7 Tính năng tuyệt vời của điện thoại VOIP dành cho doanh nghiệp

Tính năng điện thoại VOIP với nhiều nổi bật sẽ hỗ trợ việc kinh doanh hiệu quả hơn, tiết kiệm chi phí cho doanh nghiệp. Tổng đài điện thoại này được nhiều doanh nghiệp lựa chọn bởi những tính năng tuyệt vời mà nó mang lại. Các tính năng đó là gì và cách sử dụng các tính năng này như thế nào, mời bạn cùng ODS tìm hiểu trong bài viết dưới đây.

 

Những nổi bật của tính năng điện thoại VOIP

Hệ thống tính năng điện thoại VoIP không chỉ là một phương tiện thực hiện các cuộc gọi nhằm đáp ứng nhu cầu liên lạc trong kinh doanh. Mà nó còn có thể mang lại những tính năng vô cùng tuyệt vời mà doanh nghiệp không nên bỏ qua.

• Không phải thay đổi số điện thoại khi chuyển sang hệ thống tổng đài VOIP
• Lắp đặt tổng đài VOIP dễ dàng, nhanh chóng
• Quản lý cuộc gọi trên nhiều nền tảng khác nhau
• Ghi âm cuộc gọi
• Hiển thị lịch sử cuộc gọi
• Tích hợp quản lý, cài đặt điện thoại VOIP thông qua Website
• Tích hợp đầu số

1. Không phải thay đổi số điện thoại khi chuyển sang hệ thống tổng đài VOIP 

Đây là một trong những ưu điểm nổi bật khi sử dụng tính năng điện thoại VOIP. Bạn có thể giữ số điện thoại cũ, cả số điện thoại di động và cố định khi chuyển sang hệ thống tổng đài VOIP. Việc này sẽ hạn chế tình trạng gián đoạn liên lạc. Hay phải thông báo lại với khách hàng số điện thoại vốn đã rất quen thuộc với họ trước đây. 

Khi chuyển sang sử dụng tổng đài cloud, doanh nghiệp có thể đăng ký giữ số điện thoại cũ với đơn vị cung cấp. 

2. Lắp đặt điện thoại VOIP dễ dàng, nhanh chóng

Việc lắp đặt tổng đài ảo VOIP rất nhanh chóng và dễ thực hiện. Bạn chỉ cần kết nối mạng LAN vào cổng mạng là có thể thực hiện các cuộc gọi ngay. Thêm nữa, khi muốn kết nối VOIP với các thiết bị khác, bạn có thể dễ dàng thiết lập ngay trên phần mềm được nhà cung cấp cài đặt. 

Như vậy, so với việc sử dụng Analog truyền thống, lắp đặt điện thoại VOIP giúp doanh nghiệp tiết kiệm được đáng kể chi phí đầu tư cơ sở vật chất kết nối. Hay tốn thêm nhân lực và thời gian cho việc đi dây. 

3. Quản lý cuộc gọi trên nhiều nền tảng khác nhau

Để quản lý cuộc gọi trên nhiều nền tảng khác nhau, tích hợp tính năng điện thoại VOIP với phần mềm CRM là giải pháp hữu ích. Với số lượng lớn các cuộc gọi đến và đi hàng ngày, CRM sẽ giúp bạn tổng hợp thông tin chi tiết mỗi cuộc gọi. Bao gồm: số điện thoại gọi đến, số máy nhánh tiếp nhận, ngày và giờ gọi, thời lượng cuộc gọi, thời gian chờ máy,… 

Bằng cách này doanh nghiệp có thể quản lý cuộc gọi dễ dàng. Thêm nữa với những số liệu đó, cho phép bạn có những đánh giá và thay đổi để tối ưu hiệu suất hoạt động. 

4. Ghi âm cuộc gọi

Nhiều doanh nghiệp thường bỏ qua việc ghi âm cuộc gọi, nhưng với một số doanh nghiệp khác ghi âm cuộc gọi là quy định bắt buộc. Bằng cách này, doanh nghiệp có thể giám sát nội dung các cuộc gọi, phục vụ cho mục đích đào tạo hay phản hồi, tăng hiệu quả công việc. 

Hơn nữa việc sử dụng thông tin cuộc gọi được ghi âm cũng giúp doanh nghiệp hiểu rõ hơn về nhu cầu cũng như mong muốn của khách. Ngoài ra, khi gặp phải những vấn đề pháp lý, việc ghi âm cuộc gọi là cơ sở dữ liệu để bạn xử lý vấn đề.

Trong khi nhiều doanh nghiệp vẫn đang tốn rất nhiều chi phí để mua và thiết lập hệ thống ghi âm cuộc gọi riêng biệt. Sử dụng tính năng điện thoại VOIP với tính năng ghi âm đã được tích hợp được đánh giá là tiết kiệm hơn nhiều. Tất các nội dung các cuộc gọi vào/ra đều được phần mềm tự động ghi lại và lưu trữ. 

5. Hiển thị lịch sử cuộc gọi

Với tính năng này, chủ doanh nghiệp có thể biết được chi tiết lịch sử cuộc gọi từng máy nhánh theo ngày, giờ, phút. Và cả thông tin về số gọi ra, số gọi vào. 

