Làm sao để duy trì hiệu quả vận hành cũng như chăm sóc khách hàng với số lượng tăng đột biến mùa cao điểm luôn là bài toán nan giải đối với nhiều doanh nghiệp. Để biến thách thức này thành cơ hội thì nhất định phải cần đến công cụ liên lạc linh hoạt, đáp ứng hàng ngàn cuộc gọi như tổng đài ảo.

Cùng khám phá vì sao đây được xem là công cụ “xương sống”, hỗ trợ làm việc từ xa một cách hiệu quả ngay cả trong mùa cao điểm thông qua bài viết sau đây.

Mùa cao điểm – phép thử khắc nghiệt cho mô hình làm việc từ xa

Thông thường vào những dịp Lễ, Sale lớn, cuối năm, khai giảng,… thời điểm mà lưu lượng cuộc gọi, tin nhắn tăng gấp 2 – 5 lần ngày bình thường, khách hàng yêu cầu phản hồi một cách chính xác, nhanh chóng, nhân sự thì quá tải và quản lý khó kiểm soát hiệu suất khi làm việc từ xa thường được xem là mùa cao điểm.

Nếu không có giải pháp hỗ trợ đắc lực như tổng đài ảo, việc bỏ lỡ nhiều cuộc gọi, thất thoát nhiều khách hàng và giảm uy tín thương hiệu là điều rất dễ xảy ra.

Tại sao tổng đài ảo được xem là nền tảng lý tưởng cho doanh nghiệp làm việc từ xa mùa cao điểm

Tổng đài ảo là hệ thống tổng đài hoạt động trên nền tảng đám mây, chỉ cần có thiết bị kết nối internet là đã có thể sử dụng. Cũng bởi ưu thế này mà mang lại nhiều lợi ích:

Chỉ cần Internet, doanh nghiệp có thể làm việc ở bất kỳ đâu

Điểm mạnh lớn nhất của tổng đài ảo có lẽ là xóa bỏ hoàn toàn giới hạn về không gian. Chỉ cần có điện thoại, máy tính, tai nghe kết nối internet, nhân viên có thể tiếp nhận, xử lý cuộc gọi như đang làm việc tại văn phòng. Vì vậy mà doanh nghiệp có thể dễ dàng điều phối nhân sự, nhất là trong mùa cao điểm cần mở rộng đội ngũ nhanh chóng.

Dễ dàng mở rộng nhân sự trong thời gian ngắn

Để đáp ứng nhu cầu tăng trưởng đột biến mùa cao điểm, việc tăng ca hoặc bổ sung nhân sự tạm thời là điều cần thiết đối với một doanh nghiệp sử dụng hệ thống tổng đài truyền thống. Tuy nhiên, với tổng đài ảo, doanh nghiệp có thể dễ dàng mở rộng quy mô tổng đài chỉ trong vài giờ mà không cần lắp đặt thêm thiết bị, không giới hạn số lượng máy nhánh, kích hoạt nhanh chóng tài khoản mà không tốn nhiều chi phí.

Phân phối cuộc gọi thông minh, giảm quá tải

Ứng dụng tính năng phân phối cuộc gọi tự động nên tổng đài ảo có khả năng chia đều cuộc gọi cho nhân viên đang online, chuyển cuộc gọi đến đúng người, đúng bộ phận, hạn chế tình trạng khách hàng chờ lâu hay bị nhỡ máy. Do đó, dù đội ngũ làm việc từ xa, mọi luồng liên lạc vẫn đảm bảo thông suốt trong mùa cao điểm.

Quản lý và giám sát nhân viên từ xa hiệu quả

Khi cho nhân viên làm việc từ xa, một trong những nỗi lo lớn nhất chính là khó kiểm soát hiệu suất. Với vấn đề này, tổng đài ảo sẽ giải quyết đơn giản bằng tính năng báo cáo số lượng cuộc gọi, tỷ lệ cuộc gọi nhỡ, thời gian xử lý cuộc gọi và ghi âm 100% cuộc gọi. Dựa trên dữ liệu này, nhà quản lý có thể theo dõi, đánh giá cũng như điều chỉnh kịp thời, đảm bảo chất lượng phục vụ cả trong mùa cao điểm.

Đồng bộ dữ liệu khách hàng theo thời gian thực

Trong khi đó, tổng đài ảo lại có chức năng hiển thị thông tin khách hàng ngay khi có cuộc gọi đến, đồng bộ lịch sử đơn hàng, tương tác, ghi chú, tích hợp CRM và hệ thống bán hàng. Vì vậy mà dù làm việc ở đâu, nhân viên vẫn có thể hoàn toàn tự tin để hiểu và tư vấn khách hàng như đang làm việc tại văn phòng.

Giữ trải nghiệm khách hàng liền mạch trong mùa cao điểm

Với khách hàng, điều họ quan tâm không phải là nhân viên làm việc ở đâu mà chính là cách làm việc chuyên nghiệp, thể hiện ở việc bắt máy nhanh, tư vấn chính xác. Đây là điều mà tổng đài truyền thống khó có thể làm được trong mùa cao điểm. Thế nhưng, tổng đài ảo thì ngược lại, khi đội ngũ chăm sóc khách hàng đang làm việc từ xa và trên nhiều địa điểm khác nhau thì vẫn đảm bảo duy trì hình ảnh một cách thống nhất và chuyên nghiệp.

Tối ưu chi phí vận hành mùa cao điểm

Nếu là tổng đài truyền thống, vào mùa cao điểm có thể tốn thêm chi phí đầu tư phần cứng, mở rộng mặt bằng. Nhưng những khoản phí này sẽ không có khi sử dụng tổng đài ảo, đặc biệt, doanh nghiệp chỉ mất phí theo nhu cầu sử dụng. Điều này vô cùng quan trọng trong mùa cao điểm, giai đoạn mà chi phí nhân sự, marketing hay phí vận hành đều tăng mạnh.

Tổng đài ảo – “trợ thủ đắc lực” cho nhiều ngành nghề mùa cao điểm

Nếu như lĩnh vực thương mại điện tử có mùa sale lớn thì ngành giáo dục có mùa tuyển sinh, ngành bất động sản có giai đoạn mở bán, ngành du lịch có mùa lễ tết, nghỉ hè, ngành bảo hiểm, ngân hàng có giai đoạn chạy chiến dịch,… Dù là doanh nghiệp nào, khi có lượng khách hàng tăng cao vào giai đoạn nhất định thì tổng đài ảo đều có thể trở thành “bạn đồng hành” hỗ trợ làm việc từ xa hiệu quả.

Vì sao doanh nghiệp nên triển khai tổng đài ảo trước mùa cao điểm?

Việc chủ động triển khai tổng đài ảo trước mùa cao điểm sẽ giúp doanh nghiệp có thời gian chuẩn bị mở rộng hạ tầng, đào tạo nhân viên, tránh việc gấp rút đột xuất làm gián đoạn dịch vụ khi nhu cầu tăng mạnh. Yếu tố vô cùng cần thiết, quyết định đến sự cạnh tranh và doanh thu cực mạnh trong giai áp lực nhất.

Tóm lại, tổng đài ảo thu hút doanh nghiệp không chỉ nằm ở việc nghe, gọi thuận tiện, mà còn ở khả năng kiểm soát hiệu suất, mở rộng linh hoạt, quản lý tập trung và tối ưu chi phí. Đặc biệt, trong mùa cao điểm, tổng đài ảo càng là chìa khóa phát huy thế mạnh việc giúp doanh nghiệp vừa chăm sóc khách hàng, vừa vận hành bền vững và hiệu quả.