Có không ít doanh nghiệp băn khoăn, cùng là tổng đài ảo nhưng lại có mức giá khác nhau giữa các nhà cung cấp. Thực tế, chi phí được quyết định bởi nhiều yếu tố sau đây.

Cùng tìm hiểu để có giải pháp lựa chọn phù hợp nhất với nhu cầu và ngân sách của mình nhé!

Quy mô và số lượng người dùng tổng đài ảo

Quy mô và số lượng người dùng tổng đài ảo bao gồm nhân viên nghe gọi, số lượng máy nhánh, số chi nhánh, phòng ban cần kết nối là một trong những yếu tố quan trọng nhất ảnh hưởng trực tiếp đến giá tổng đài ảo.

Chi phí sẽ tăng khi doanh nghiệp có càng nhiều nhân sự dùng tổng đài ảo. Tuy nhiên, đây vẫn là giải pháp tiết kiệm đáng kể so với tổng đài truyền thống do không cần đầu tư phần cứng phức tạp.

Hình thức triển khai tổng đài ảo

Có nhiều hình thức để triển khai tổng đài ảo sao cho phù hợp với nhu cầu của từng doanh nghiệp. Ví dụ doanh nghiệp vừa và nhỏ, không cần đầu tư ban đầu lớn, có thể triển khai tổng đài ảo thuê bao (SaaS), chỉ cần trả phí hàng tháng hoặc hàng năm.

Với doanh nghiệp lớn, yêu cầu bảo mật cao, có thể tuỳ biến sâu theo nhu cầu, hình thức tổng đài ảo triển khai riêng (Private Cloud/On-premise) sẽ là lựa chọn phù hợp.

Dĩ nhiên, hai hình thức trên sẽ có mức giá khác nhau, và dễ nhận thấy chi phí của mô hình thuê bao thấp hơn bởi đầu tư ngắn hạn và dễ triển khai hơn.

Chi phí hạ tầng và đường truyền

Là tổng đài ảo nên chất lượng hệ thống sẽ phụ thuộc khá nhiều vào đường truyền internet, băng thông cũng như máy chủ của nhà cung cấp.

Một nhà cung cấp có hạ tầng được đầu tư tốt, mức giá dịch vụ sẽ cao hơn nhưng đảm bảo được độ ổn định cao, chống mất gói, chống nghẽn. Bên cạnh đó, chi phí tổng đài ảo cũng phụ thuộc vào việc sử dụng server trong nước hay quốc tế.

Tính năng của hệ thống tổng đài ảo

Tổng đài ảo được tích hợp nhiều tính năng phổ biến như: ghi âm cuộc gọi, trả lời tự động IVR, gọi tự động,  chuyển tiếp cuộc gọi, báo cáo, thống kê, tích hợp CRM, voice AI, nhận diện giọng nói, chatbot. Nếu sử dụng càng nhiều tính năng, chi phí sẽ càng cao.

Do đó, tuỳ thuộc vào nhu cầu mà doanh nghiệp có thể chỉ cần sử dụng những tính năng cơ bản để tiết kiệm chi phí hoặc sử dụng gói tổng đài cao cấp với mức giá tương ứng để nâng cao hiệu suất chăm sóc khách hàng hơn.

Cước gọi vào và gọi ra

Cước gọi vào và gọi ra bao gồm: Gọi ra số di động, số cố định, gọi quốc tế, dùng số hotline đặc biệt gọi vào cũng là yếu tố ảnh hưởng đáng kể đến tổng chi phí nhưng lại thường bị bỏ qua. Vì vậy, bên cạnh giá thuê hệ thống ban đầu, doanh nghiệp cũng nên xét tổng chi phí sử dụng nếu để tránh phải tình trạng lựa chọn tổng đài ảo với mức giá báo thấp nhưng cước gọi lại cao, dẫn đến chi phí vận hành tăng mạnh về lâu về dài.

Loại số hotline sử dụng

Loại số hotline mà doanh nghiệp lựa chọn như số VoIP, số cố định thông thường, số 1800 (miễn phí), số 1900 (tính phí) cũng là yếu tố ảnh hưởng đến mức giá.

Đặc biệt là các đầu số như 1800, 1900 sẽ thường có chi phí đăng ký, duy trì cao hơn và được nhà mạng quản lý chặt chẽ nên sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến tổng chi phí tổng đài ảo.

Khả năng mở rộng và tùy biến

So với gói tiêu chuẩn, doanh nghiệp khi có nhu cầu thêm bớt user để mở rộng linh hoạt, tích hợp hệ thống nội bộ hoặc quy trình gọi, tùy chỉnh giao diện,… thường phải chi trả mức giá cao hơn.

Tuy nhiên, xét về lâu về dài, việc mở rộng tốt sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí đáng kể vì không phải thay đổi toàn bộ hệ thống nếu quy mô tăng lên.

Dịch vụ hỗ trợ và bảo trì

Chất lượng dịch vụ hỗ trợ cũng là yếu tố quan trọng ảnh hưởng đến giá tổng đài ảo. Một nhà cung cấp luôn đảm bảo hỗ trợ 24/7, có đội ngũ kỹ thuật riêng, đảm bảo thời gian xử lý sự cố, có dịch vụ đào tạo và hướng dẫn sử dụng thường sẽ có mức chi phí cao hơn. Thế nhưng, đổi lại được là sự yên tâm về tính ổn định, an toàn trong quá trình vận hành hệ thống. Điều này vô cùng quan trọng với doanh nghiệp có hoạt động chăm sóc khách hàng liên tục.

Uy tín và kinh nghiệm của nhà cung cấp

Cuối cùng, tác động đến mức giá sau cùng vẫn nằm ở sự lựa chọn nhà cung cấp của doanh nghiệp. Nếu chọn đơn vị cung cấp uy tín, có công nghệ ổn định, chi phí có thể sẽ cao hơn nhưng lại giúp hạn chế rủi ro, tránh gián đoạn liên lạc và luôn đảm bảo về chất lượng dịch vụ.

Ngoài ra, để tiết kiệm chi phí, cần xác định rõ nhu cầu thực tế, nên ưu tiên tính ổn định cùng khả năng mở rộng và có thể so sánh tổng chi phí dài hạn để có được giải pháp phù hợp vừa giúp tối ưu chi phí vừa nâng cao trải nghiệm khách hàng và mang lại hiệu quả kinh doanh tốt nhất.