Ai cũng ngầm hiểu tổng đài ảo là công cụ quan trọng trong việc chăm sóc khách hàng và vận hành doanh nghiệp hiệu quả. Thế nhưng, không phải ai cũng biết rõ thế mạnh của công nghệ này mang lại cho doanh nghiệp mình là gì. Nếu bạn cũng nằm trong số đó, nhất định không nên bỏ qua thông tin quan trọng được đề cập sau đây.

Doanh nghiệp nào nên sử dụng tổng đài ảo?

Tổng đài ảo là hệ thống tổng đài điện thoại hoạt động hoàn toàn trên nền tảng điện toán đám mây, giúp người dùng dễ dàng quản lý các cuộc gọi đến, cuộc gọi đi qua giao diện phần mềm đơn giản mà không cần lắp đặt thiết bị vật lý như tổng đài truyền thống.

Với nhiều tính năng hữu ích như ghi âm cuộc gọi, chuyển tiếp cuộc gọi, tính năng trả lời tự động, quản lý lịch sử, dữ liệu cuộc gọi,… Tổng đài ảo không chỉ giúp doanh nghiệp tối ưu hiệu suất làm việc mà còn dễ dàng quản lý, mở rộng quy mô và tiết kiệm chi phí.

Đặc biệt, đối với từng lĩnh vực khác nhau, tổng đài ảo sẽ càng phát huy được thế mạnh khi doanh nghiệp biết tận dụng tính năng nổi bật phù hợp với mô hình hoạt động của mình, cụ thể:

Đối với các doanh nghiệp vừa và nhỏ

Đây cũng là đối tượng hưởng lợi nhiều nhất khi ứng dụng tổng đài ảo. Bởi chi phí đầu tư thấp, doanh nghiệp vừa và nhỏ muốn tiết kiệm chi phí đầu tư ban đầu là chuyện hoàn toàn có thể vì không phải đầu tư hạ tầng phức tạp mà vẫn có thể thiết lập được hệ thống liên lạc chuyên nghiệp, giúp nâng cao hình ảnh thương hiệu, đồng thời chăm sóc khách hàng hiệu quả hơn.

Bên cạnh đó, khi công ty phát triển, doanh nghiệp sẽ dễ dàng mở rộng, thêm số nội bộ, thay đổi cấu hình, điều chỉnh luồng cuộc gọi và không cần bộ phận IT riêng để vận hành hệ thống.

Doanh nghiệp có mô hình làm việc từ xa

Làm việc từ xa hiện đang là mô hình khá xu hướng khi được nhiều doanh nghiệp áp dụng, nhất là thời điểm sau đại dịch.

Thông qua hệ thống phân phối cuộc gọi thông minh, việc ứng dụng tổng đài ảo sẽ giúp doanh nghiệp dễ dàng kết nối đồng nghiệp với nhau hoặc nhân viên với khách hàng dù ở bất kỳ nơi nào, chỉ cần có internet. Đồng thời hỗ trợ làm việc nhóm hiệu quả qua các tính năng ghi âm, hội nghị.

Doanh nghiệp đa chi nhánh

Đối với các doanh nghiệp đa chi nhánh thuộc nhiều tỉnh thành, khu vực khác nhau, tổng đài ảo càng là công cụ không thể thiếu để đóng vai trò kết nối toàn bộ hệ thống qua một nền tảng duy nhất.

Với lợi ích này, doanh nghiệp có thể dễ dàng quản lý tất cả cuộc gọi từ nhiều chi nhánh trên cùng một hệ thống, giúp giảm chi phí liên lạc nội bộ và tối ưu hoá quy trình liên lạc, hỗ trợ khách hàng một cách thống nhất.

Trung tâm chăm sóc khách hàng

Tổng đài ảo hội tụ nhiều tính năng chuyên biệt như thống kê dữ liệu, ghi âm cuộc gọi giúp đánh giá chất lượng dịch vụ dễ dàng hơn, phân phối cuộc gọi theo kỹ năng giúp tư vấn khách hàng tốt hơn,… Nhờ dữ liệu cuộc gọi rõ ràng cùng báo cáo chi tiết, việc quản lý nhân viên, khách hàng cũng trở nên dễ dàng hơn. Chính vì thế, sẽ thật thiếu sót nếu các trung tâm chăm sóc khách hàng bỏ qua công cụ chăm sóc khách hàng số một này.

Doanh nghiệp cung cấp dịch vụ

Những doanh nghiệp cung cấp dịch vụ thường xuyên cần chăm sóc, tư vấn khách hàng qua điện thoại như ngành thẩm mỹ, Spa, du lịch, giáo dục, bảo hiểm,… sẽ được hưởng lợi lớn từ tổng đài ảo.

Lý do là bởi tính năng thông minh từ tổng đài ảo như lời chào tự động sẽ góp phần tạo dựng hình ảnh chuyên nghiệp, giúp cuộc trao đổi trở nên nhanh chóng, hiệu quả cùng việc lưu trữ thông tin khách hàng một cách chính xác sẽ là nguồn tư liệu quý giá để doanh nghiệp có thể phục vụ và đồng hành lâu dài.

Cá nhân kinh doanh, chủ shop online

Dù là quy mô nhỏ, nhưng tổng đài ảo vẫn mang đến nhiều tác dụng thiết thực cho người bán hàng online trong việc nâng cao trải nghiệm khách hàng. Đặc biệt là khi đơn hàng, cuộc gọi tăng cao, tổng đài ảo sẽ giúp nhân viên tránh bỏ lỡ cuộc gọi khách hàng, tăng độ tin tưởng của khách hàng với thương hiệu, dễ theo dõi đơn hàng thông qua lịch sử tương tác được ghi lại.

Vì vậy, dù là lĩnh vực nào, việc ứng dụng tổng đài ảo đúng cách sẽ giúp doanh nghiệp, nâng cao trải nghiệm khách hàng, tối ưu hoá quy trình làm việc và tạo dựng hình ảnh chuyên nghiệp. Một lựa chọn thông minh cho giải pháp liên lạc hiện đại, hiệu quả và tiết kiệm chi phí không nên bỏ lỡ.