hay Smartphone… Loa và Microphone là các thiết bị cần thiết. Đôi khi là yêu cầu bắt buộc để có thể thực hiện cuộc gọi.

Thông qua một số phần mềm doanh nghiệp có thể kết nối VoIP với nhiều thiết bị: Máy tính, Smartphone,…

Điện thoại VoIP và điện thoại IP có gì khác nhau?

Đây chắc hẳn là câu hỏi của nhiều bạn khi mới tìm hiểu về loại điện thoại này. Tuy nhiên, điện thoại VoIP và điện thoại IP là một. Điện thoại IP hay điện thoại Internet đều là những tên gọi khác của điện thoại VoIP. 

Ưu, nhược điểm khi sử dụng điện thoại VoIP cho doanh nghiệp

Ưu điểm 

• Tiết kiệm chi phí: Có thể nói đây là ưu điểm vượt trội khiến ngày càng nhiều doanh nghiệp lựa chọn điện thoại VoIP. Các cuộc gọi diễn ra hoàn toàn trên Internet, bạn chỉ cần chi một khoản phí nhất định. Thay vì tính cước theo số phút gọi vốn rất tốn kém. Bạn cũng không cần chạy dây nên xét về tổng thể việc sử dụng điện thoại IP giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí hơn so với khi dùng điện thoại truyền thống. 
• Tính di động cao hơn, kết nối ở mọi lúc, mọi nơi: Bất cứ nơi nào có kết nối Internet, bạn đều có thể gọi và nhận các cuộc điện thoại từ khách hàng, đối tác. Điều này giúp doanh nghiệp tiếp cận khách hàng tiềm năng tốt hơn, kịp thời tư vấn, hỗ trợ khách hàng.
• Lắp đặt và vận hành đơn giản: Để sử dụng điện thoại VoIP bạn chỉ cần kết nối mạng LAN vào cổng mạng. Không cần Test số hay đi tìm dò kiểm tra dây mạng như khi lắp đặt điện thoại cố định. 
• Nhiều tính năng hiện đại: Ngoài đầy đủ tính năng nghe, gọi với âm thanh chuẩn HD. Điện thoại VoIP còn bổ sung nhiều tính năng hiện đại, hỗ trợ hiệu quả cho doanh nghiệp. Một số tính năng điện thoại VoiP nổi bật như: ghi âm các cuộc gọi, đàm thoại nhiều bên, thư thoại, tạo danh bạ, lưu trữ danh bạ lớn,… 

Nhược điểm

Vì các cuộc gọi được thực hiện qua mạng Internet. Nên điện thoại VoIP phụ thuộc nhiều vào cơ sở hạ tầng mạng, nguồn điện. Nếu băng thông mạng không đủ, các cuộc gọi có thể bị gián đoạn hay thậm chí là mất kết nối. Ngoài ra, nếu doanh nghiệp bị mất điện hoặc Internet. Cuộc gọi từ tổng đài VoIP sẽ không thể được thực hiện.

Do vậy, để điện thoại IP hoạt động tốt đòi hỏi 2 yếu tố này phải ổn định. Tuy nhiên, bạn không cần lo lắng nhiều bởi trong trường hợp mất điện hay Internet. Cuộc gọi có thể được chuyển tiếp đến một thiết bị thứ cấp khác có liên kết IP. 

Điểm khác biệt giữa điện thoại VoIP và điện thoại truyền thống

Những điểm khác biệt cơ bản giữa tổng đài điện thoại truyền thống và tổng đài điện thoại VOIP là:

• Công nghệ
• Tính năng
• Chi phí
• Chất lượng âm thanh cuộc gọi

Công nghệ

Đây là khác biệt cơ bản nhất giữa điện thoại cố định và điện thoại VoIP. Điện thoại cố định thực hiện các cuộc gọi dựa trên mạng điện thoại chuyển mạch công cộng (PSTN). Trong khi đó, tổng đài ảo VoIP hoạt động hoàn toàn thông qua đường truyền Internet. 

Tính năng

So sánh về tính năng điện thoại có thể cung cấp ngoài chức năng nghe gọi tiêu chuẩn, VoIP vượt trội hơn hẳn. Các tính năng hiện đại khác như chuyển tiếp cuộc gọi nâng cao, đợi cuộc gọi, ghi âm cuộc gọi… đều có trong điện thoại IP. 

Những tính năng này hỗ trợ việc liên hệ, chăm sóc khách hàng, đối tác hiệu quả hơn

Chi phí

Sự khác biệt về chi phí khi sử dụng điện thoại VoIP và điện thoại truyền thống là một trong những lý do khiến doanh nghiệp ưu tiên VoIP hơn. 

Cụ thể, các cuộc gọi từ VoIP đến VoIP là hoàn toàn miễn phí. Với các cuộc gọi quốc tế và di động sẽ được tính theo cước phí chung. So với điện thoại truyền thống, không có cuộc gọi nào là miễn phí. Doanh nghiệp phải trả cước cho từng phút gọi. 

Chất lượng âm thanh cuộc gọi

Âm thanh trong các cuộc gọi từ điện thoại VoIP thường rõ ràng hơn so với các đường dây điện thoại Analog. Nhưng điều này cũng phụ thuộc vào kết nối Internet của bạn. 

Sử dụng điện thoại IP tích hợp tổng đài số di động

Sử dụng điện thoại IP tích hợp tổng đài số di động là hướng đi mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp. Có thể hiểu tổng đài số di động là giải pháp sử dụng số di động làm tổng đài. Nhưng vẫn đảm bảo chức năng của một tổng đài, có thể đáp ứng nhiều cuộc gọi đồng thời. Việc này vừa giúp giải quyết bài toán chi phí cho doanh nghiệp vừa hỗ trợ, chăm sóc khách hàng tốt hơn. 

Mua đầu số 1900 giúp doanh nghiệp trở nên chuyên nghiệp

Cụ thể, việc sử dụng các đầu số tổng đài như 1900 có giá cước khá cao từ 1.000 đến 15.000 VNĐ/phút khiến nhiều khách hàng e ngại khi cần liên hệ tư vấn. Sử dụng điện thoại IP tích hợp tổng đài số di động giúp chăm sóc khách hàng tốt hơn. Từ đó hỗ trợ bán hàng hiệu quả hơn. Đặc biệt, khả năng bắt máy cũng cao hơn. 

Tổng kết

Nhìn vào những ưu điểm, tính năng, lợi ích khi sử dụng tổng đài VoIP. Đã đến lúc doanh nghiệp nên đầu tư xứng đáng vào loại điện thoại này. ODS hy vọng những thông tin trên sẽ hữu ích cho doanh nghiệp trong quá trình tìm hiểu về điện thoại IP và sử dụng nó trong hoạt động kinh doanh.