6. Tích hợp quản lý, cài đặt điện thoại VOIP thông qua Website

Cài đặt và quản lý là những công việc cần làm khi sử dụng một hệ thống điện thoại mới. Với VOIP, cho dù không am hiểu quá nhiều về tổng đài ảo, bạn vẫn có thể dễ dàng quản lý thông qua Website. 

Bạn có thể truy cập, cấu hình và duy trì toàn bộ hệ thống chỉ với thao tác Click chuột đơn giản. Cụ thể, bạn có thể thực hiện các cài đặt, quản lý như:

• Thêm người dùng, số, đường truyền và các tài nguyên khác.
• Xem nhật ký cuộc gọi và báo cáo chi tiết.
• Bật hoặc tắt các tính năng cho cá nhân và nhóm.
• Thêm thông tin về vị trí để kích hoạt cuộc gọi khẩn cấp.
• Quản lý tài khoản của bạn và thanh toán hóa đơn.
• Thêm phút vào gói gọi điện của bạn.
• Thay đổi gói dịch vụ hoặc thêm tài nguyên khi bạn cần.

7. Tích hợp đầu số

Tính năng điện thoại VOIP cho phép kết nối với các đầu số 1900/1800, đầu số di động và cả cố định của tất cả nhà mạng. Đặc biệt, sử dụng số di động làm tổng đài là lựa chọn của nhiều doanh nghiệp. Bởi lẽ nó giúp chăm sóc khách hàng tốt hơn, đồng thời tăng khả năng bắt máy. Hơn nữa khi sử dụng tính năng này doanh nghiệp có thể giảm bớt đáng kể chi phí cước gọi. 

Nếu doanh nghiệp muốn thể hiện hình ảnh chuyên nghiệp, hướng đến việc chăm sóc và thu hút khách hàng gọi đến có thể sử dụng tổng đài 1800. Với tổng đài này doanh nghiệp sẽ chịu hoàn toàn cước phí cuộc gọi.

Hướng dẫn sử dụng các tính năng trên điện thoại VOIP

Ngoài các phím số để bấm gọi, trên điện thoại VOIP còn tích hợp các nút tính năng khác. Tuy nhiên nội dung các nút bấm này thường được thể hiện dưới dạng tiếng Anh/ký hiệu. Để bạn tiện sử dụng, dưới đây là một số phím thường được sử dụng và ý nghĩa, chức năng của chúng.

• Redial (RD)

Nhấn vào Redial để thực hiện cuộc gọi. Bạn không cần phải truy cập vào lịch sử cuộc gọi để xác định số vừa gọi vào máy.

• Transfer – Chuyển cuộc gọi nội bộ

Khi cần chuyển cuộc gọi trong nội bộ tổng đài, bạn có thể sử dụng phím này. Để chuyển cuộc gọi, bạn có thể sử dụng 3 cách sau: Blind Transfer, Attended Transfer và Semi-Attended Transfer. 

Với Blind Transfer, cuộc gọi sẽ được chuyển trực tiếp đến máy nhánh khác mà không cần hỏi trước. Do không cần hỏi trước nên trong trường hợp máy được chuyển đang bận hoặc không có người bắt máy thì phía người chuyển cũng không biết. Cuộc gọi vì thế sẽ bị gián đoạn. 

Còn với Attended Transfer, trước khi chuyển cuộc gọi sẽ kiểm tra trước tình trạng của máy được chuyển. Nếu máy nhánh bận hay không nghe máy, cuộc gọi sẽ được trả về. 

Semi – Attended Transfer: Khi điện thoại đang đổ chuông, cuộc gọi sẽ được chuyển sang trạng thái giữ. 

• Hold – Nút chờ

Trong trường hợp có cuộc gọi đến nhưng bạn bận hay phải chuyển máy cho người khác. Bạn có thể yêu cầu người gọi chờ trong giây lát. Nhấn nút Hold và gác máy, lúc này điện thoại sẽ phát nhạc chờ của tổng đài cho đầu dây bên kia nghe. Sau đó bạn có thể nhấc tai nghe lên, trả lời bình thường. 

• Speaker Phone – Loa ngoài đàm thoại 

Nhấn nút này (thường có hình biểu tượng cái loa) để sử dụng chức năng nghe nói bằng loa ngoài. 

• Volume – Âm lượng

Giảm hoặc tăng âm lượng khi sử dụng tai nghe hoặc loa ngoài.  

• Mute – Im lặng

Để tắt tiếng cuộc gọi bạn có thể sử dụng phím này. Khi cần bật âm bạn cũng nhấn nút này. 

• Headset – Chuyển qua chế độ tai nghe

Khi cắm tai nghe vào bạn điện thoại, bạn phải nhấn vào Headset này để biểu tượng tai nghe hiện lên màn hình. Lúc này, bạn mới có thể sử dụng tai nghe để đàm thoại.

Tổng kết

Việc sử dụng tính năng điện thoại VOIP đang mang lại hiệu quả rõ rệt. Đặc biệt trong việc hỗ trợ chăm sóc khách hàng, tăng doanh thu hiệu quả. Nếu doanh nghiệp muốn nắm bắt xu hướng, nhanh chóng chuyển đổi sang tổng đài VOIP. ODS luôn sẵn sàng hỗ trợ và giải đáp các vấn đề của bạn.