Một cơ sở Y tế – Spa với đội ngũ y bác sĩ và nhân viên chuyên môn giỏi chưa chắc đã thực sự phát triển, nhưng một cơ sở Y tế ngoài y bác sĩ và đội ngũ nhân viên giỏi còn có thêm yếu tố dịch vụ khách hàng chất lượng chắc chắn sẽ dẫn đến sự thành công và phát triển bền vững. Thế mới thấy được tầm quan trọng của tổng đài ảo trong ngành này có sức mạnh như thế nào, đặc biệt lại tiết kiệm chi phí và tăng hiệu quả quản lý thì thật khó lòng bỏ qua.
Sau đây sẽ là những nội dung làm rõ vai trò của tổng đài ảo trong ngành Y tế – Spa cũng như cách tối ưu từ hệ thống này để mang lại trải nghiệm tốt nhất cho khách hàng, cùng tham khảo nhé!
Tổng đài ảo có vai trò gì trong ngành Y tế – Spa?
Hội tụ nhiều tính năng nổi bật như trả lời tự động, phân phối cuộc gọi, ghi âm, lưu trữ, hỗ trợ đa ngôn ngữ, thống kê, báo cáo,… Không khó hiểu khi tổng đài ảo lại là giải pháp giúp doanh nghiệp quản lý cuộc gọi và nâng cao trải nghiệm khách hàng tốt đến như vậy. Đặc biệt, đây lại là công cụ ứng dụng tiết kiệm chi phí và có tính linh hoạt nên vô cùng phù hợp sử dụng trong lĩnh vực Y tế – Spa. Một số vai trò nổi bật trong ngành phải kể đến như:
Cải thiện chất lượng dịch vụ khách hàng
Sự hài lòng của khách hàng trong lĩnh vực Y tế, Spa có thể ảnh hưởng trực tiếp đến uy tín cũng như sự phát triển của cơ sở này. Vì vậy, để giảm thiểu thời gian chờ đợi của khách hàng, nhiều trung tâm Y tế, Spa ứng dụng tổng đài ảo nhằm mang lại sự kết nối nhanh chóng từ tính năng trả lời tự động của tổng đài ảo cũng như tính năng phân phối cuộc gọi đến bộ phận cần thiết để đảm bảo khách hàng luôn được tư vấn chính xác, đúng với yêu cầu và thông tin muốn được nhận. Đây còn là điều cực kỳ hữu ích trong việc giảm tải khối lượng công việc cho nhân viên chăm sóc khách hàng.
Tiết kiệm chi phí, tối ưu quy trình quản lý
Vai trò thứ hai của tổng đài ảo đối với cơ sở y tế, Spa không thể bỏ qua chính là chi phí tiết kiệm và tối ưu quy trình quản lý hiệu quả. Theo đó, về chi phí, với tổng đài ảo, ngành Y tế Spa sẽ không còn lo lắng về chi phí vận hành cao giống như khi sử dụng hệ thống tổng đài truyền thống. Bởi vì hệ thống tổng đài ảo chỉ cần một kết nối internet ổn định là đã có thể hoạt động thay vì tốn kém vào việc đầu tư vào các thiết bị phần cứng cồng kềnh.
Bên cạnh đó, về quy trình quản lý cuộc gọi, tổng đài ảo sẽ hỗ trợ tối ưu hiệu quả thông qua tính năng phân phối cuộc gọi thông minh và chuyển hướng cuộc gọi đến đúng nhân viên, bộ phận chuyên môn. Điều này không chỉ tiết kiệm thời gian mà còn tăng cường hiệu quả công việc.
Nâng cao trải nghiệm khách hàng
Mỗi khách hàng trong ngành Y tế, Spa đều mong muốn nhận được cho mình một dịch vụ tận tâm, chuyên nghiệp. Và tổng đài ảo chính là công cụ thay thế con người mang đến một trải nghiệm mượt mà hơn cho khách hàng bằng cách tiếp nhận nhanh chóng các cuộc gọi, đồng thời phân loại cuộc gọi thông minh đến với nhân viên, bộ phận chuyên môn phù hợp chỉ qua vài nút bấm là đã có thể hỗ trợ khách hàng hiệu quả.
Ngoài mang đến sự hài lòng về mặt thời gian thì tổng đài ảo còn góp phần duy trì mối quan hệ lâu dài với khách hàng từ tính năng thông báo tin nhắn tự động với những lịch hẹn, chương trình khuyến mãi,…
Hỗ trợ quản lý lịch hẹn
Quản lý lịch hẹn và đăng ký dịch vụ là một phần không thể thiếu trong ngành Spa và y tế. Với hạng mục này, tổng đài ảo có thể làm tốt vai trò đặt lịch hẹn làm đẹp hoặc lịch khám dễ dàng nhờ sự tích hợp với hệ thống quản lý lịch hẹn thông minh. Nhờ đó mà hệ thống này không chỉ tiết kiệm thời gian cho cả nhân viên và khách hàng mà còn góp phần nâng cao sự chuyên nghiệp của cơ sở vì tránh được những sự xung đột lịch hẹn không đáng có hay sự cố nhầm lẫn thông tin.
