Trước thực trạng nền kinh tế ngày càng cạnh tranh và thay đổi, việc tiết kiệm chi phí tổng đài ảo đối với doanh nghiệp nhỏ nhưng vẫn đảm bảo duy trì hiệu quả hoạt động từ Tổng Đài Ảo là một trong những yếu tố then chốt hỗ trợ các doanh nghiệp nhỏ phát triển bền vững. Vậy làm sao để thực hiện điều này một cách tốt nhất. Cùng tìm hiểu thông tin sau đây.

Tại sao Tổng Đài Ảo là giải pháp tiết kiệm chi phí tốt nhất?

Tổng đài ảo là một hệ thống viễn thông hoạt động trên nền tảng điện toán đám mây vì vậy, chỉ cần có internet, hệ thống này sẽ cho phép doanh nghiệp tiếp nhận và quản lý các cuộc gọi từ khách hàng một cách linh hoạt, hiệu quả mà không cần đầu tư vào hạ tầng hay các thiết bị phức tạp.

Trong công cuộc tối ưu hóa quy trình chăm sóc khách hàng cũng như cải thiện công việc một cách hiệu quả, không thể bỏ qua các tính năng của Tổng Đài Ảo như: Trả lời tự động, chuyển tiếp cuộc gọi, báo cáo cuộc gọi và tích hợp với CRM,..  Từ những tính năng này, doanh nghiệp sẽ vừa đảm bảo chất lượng dịch vụ, vừa tiết kiệm chi phí, cụ thể: 

Tiết kiệm chi phí hạ tầng

Nếu là tổng đài truyền thống, doanh nghiệp nhỏ sẽ phải đầu tư vào hệ thống dây cáp, phần cứng cũng như chi phí bảo trì thiết bị. Tuy nhiên, đối với tổng đài ảo thì khác, hệ thống hoạt động trên nền tảng đám mây, chỉ cần kết nối internet nên không yêu cầu cơ sở hạ tầng hay thiết bị phức tạp, tốn kém. Vì vậy sẽ chi phí ban đầu cũng như chi phí duy trì hàng năm cũng tiết kiệm đáng kể.

Tiết kiệm chi phí điện thoại quốc tế 

Nếu doanh nghiệp thường làm việc với nhiều đối tác, khách hàng quốc tế thì việc sử dụng tổng đài ảo là cách tuyệt vời để tiết kiệm chi phí đáng kể, do cuộc gọi sẽ được chuyển qua internet. Đây là một điều vô cùng hữu ích, đặc biệt đối với các doanh nghiệp nhỏ muốn tiết kiệm chi phí liên lạc nhưng vẫn có thể mở rộng ra thị trường quốc tế.

Tiết kiệm chi phí nhân sự kỹ thuật  

Với tổng đài ảo, chỉ cần cập nhật phần mềm đã đảm bảo mọi quy trình trong công việc chuyên nghiệp và suôn sẻ mà không cần đến các thiết bị phần cứng như tổng đài truyền thống.  Vì vậy, doanh nghiệp sẽ không phải chi trả cho các hạng mục nhân viên kỹ thuật để giải quyết sự cố hay bảo trì hệ thống, vừa tiết kiệm chi phí nhân sự, vừa có thời gian tập trung xử lý công việc quan trọng hơn.

Tiết kiệm chi phí khi mở rộng quy mô

Do có sự linh hoạt trong quá trình sử dụng nên việc mở rộng hoặc thu nhỏ quy mô đối với doanh nghiệp khi sử dụng tổng đài ảo thì vô cùng dễ dàng. Doanh nghiệp chỉ cần 

thêm số điện thoại mới khi có sự thay đổi về nhân sự hoặc cấu hình thay vì phải đầu tư về hạng tầng hay phần cứng đắt tiền khác.

Cách tối ưu hóa chi phí với Tổng Đài Ảo

Sở dĩ, việc sử dụng Tổng Đài Ảo đã là cách tối ưu chi phí tốt nhất cho doanh nghiệp. Tuy nhiên, để tối ưu hóa hơn thế nữa, doanh nghiệp nhỏ có thể tham khảo áp dụng các chiến lược sau:

Sử dụng gói dịch vụ phù hợp với nhu cầu

Đây là một trong những lợi thế tiết kiệm chi phí nhất mà Tổng Đài Ảo mang lại. Theo đó, khi quyết định tìm đến dịch vụ tổng đài ảo, doanh nghiệp sẽ được cung cấp nhiều gói dịch vụ từ cơ bản đến nâng cao. Tùy theo nhu cầu sử dụng, doanh nghiệp sẽ chọn lựa gói phù hợp nhất để tránh các chi phí không đáng có cho những tính năng không cần thiết.

