Với những doanh nghiệp có mô hình làm việc từ xa nhưng vẫn muốn duy trì liên lạc hiệu quả với khách hàng, rất cần đến sự hỗ trợ của công cụ thông minh như tính năng chuyển hướng cuộc gọi từ tổng đài ảo, một ứng dụng không chỉ giữ vững hiệu suất công việc mà còn đảm bảo chất lượng dịch vụ, ngay cả khi doanh nghiệp có nhân sự làm việc từ xa.

Một số thông tin về tính năng chuyển hướng cuộc gọi

Trong hệ thống tổng đài điện thoại hay các nền tảng liên lạc hiện nay, chuyển hướng cuộc gọi được xem là một trong những tính năng vô cùng quan trọng và cần thiết, đặc biệt hữu ích với các doanh nghiệp có mô hình làm việc từ xa, đảm bảo duy trì sự kết nối trong phục vụ khách hàng kể cả khi nhân viên không có mặt tại văn phòng.

Việc chuyển tiếp cuộc gọi từ số điện thoại cố định hoặc di động đến một số khác được thiết lập sẵn có ý nghĩa, khi có cuộc gọi đến văn phòng, cuộc gọi này có thể tự động chuyển đến ứng dụng điện thoại ảo, điện thoại cá nhân hay bất kỳ thiết bị di động nào nhằm không bỏ lỡ bất kỳ một cuộc gọi nào.

Lợi ích nổi bật của chuyển hướng cuộc gọi đối với nhân viên làm việc từ xa

Một trong những lợi ích nổi bật của chuyển hướng cuộc gọi với những doanh nghiệp có mô hình làm việc từ xa phải kể đến như:

Đảm bảo tính liên tục trong giao tiếp

Nếu không có tính năng chuyển hướng cuộc gọi, chỉ cần không trực điện thoại trên văn phòng, bạn có thể bỏ lỡ bất kỳ cuộc gọi quan trọng nào. Tuy nhiên, khi ứng dụng tính năng chuyển hướng cuộc gọi, vấn đề này không còn là sự lo ngại, vì không nhất thiết phải có mặt tại bàn làm việc, ở bất kỳ địa điểm nào hoặc đang di chuyển, khách hàng, đối tác vẫn có thể liên hệ đến một cách nhanh chóng, dễ dàng.

Duy trì chất lượng dịch vụ khách hàng

Chất lượng dịch vụ là điều quan trọng để níu chân khách hàng, điều này không chỉ thể hiện ở sản phẩm tốt mà còn là phong cách phục vụ chuyên nghiệp như trả lời cuộc gọi nhanh, người phụ trách tư vấn đúng chuyên môn. Và chuyển hướng cuộc gọi được xem như là sợi dây kết nối thông minh, giúp khách hàng gặp đúng bộ phận mà họ cần, từ đó tạo nên sự chuyên nghiệp và tin cậy trong mắt khách hàng.

Tăng hiệu suất làm việc từ xa

Với tính năng chuyển hướng cuộc gọi, mọi lo lắng về bỏ lỡ thông tin quan trọng từ khách hàng hay đồng nghiệp sẽ không còn nữa. Vì lúc này, với thiết bị sẵn có trong tay, các cuộc gọi công việc đều có thể linh hoạt xử lý mọi lúc, mọi nơi.

Tiết kiệm chi phí đầu tư hạ tầng

Doanh nghiệp chỉ cần thiết lập chuyển hướng linh hoạt trên tổng đài ảo là đã có thể kết nối hiệu quả tính năng mà không cần trang bị, đầu tư nhiều máy móc, hệ thống phức tạp cho từng vị trí làm việc.

Các hình thức chuyển hướng cuộc gọi phổ biến

Chuyển hướng cuộc gọi có thể triển khai theo nhiều cách tùy thuộc vào nhu cầu, hạ tầng công nghệ như:

Chuyển hướng vô điều kiện

Là cách chuyển hướng đến số điện thoại khác với mọi cuộc gọi đến. Điều này vô cùng phù hợp với doanh nghiệp có mô hình làm việc từ xa, không cần sử dụng đến thiết bị văn phòng.

Chuyển hướng khi máy bận

Nếu số máy chính đang bận, việc chuyển cuộc gọi sang máy khác hỗ trợ là điều kiện cần để tránh làm khách hàng khó chịu vì chờ đợi cũng như không bỏ lỡ cuộc gọi quan trọng dù nhân viên tiếp nhận máy chính đang bận nghe điện thoại với khách hàng khác.

Chuyển hướng khi không trả lời

Để đảm bảo cuộc gọi luôn có người tiếp nhận, tính năng chuyển hướng khi không trả lời sau khoảng thời gian 10 – 15 giây là biện pháp “cứu cánh” cần thiết để không làm giảm trải nghiệm khách hàng.

Chuyển hướng theo khung giờ

Ở tính năng này, doanh nghiệp có thể thiết lập chuyển cuộc gọi theo một lịch cụ thể như ngoài giờ hành chính để đảm bảo khách hàng vẫn nhận được sự hỗ trợ đầy đủ khi cần.

Những ai nên sử dụng tính năng chuyển hướng cuộc gọi?

Chuyển hướng cuộc gọi là tính năng cần thiết đối với bất kỳ doanh nghiệp nào mong muốn mang đến trải nghiệm tốt nhất cho khách hàng, đồng thời là biện pháp giữ chân khách hàng, xây dựng mối quan hệ bền chặt. Đặc biệt là phù hợp với doanh nghiệp có mô hình làm việc từ xa hay nhân viên chăm sóc khách hàng thường xuyên di chuyển, quản lý, trưởng bộ phận cần nhận cuộc gọi khẩn cấp,…

Cách thiết lập chuyển hướng cuộc gọi đơn giản trên tổng đài ảo

Với các hệ thống tổng đài ảo, việc thiết lập chuyển hướng rất vô cùng linh hoạt thông qua app trên điện thoại hoặc dashboard quản trị. Doanh nghiệp có thể tận dụng lợi thế tổng đài ảo để cấu hình theo kịch bản thông minh như chuyển hướng theo nhóm nhân viên, theo ngày hay đổ chuông đồng thời nhiều thiết bị để mang đến tính năng tiện lợi, đồng thời góp phần mang đến nhiều lợi ích trong chiến lược chuyển đổi số, tối ưu vận hành doanh nghiệp.

Bên cạnh tính năng chuyển hướng cuộc gọi, tổng đài ảo còn tích hợp nhiều tính năng hữu ích như ghi âm, lưu trữ, báo cáo, CRM,… tạo nên hệ sinh thái làm việc linh hoạt, có thể tương tác, hỗ trợ khách hàng bất kỳ đâu mà không cần phụ thuộc vào địa lý.

Để đảm bảo sự gắn kết khách hàng, nâng cao hiệu quả quản lý, tính năng chuyển hướng cuộc gọi là “cầu nối” không thể thiếu giúp nhân viên có thể duy trì hiệu suất làm việc hiệu quả, không bị gián đoạn dù ở bất kỳ đâu.

Do đó, nếu doanh nghiệp đang triển khai mô hình làm việc linh hoạt, chuyển hướng cuộc gọi là tính năng không thể bỏ qua trong chiến lược số hóa, giúp thích ứng nhanh với xu hướng làm việc hiện đại.