Tổng đài ảo được biết đến là giải pháp liên lạc có tính linh hoạt, hiệu quả và tiết kiệm chi phí. Tuy nhiên, không phải ai cũng nắm rõ cách hoạt động cũng như lợi ích nổi bật của hệ thống này đối với doanh nghiệp? Nếu bạn cũng đang tìm hiểu về điều này, hãy cùng Mắt Bão One khám phá chi tiết trong bài viết dưới đây nhé!
Tổng đài ảo và cách hoạt động của hệ thống
Tổng đài ảo (Call Center Ai) hay còn gọi là tổng đài điện thoại ảo được hoạt động và vận hành trên nền tảng điện toán đám mây, giúp doanh nghiệp dễ dàng tiếp nhận các cuộc gọi đến và thực hiện các cuộc gọi đi một cách hiệu quả chỉ thông qua kết nối Internet mà không cần đến hạ tầng vật lý cồng kềnh như tổng đài truyền thống.
Cũng bởi không tốn kém nhiều chi phí đầu tư máy móc, dây dẫn, phần cứng,… mà tổng đài ảo giúp doanh nghiệp tiết kiệm được chi phí đáng kể nhưng vẫn đảm bảo quá trình vận hành và lưu trữ hiệu quả qua phần mềm chuyên dụng.
Quá trình hoạt động của hệ thống tổng đài này có thể được mô tả qua các bước sau:
Bước 1: Khởi tạo cuộc gọi bằng thiết bị đầu cuối
Người dùng có thể sử dụng các thiết bị có kết nối Internet như điện thoại IP, ứng dụng di động hay phần mềm softphone để khởi tạo cuộc gọi đều được.
Bước 2: Truyền tín hiệu tới máy chủ tổng đài đám mây
Tại trung tâm dữ liệu của nhà cung cấp dịch vụ, cuộc gọi sẽ được mã hóa và gửi tới máy chủ tổng đài nhanh chóng.
Bước 3: Xử lý, định tuyến cuộc gọi
Theo cấu hình đã thiết lập như trả lời tự động, ghi âm, chuyển cuộc gọi, lọc thời gian làm việc,… tổng đài sẽ phân tích cuộc gọi, sau đó định tuyến đúng số máy nội bộ hay số điện thoại bên ngoài.
Bước 4: Người nhận được cuộc gọi tại mọi vị trí
Dù ở bất kỳ đâu, chỉ cần có kết nối Internet, người dùng có thể nhận cuộc gọi. Đặc biệt, cuộc gọi sẽ được tái mã hóa, phát lại âm thanh gốc nên không hoàn toàn phụ thuộc vào phần cứng hay vị trí địa lý.
Những lợi ích nổi bật của tổng đài ảo
Không đơn thuần là giải pháp nghe gọi, tổng đài ảo còn là công cụ giúp tối ưu chi phí, nâng cao hiệu suất làm việc cũng như trải nghiệm khách hàng, do đó mà mang đến nhiều lợi ích nổi bật như:
Tiết kiệm chi phí đáng kể
Với tổng đài ảo, doanh nghiệp không phải tốn kém chi phí đầu tư phần cứng, mua máy chủ tổng đài, điện thoại cố định, dây cáp,… Bên cạnh đó, chi phí cuộc gọi lại vô cùng thấp, cước gọi nội bộ miễn phí còn cước gọi ra ngoài thì cũng rẻ hơn nhiều so với tổng đài truyền thống nhờ VoIP.
Không chỉ vậy, việc bảo trì cũng trở nên đơn giản khi mọi cập nhật hay thông tin bảo trì đều được nhà cung cấp thực hiện từ xa.
Linh hoạt trong mọi tình huống
Để thực hiện cuộc gọi công việc, không nhất thiết phải có mặt tại văn phòng như tổng đài truyền thống, nhân viên có thể sử dụng điện thoại cá nhân, tablet hay laptop là đã có thể sử dụng tổng đài một cách chuyên nghiệp, hiệu quả. Điều này vô cùng hữu ích đối với các doanh nghiệp có mô hình làm việc từ xa, linh hoạt.
Thêm một lợi ích cực kỳ linh hoạt nữa chính là khả năng mở rộng quy mô vô cùng dễ dàng mà không cần lắp đặt thiết bị hay kéo dây. Thứ duy nhất chỉ qua bước đơn giản là cấp thêm tài khoản.