Tham khảo: Bảng Giá Dịch Vụ Tổng Đài Ảo Dành Cho Doanh Nghiệp

Sử dụng các tính năng tiết kiệm chi phí 

Nhờ các tính năng như trả lời tự động, ghi âm, báo cáo, chuyển tiếp cuộc gọi mà doanh nghiệp vừa có thể nâng cao trải nghiệm khách hàng vừa đảm bảo tiết kiệm chi phí nhân sự hiệu quả:

Tính năng trả lời tự động IVR: Tính năng này có thể thay thế một nhân viên trực 24/7 bởi khả năng tự phân loại cuộc gọi, sau đó chuyển đến bộ phận phù hợp vô cùng nhanh chóng và chuyên nghiệp.  

Ghi âm cuộc gọi: Thay vì phải duy trì đội ngũ nhân viên theo dõi, giám sát trực tiếp và đánh giá thì tính năng ghi âm cuộc gọi có thể làm được điều này.

Báo cáo cuộc gọi: Việc làm này cũng góp phần giúp doanh nghiệp theo dõi hiệu quả trong quá trình sử dụng tổng đài, từ đó tối ưu hóa quy trình làm việc một cách chuẩn chỉnh hơn.

Chuyển tiếp cuộc gọi tự động đến đúng bộ phận chuyên môn: Tính năng này góp phần giảm thiểu thời gian chờ đợi, mang đến hiệu suất công việc cao.

Tận dụng khả năng làm việc từ xa 

Với sự phát triển của công nghệ, hiện nay làm việc từ xa được xem là xu hướng tiện lợi được rất nhiều doanh nghiệp áp dụng. Sự ra đời của tổng đài ảo dường như giúp cho khả năng làm việc từ xa hiệu quả hơn nhờ đáp ứng được khả năng tiếp nhận cũng như xử lý cuộc gọi như ở văn phòng. Phương pháp này không chỉ giúp doanh nghiệp giảm chi phí thuê văn phòng hay duy trì cơ sở hạ tầng vật lý mà tạo điều kiện để nhân viên có thể làm việc linh hoạt hơn, từ đó nâng cao năng suất làm việc hiệu quả.

Tăng cường quản lý cuộc gọi 

Nhờ các tính năng như chuyển hướng cuộc gọi, lựa chọn cuộc gọi ưu tiên sẽ hỗ trợ doanh nghiệp giảm thiểu các cuộc gọi không cần thiết, đồng thời chuyển tiếp các cuộc gọi tới đúng bộ phận phù hợp sẽ giúp tiết kiệm đáng kể về thời gian và nguồn lực.

Tích hợp với các công cụ quản lý khách hàng (CRM)

Sự tích hợp từ tổng đài ảo với các hệ thống CRM có thể giúp cho việc lưu trữ và theo dõi thông tin khách hàng hiệu quả hơn nhờ xử lý trên cùng nền tảng. Điều này góp phần giúp tối ưu hóa quy trình bán hàng cũng như chăm sóc khách hàng, đồng thời tiết kiệm thời gian cho nhân viên. 

Một số lưu ý khi lựa chọn Tổng Đài Ảo cho doanh nghiệp nhỏ 

Để việc sử dụng tổng đài ảo một cách hiệu quả với phương pháp tối ưu chi phí nhất, doanh nghiệp nhỏ cần lưu ý một số điểm sau:

• Hãy xem xét kỹ các điều khoản trong hợp đồng để tránh trường hợp phát sinh chi phí không mong muốn.
• Nên chọn nhà cung cấp tổng đài ảo có các tính năng phù hợp để  hỗ trợ khách hàng tốt nhất. 
• Đội ngũ kỹ thuật của nhà cung cấp cần đảm bảo nhanh chóng, chuyên nghiệp, hiệu quả. Điều này sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, chi phí khi gặp sự cố.

Trong hành trình hơn 10 năm đồng hành trong lĩnh vực cung cấp dịch vụ tổng đài ảo đến các doanh nghiệp vừa và nhỏ. Mắt Bão One đã nhận được nhiều đánh giá cao từ phía khách hàng về dịch vụ Tổng Đài Ảo vận hành chuyên nghiệp, kết nối ổn định, đảm bảo quyền lợi cho khách hàng trong quá trình sử dụng dịch vụ không gặp bất kỳ vấn đề gì, từ đó giúp cho hiệu suất làm việc cao, lại tối ưu chi phí một cách hiệu quả nhất.

Doanh nghiệp quan tâm về giải pháp Tổng đài ảo vui lòng liên hệ trực tiếp cho Mắt Bão One theo số hotline (028) 7777 7788 hoặc website: https://matbao.one để được tư vấn và hỗ trợ nhanh nhất.