Tự động hóa quy trình hỗ trợ và quản lý khiếu nại
Việc phản hồi, khiếu nại là điều khó tránh khỏi trong các ngành về dịch vụ, trong đó, lĩnh vực Y tế, Spa cũng không ngoại lệ. Khi gặp phải những vấn đề này, nếu không có hướng giải quyết nhanh sẽ vô tình làm mất niềm tin từ khách hàng và giảm đi sự uy tín của doanh nghiệp. Vì thế mà với tính năng tự động hóa của tổng đài ảo đóng vai trò quan trọng hơn bao giờ hết trong việc tiếp nhận và xử lý khiếu nại, để khách hàng có thể trình bày dễ dàng vấn để của mình và được giải quyết nhanh chóng.
Đặc biệt, với vấn đề khiếu nại này thì cần hơn hết là công cụ ghi âm, lưu trữ có trong tổng đài ảo, bởi đây chính là dữ liệu chính xác, minh bạch giúp cơ sở y tế, Spa đưa ra sự đánh giá và có hướng giải quyết đúng đắn, phù hợp nhất.
Dễ dàng tích hợp với công cụ khác
Một vai trò quan trọng khác mà tổng đài ảo có thể thực hiện tốt nhiệm vụ của mình chính là khả năng tích hợp với nhiều hệ thống trực tuyến hay các nền tảng chăm sóc khách hàng trên mạng xã hội, nhất là phần mềm quản lý khách hàng (CRM). Nhờ điều này mà cơ sở Y tế hay Spa có thể dễ dàng theo dõi lịch sử cuộc gọi, lưu trữ thông tin khách hàng để có cách chăm sóc khách hàng tốt hơn.
Điều đặc biệt, cũng nhờ tính năng thông minh này mà doanh nghiệp có thể phân tích dữ liệu cuộc gọi, nắm bắt nhu cầu, xu hướng khách hàng tốt hơn. Qua đó có cách điều chỉnh và cải thiện chiến lược marketing để nâng cao chất lượng dịch vụ phù hợp.
Cách tận dụng tổng đài ảo để tối ưu chăm sóc khách hàng hiệu quả
Vai trò của tổng đài ảo đối với lĩnh vực Y tế, Spa là điều không thể phủ nhận, tuy nhiên để có thể tận dụng tổng đài ảo giúp tối ưu chăm sóc khách hàng thì nhất định cần phải biết thêm được những thông tin sau:
Hãy tận dụng tổng đài ảo để mở rộng quy mô khi có thể
Nhiều doanh nghiệp luôn mong muốn mở thêm chi nhánh hoặc phát triển dịch vụ mới nhưng luôn lo ngại về vấn đề chi phí, thời gian nên thường “bỏ lỡ” việc mở rộng để lan tỏa thương hiệu, nâng cao sự uy tín và là cơ hội để nhiều người biết đến hơn. Tuy nhiên, nếu đã ứng dụng tổng đài ảo thì bạn hoàn toàn có thể yên tâm về điều này vì chỉ cần mất vài bước đơn giản, lại không cần phải đầu tư, thay đổi cơ sở hạ tầng. Do đó, thật là một điều thiếu sót khi không tận dụng lợi thế này từ tổng đài ảo để phát triển cơ sở y tế, spa khi có thể.
Đừng bỏ qua những tính năng liên quan đến cuộc gọi
Tổng đài ảo đã có những tính năng giúp quản lý hiệu quả cuộc gọi như ghi âm, lưu trữ hay báo cáo chi tiết,… Đừng bỏ qua việc theo dõi, cập nhật thường xuyên từ những trợ thủ đắc lực này. Vì đây chính là những dữ liệu quan trọng để doanh nghiệp nắm bắt được tình hình công việc và có cơ hội cải thiện và nâng cấp dịch vụ thường xuyên, giúp tối ưu hóa quy trình chăm sóc khách hàng tốt hơn.
Hãy tạo ấn tượng cho khách hàng về sự chuyên nghiệp, uy tín của mình
Bằng cách tận dụng tính năng trả lời tự động thì hãy tạo ra những kịch bản trả lời tự động thật chuyên nghiệp, ấn tượng, giúp khách hàng không chỉ được đáp ứng nhanh chóng về khả năng tiếp nhận cuộc gọi mà còn khiến cho khách hàng cảm thấy hài lòng vì bản thân luôn được tôn trọng và chăm sóc chu đáo ngay từ những cuộc gọi đầu tiên.
Như vậy, từ những thế mạnh của tổng đài ảo, khi được triển khai đúng cách, công cụ này không chỉ giúp tiết kiệm thời gian, chi phí mà còn mang đến sự hài lòng cho khách hàng, một đòn bẩy để nâng cao sự chuyên nghiệp cũng như tạo dựng lòng tin – điều vô cùng cần thiết trong lĩnh vực Y tế, Spa.
Doanh nghiệp quan tâm về giải pháp Tổng đài ảo vui lòng liên hệ trực tiếp cho Mắt Bão One theo số hotline (028) 7777 7788 hoặc website: https://matbao.one để được tư vấn và hỗ trợ nhanh nhất.
Tham khảo:
