Gia tăng hiệu quả công việc thông qua cuộc gọi hội nghị với VoIP

Các cuộc gọi hội nghị với VoIP mang lại rất nhiều lợi ích cho doanh nghiệp như cắt giảm chi phí, thời gian của quá trình làm việc nhóm, hội họp, tuyển dụng…

Cuộc gọi hội nghị với VoIP giúp tăng hiệu suất công việc lên gấp nhiều lần so với việc gặp gỡ trực tiếp.

Các cuộc gọi hội nghị là một trong những biện pháp giao tiếp kinh doanh thiết yếu của mọi doanh nghiệp. Tuy nhiên, chi phí để tổ chức các cuộc họp trực tiếp thường rất lớn, không những vậy, nhân viên của bạn sẽ phải mất kha khá thời gian để di chuyển,chờ đợi và nghe những thông tin không liên quan đến công việc của mình thay vì làm việc.

Vì vậy mà hiện nay, đã có nhiều đơn vị áp dụng cuộc gọi hội nghị với VoIP thay vì gặp gỡ trực tiếp. Nhưng việc sử dụng tính năng gọi hội nghị với VoIP có những điểm gì nổi trội và liệu phương pháp có thể giải quyết tận gốc các bất cập đã nêu? Hãy cùng tìm hiểu vấn đề này qua bài viết sau!

Tổng quan về tính năng gọi hội nghị của VoIP

Sự ra đời của VoIP đã đã góp phần không nhỏ trong việc trao đổi thông tin doanh nghiệp từ xa.

Sự ra đời của VoIP đã đã góp phần không nhỏ trong việc trao đổi thông tin trong nội bộ doanh nghiệp qua tính năng gọi trực tuyến. Vì sử dụng Internet để truyền tín hiệu thoại nên VoIP không giới hạn số người tham gia, thay vào đó bạn chỉ phải đảm bảo mọi nhân viên tham gia có kết nối mạng Internet đủ mạnh để thực hiện cuộc gọi.

VoIP cũng sắp xếp hợp lý việc thiết lập và cấu hình cuộc gọi hội nghị. Doanh nghiệp có thể chuyển đổi cuộc gọi bình thường thành một cuộc gọi hội nghị và ngược lại một cách dễ dàng. Thêm vào đó, người dùng cũng có thể sử dụng video như một phần của cuộc gọi hội nghị và thay thế hoàn toàn cho những cuộc họp trực tiếp.

Tuy nhiên, chuyện gì sẽ xảy ra nếu một vài thành viên không có quyền truy cập vào camera để tham gia cuộc gọi hội nghị qua video? Đừng lo lắng, tính năng cuộc gọi hội nghị với VoIP khá linh hoạt. Nó cho phép một nhóm người đồng thời gọi video, và một số có thể chỉ nghe – nói. Theo đó, người tham dự có thể thay phiên trình bày tài liệu, tắt tiếng cuộc gọi hay rời khỏi phòng chat bất cứ lúc nào tùy vào nhu cầu công việc.

Cách sử dụng tính năng gọi hội nghị của VoIP

Làm việc nhóm

Tính năng cuộc gọi hội nghị online sẽ giúp các cuộc họp nhóm hiệu quả và tiết kiệm thời gian hơn.

Họp nhóm là một phần thiết yếu của việc hợp tác và giao tiếp, nhằm mục đích cập nhật về tình trạng của các dự án, thông báo những thay đổi quan trọng trong công ty cũng như phục vụ cho công tác đào tạo nội bộ,… Tuy nhiên, những cuộc họp này thường kéo dài khoảng vài tiếng đồng hồ, vừa khiến người tham dự mất thời gian chờ đợi các nhân sự khác hội họp, vừa mất chi phí để tổ chức, đi lại.

Nếu doanh nghiệp của bạn cũng đang gặp phải vấn đề trên, hãy thử sử dụng VoIP. Tính năng cuộc gọi hội nghị với VoIP có thể thay thế hầu hết các cuộc họp trực tiếp tại nơi làm việc. Ưu điểm chính của nó là tạo phòng hội thảo nhanh chóng với số người tham gia không giới hạn, giảm thời gian bàn luận xuống một nửa so với họp trực tiếp nhưng vẫn không ảnh hưởng đến kết quả chúng.

Bên cạnh đó, các thành viên ở xa – không tiện đi lại cũng có thể dễ dàng tham gia cuộc hội nghị một cách dễ dàng. Doanh nghiệp không phải giới hạn các cuộc họp nhóm 1 hoặc 2 tháng một lần, mà có thể tổ chức thường xuyên theo hình thức cuộc họp nhóm.

Tuyển dụng/ Làm việc từ xa

Phỏng vấn và làm việc từ xa giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, chi phí.

Bất cứ doanh nghiệp nào cũng có mong muốn tuyển dụng những nhân viên giỏi nhất cho mình, nhưng khoảng cách địa lý là một cản trở rất lớn. Với vấn đề này, tính năng cuộc gọi hội nghị với VoIP hoàn toàn có thể trợ giúp bạn.

Theo đó, qua các cuộc gọi video đường dài, doanh nghiệp có thể trực tiếp tuyển dụng và thuê nhân viên làm việc từ xa ở từ bất cứ địa phương nào, miễn là họ có kết nối mạng Internet đủ mạnh. Ưu điểm lớn nhất của việc này là cắt giảm thời gian và chi phí để sắp xếp các buổi phỏng vấn trực tiếp tại công ty bổ sung các thiết bị làm việc mới.

Phát triển bền vững và bảo vệ môi trường

Cuộc gọi online sẽ giúp bảo vệ môi trường nhờ việc giảm lượng khí thải CO2 ra không khí.

Sự bền vững và bảo vệ môi trường từ lâu đã được coi là yếu tố ưu tiên trong quá trình tiếp thị của các công ty. Thậm chí không ít doanh nghiệp lớn còn xem sự bền vững môi trường là một phần nội tại trong văn hóa và đạo đức của họ. Do đó, với việc cắt giảm đáng kể lượng khí thải CO2 ra không khí, nhiều đơn vị đã chuyển tiếp các cuộc họp trực tiếp sang cuộc gọi hội nghị với VoIP.

Đầu tiên, với cuộc gọi online, người tham gia sẽ không cần phải đi lại. Điều đó có nghĩa là các thành viên có thể gặp nhau thường xuyên khi họ cần mà không phải lo lắng về việc tăng giá nhiên liệu. Ngoài ra, những người tham gia chỉ cần bút và giấy để ghi chú lại cho bản thân, tài liệu đã được chia sẻ trực tuyến và họ không cần in bất cứ tài liệu gì sau đó. Điều này vừa giúp doanh nghiệp hạn chế chi phí in ấn, vừa góp phần bảo vệ môi trường.

Có thể nói rằng, tính năng cuộc gọi hội nghị với VoIP đã giúp gia tăng hiệu quả công việc hơn hẳn so với gặp gỡ trực tiếp. Mặc dù đây không phải là hình thức mới mới mẻ, vừa xuất hiện lần đầu nhưng VoIP đã biến nó thành một công cụ có giá trị lớn lao hơn cho kinh doanh lẫn môi trường. Nếu bạn có trong tay một doanh nghiệp, hãy điều hành nó theo cách tinh gọn, hiệu quả hơn cũng như góp phần bảo vệ Trái Đất với VoIP.