4 yếu tố cần thiết dành cho văn phòng ảo của bạn
Văn phòng ảo giúp bạn làm việc từ xa hoặc tại nhà mà vẫn đảm bảo hiệu quả công việc. Đây cũng là giải pháp linh hoạt và khá tiết kiệm chi phí, thời gian.
Văn phòng ảo đang ngày càng trở nên phổ biến
Một số doanh nghiệp hiện nay đã thực sự tạo điều kiện để nhân viên làm việc tại nhà hoặc làm việc từ xa. Hình thức làm việc mới mẻ này cho phép nhân viên làm việc hiệu quả, tiết kiệm chi phí vận hành và thời gian đi lại. Bên cạnh đó, khác với văn phòng thông thường, văn phòng ảo giúp bạn tiết kiệm không gian làm việc và tạo sự thoải mái tối đa cho nhân viên. Đây là một điểm cộng giúp nhân viên của bạn nâng cao hiệu quả và năng suất công việc.
Với những ưu điểm vượt trội, tin chắc hình thức vận hành văn phòng mới mẻ này sẽ ngày càng được sử dụng rộng rãi.
Kết nối internet đáng tin cậy
Văn phòng ảo vận hành chủ yếu dựa vào Internet
Kết nối Internet nhanh và đáng tin cậy là nền tảng của mọi văn phòng ảo, giúp bạn có thể xử lý công việc nhanh chóng và hiệu quả không thua kém văn phòng làm việc chuyên nghiệp. Không có Internet, hầu như bạn không thể hoàn thành bất cứ nhiệm vụ gì, vì vậy điều quan trọng nhất chính là tìm kiếm gói dịch vụ internet tốt nhất trong khu vực của bạn với dịch vụ chăm sóc khách hàng và chi phí tốt nhất.
Về phần cứng, hãy luôn bảo trì bộ định tuyến Wifi di động thường xuyên để ngăn chặn và sửa chữa kịp thời khi có hỏng hóc. Bạn cũng cần quan tâm đến gói internet không dây trong trường hợp bạn thường xuyên di chuyển.
Dịch vụ lưu trữ đám mây hoạt động tốt
Bạn cần một dịch vụ lưu trữ đám mây để lưu trữ toàn bộ dữ liệu công việc
Khác với văn phòng công ty, một văn phòng ảo sẽ không đủ không gian để bạn bày biện tất cả hồ sơ và dữ liệu phục vụ công việc. Vì vậy, công nghệ lưu trữ đám mây sẽ giúp bạn lưu lại các thư mục, tệp tin quan trọng mà không sợ mất đi.
Các dịch vụ lưu trữ đám mây (như Google Drive, Onedrive, Box và Dropbox) hoạt động giống như tủ hồ sơ văn phòng của bạn, trong đó bạn có thể lưu trữ các tệp tin, dữ liệu của mình và cho phép bạn truy cập một cách thuận tiện, miễn là bạn có kết nối Internet. Bạn có thể đọc, truy xuất, xóa và chia sẻ các tệp ở bất cứ nơi nào bạn muốn thông qua đám mây. Mỗi một dịch vụ lưu trữ đám mây đều cung cấp các tùy chọn lưu trữ an toàn và đầy đủ cùng với các tính năng và ứng dụng tuyệt vời khác.
Hệ thống điện thoại VoIP
Hệ thống VoIP giúp bạn có thể nhanh chóng tiếp nhận mọi yêu cầu của khách hàng
Khi bạn điều hành doanh nghiệp từ xa, bạn cần có các kết nối phù hợp để giao tiếp với đồng nghiệp, nhân viên và khách hàng của mình. Một số ứng dụng miễn phí được sử dụng rộng rãi hiện nay Skype và Google Hangouts cho phép người dùng thực hiện và nhận cuộc gọi không giới hạn, hoặc với chi phí tối thiểu. Tuy nhiên, những ứng dụng này hoàn toàn không đi kèm với các tính năng điện thoại văn phòng mạnh mẽ và hữu ích như VoIP.
Các nhà cung cấp dịch vụ VoIP sẽ cung cấp các tính năng điện thoại hoàn toàn vượt trội so với thư thoại cơ bản, sàng lọc cuộc gọi hoặc chờ cuộc gọi, tích hợp các tính năng cuộc gọi với dữ liệu doanh nghiệp, giúp doanh nghiệp quản lý dữ liệu khách hàng, kế toán, dịch vụ hậu cần… hiệu quả. Bên cạnh đó, dịch vụ VoIP được cung cấp bởi những nơi uy tín còn có độ bảo mật cao, giao diện dễ sử dụng và tương thích trên mọi thiết bị. Đó là lí do vì sao bạn cần trang bị cho văn phòng ảo của mình một hệ thống VoIP mạnh mẽ, đáng tin cậy.
Mạng cá nhân ảo
Mạng cá nhân ảo giúp tăng cường bảo mật dữ liệu cho văn phòng ảo
Không thể phủ nhận mức độ thuận tiện và khả năng đem lại hiệu suất làm việc cao của văn phòng ảo. Tuy nhiên, bên cạnh những ưu điểm đó, hình thức văn phòng làm việc này cũng đối mặt với các rủi ro về bảo mật thông tin và dữ liệu. Đó là lý do tại sao bạn cần mạng cá nhân ảo VPN.
Mạng cá nhân ảo VPN sẽ giúp bạn bảo vệ lưu lượng truy cập website của bạn (bao gồm thông tin liên lạc VoIP, email và dữ liệu trực tuyến khác) bằng cách mã hóa kết nối của bạn và thông qua các phương thức tunneling khác nhau. Nhờ đó, bạn sẽ bảo vệ được dữ liệu và thông tin bí mật của doanh nghiệp trước các cuộc tấn công và xâm nhập của hacker.
Hầu hết nhân viên của bạn đều yêu thích hình thức làm việc từ xa hoặc tại nhà, nhưng điều kiện thực tế đôi khi không cho phép bạn thành lập một hoặc một vài văn phòng ảo. Tuy nhiên, với sự hỗ trợ của các đơn vị dịch vụ, tin chắc việc mở rộng mô hình hoạt động này sẽ trở nên nhanh chóng và thuận tiện hơn bao giờ hết. Bạn chỉ cần những yếu tố đơn giản như Internet, lưu trữ đám mây, VoIP và VPN để vận hành một văn phòng tại nhà chuyên nghiệp. Chúc bạn thành công trong việc thiết lập văn phòng ảo cho mình.