Dễ dàng quản lý và kiểm soát
Tổng đài ảo có giao diện web thân thiện, có thể cấu hình số máy lẻ dễ dàng, thêm thời gian làm việc, IVR, tính năng ghi âm,… cũng vô cùng nhanh chóng tiện lợi. Qua đó, người dùng có thể dễ dàng theo dõi lịch sử cuộc gọi, thời lượng, ghi âm và đánh giá hiệu suất nhân viên một cách tốt nhất.
Đặc biệt, tổng đài ảo cho phép tích hợp tính năng chống làm phiền, trả lời tự động, lọc cuộc gọi rác,…càng tạo điều kiện thuận tiện cho những nhân viên ngoài giờ hành chính cũng như góp phần mang đến những cuộc gọi thật sự tối ưu và chất lượng.
Tăng cường trải nghiệm khách hàng
Với tính năng hướng dẫn bằng giọng nói tự động của hệ thống IVR, khách hàng sẽ nhanh chóng hơn trong việc gặp bộ phần cần gặp hay dễ dàng hơn trong việc xử lý khiếu nại nhờ tình năng ghi âm. Đồng thời gia tăng độ tin cậy khi hệ thống tổng đài hiển thị thương hiệu thay vì số điện thoại thông thường khi gọi đến khách hàng.
Dễ tích hợp với phần mềm khác
Với việc dễ dàng tích hợp cùng các phần mềm cần thiết như CRM, phần mềm chăm sóc khách hàng hay hệ thống ERP. Nhân viên tư vấn sẽ dễ dàng hơn trong việc gợi ý sản phẩm phù hợp với nhu cầu, sở thích khách hàng, mang lại cho khách hàng một trải nghiệm cá nhân hóa hơn nhờ việc cập nhật lịch sử tương tác và đồng bộ dữ liệu khách hàng, bán hàng.
Đối tượng phù hợp sử dụng tổng đài ảo và những lưu ý
Tổng đài ảo được xem là giải pháp lý tưởng cho những doanh nghiệp vừa và nhỏ muốn có thể thống liên lạc chuyên nghiệp nhưng không quá tốn kém chi phí, doanh nghiệp làm việc từ xa hoặc có nhiều chi nhánh, doanh nghiệp chuyên về chăm sóc khách hàng, telesales hay các shop online, chuỗi cửa hàng,… Tuy nhiên, khi lựa chọn tổng đài ảo, cần lưu ý các yếu tố về:
Chất lượng mạng Internet: Cần đảm bảo tính ổn định, băng thông đủ để không ảnh hưởng đến hệ thống âm thanh.
Bảo mật thông tin: Điều này phụ thuộc vào nhà cung cấp mà bạn lựa chọn, tốt nhất nên chọn đơn vị cung cấp có mã hóa dữ liệu cũng như kiểm soát truy cập chặt chẽ.
Hỗ trợ kỹ thuật 24/7: Đây là yếu tố chắc chắn cần có để đảm bảo giúp bạn có thể xử lý sự cố nhanh chóng khi cần.
Khả năng mở rộng: Một tính năng không thể thiếu nếu doanh nghiệp mong muốn mở rộng và phát triển quy mô, chi nhánh trong tương lai.
Để đảm bảo chọn đúng dịch vụ cung cấp tổng đài ảo đáp ứng được các yếu tố trên, hệ thống tổng đài ảo tại Mắt Bão One được xem là giải pháp viễn thông hiện đại, giúp doanh nghiệp vừa nâng cao hiệu quả giao tiếp vừa tiết kiệm chi phí, đồng thời cải thiện dịch vụ khách hàng một cách hiệu quả. Đặc biệt, việc triển khai nhanh chóng, dễ dàng, đáp ứng nhu cầu tích hợp công nghệ và mở rộng quy mô hiệu quả.
Vì vậy, nếu bạn cũng đang trong hành trình tìm kiếm một hệ thống tổng đài linh hoạt, dễ sử dụng và có thể vận hành mọi lúc mọi nơi, tổng đài ảo tại Mắt Bão One sẽ là sự lựa chọn tuyệt vời mà bạn không nên bỏ qua.
