Không chỉ tiết kiệm chi phí, có sự linh hoạt trong vận hành, tổng đài ảo còn là giải pháp hoàn hảo giúp doanh nghiệp có thể giải quyết những tình huống thường gặp trong kinh doanh một cách dễ dàng. Sau đây là 3 tình huống phổ biến có thể giải quyết hoàn hảo từ tổng đài ảo, cùng tìm hiểu nhé!
Tình huống gián đoạn liên lạc do chuyển văn phòng
Với nhiều doanh nghiệp, có thể việc chuyển văn phòng là một trong những nỗi ám ảnh lớn, nhất là đối với những đơn vị đang vận hành hệ thống tổng đài truyền thống. Lý do là bởi, khi chuyển văn phòng, sẽ mất rất nhiều thời gian để tháo lắp hệ thống dây cáp rườm rà, chờ nhà mạng hỗ trợ di dời, đăng ký lại đầu số gắn theo địa chỉ,…Điều này có sự ảnh hưởng nghiêm trọng đến việc duy trì liên lạc với đối tác và khách hàng.
Tuy nhiên, vấn đề này không còn là trở ngại lớn nếu doanh nghiệp sử dụng tổng đài ảo. Bởi lẽ, hệ thống tổng đài thông minh này hoạt động hoàn toàn trên nền tảng internet nên không phụ thuộc vào hệ thống dây cáp vật lý hay vị trí địa lý. Do đó, doanh nghiệp chỉ cần đăng ký đầu số SIP với các nhà mạng phổ biến là đã có thể dễ dàng kích hoạt tổng đài để sử dụng. Từ đó tạo điều kiện thuận lợi khi chuyển văn phòng đến bất kỳ đâu, chỉ cần các thiết bị như Smartphone, laptop, máy tính bảng, PC là có thể duy trì việc liên lạc với khách hàng một cách linh hoạt.
Cũng bởi tổng đài ảo có ưu điểm là khả năng làm việc từ xa, nên dù không có mặt tại điểm làm việc, tổng đài viên vẫn có thể chăm sóc khách hàng như trên văn phòng, mọi sự kết nối đều đảm bảo thông suốt, không bỏ lỡ bất kỳ khách hàng hay cơ hội kinh doanh nào.
Tình huống khách hàng phàn nàn về thái độ nhân viên
Có thể nói, chất lượng dịch vụ là một trong những yếu tố ảnh hưởng trực tiếp đến hình ảnh và uy tín của doanh nghiệp. Điều này vô tình chỉ thể hiện thông qua một cuộc gọi thiếu chuyên nghiệp cũng là nguyên nhân dẫn đến khách hàng không quay lại lần hai.
Tuy nhiên, tình huống này sẽ khó có thể xảy ra khi ứng dụng tổng đài ảo bởi chức năng ghi âm cuộc gọi vô cùng ưu việt mà hệ thống này có được. Chức năng này sẽ đảm nhiệm trọng trách lưu lại toàn bộ nội dung cũng như thông tin người gọi vào hệ thống. Qua đó, doanh nghiệp có thể dễ dàng:
Truy xuất cuộc gọi khi có khiếu nại: Mọi thông tin cuộc gọi quản lý có thể nghe lại để xác minh thông tin việc khách hàng phản ánh về thái độ hoặc nội dung tư vấn sai hay phục vụ không tốt, từ đó có phương hướng xử lý kịp thời.
Theo dõi chất lượng làm việc của nhân viên: Ngoài giải quyết vấn đề khiếu nại, tổng đài ảo còn là công cụ hữu hiệu trong việc hỗ trợ đánh giá hiệu quả làm việc một cách khách quan của nhân viên, từ đó dễ dàng phát hiện những điểm mạnh, điểm yếu để có hướng đào tạo hay khen thưởng phù hợp, thúc đẩy tinh thần làm việc của nhân viên tốt hơn.
Nâng cao trải nghiệm khách hàng: Với khả năng truy xuất thông tin chính xác từ khách hàng đã gọi trước đó, nhân viên chăm sóc khách hàng có thể dựa vào đó để có kế hoạch chăm sóc một cách nhất quán hơn. Lấy ví dụ thực tế dễ hiểu, lần đầu có thể khách hàng gọi đến gặp nhân viên A tư vấn nhưng lần sau gặp nhân viên B lại khiến khách hàng không hài lòng. Do đó, việc nghe lại ghi âm và xem lại lịch sử thông tin khách hàng sẽ là cách tốt nhất để tìm ra nguyên nhân, tránh trường hợp lặp lại.
Tình huống cần báo cáo cuộc gọi chi tiết theo thời gian thực
Dữ liệu là yếu tố cốt lõi giúp doanh nghiệp có thể đưa ra quyết định một cách đúng hướng trong kinh doanh. Thế nhưng việc báo cáo cuộc gọi lại thường mất nhiều thời gian, thậm chí lên tới vài ngày khi ứng dụng tổng đài truyền thống do còn phụ thuộc vào nhà mạng.
Với tổng đài ảo thì ngược lại, chỉ cần vài click chuột, mọi báo cáo chi tiết theo thời gian thực sẽ có ngay tức khắc, trong đó có các thông tin quan trọng như số cuộc gọi đến, đi, cuộc gọi nhỡ, thời lượng cuộc gọi, cuộc gọi không thành công, hiệu suất làm việc của tổng đài viên.
Đặc biệt sự tích hợp của báo cáo cùng CRM sẽ càng khiến cho tổng đài ảo trở thành công cụ chăm sóc khách hàng mạnh mẽ bởi toàn bộ lịch sử giao dịch, ghi chú, nội dung gọi điện giữa khách hàng và doanh nghiệp sẽ được lưu trữ chi tiết trong hệ thống. Vì thế mà doanh nghiệp có thể theo dõi hành phí khách hàng để cá nhân hóa nội dung chăm sóc cũng như đo lường hiệu quả chiến dịch marketing, telesales,…
Việc có thể xuất file báo cáo nhanh chóng dù bất kỳ thời điểm nào có ý nghĩa quan trọng giúp ban lãnh đạo đưa ra quyết sách kịp thời, không bị chậm trễ như dùng tổng đài truyền thống.
Khắc phục được ba tình huống trên chỉ là một phần trong vô số lợi ích mà tổng đài ảo mang lại cho doanh nghiệp. Điều này cho thấy ứng dụng tổng đài ảo ngoài việc tối ưu quá trình vận hành mà còn là bước đệm để nâng cao chất lượng dịch vụ, giữ chân khách hàng để mở rộng quy mô kinh doanh trong tương lai nên phù hợp với cả doanh nghiệp nhỏ mới thành lập lẫn doanh nghiệp lớn có hàng trăm nhân viên.
Nếu bạn cũng đang tìm kiếm một giải pháp liên lạc linh hoạt, tiết kiệm chi phí, dễ triển khai và nâng cao trải nghiệm khách hàng – tổng đài ảo chính là lựa chọn không nên bỏ qua.
