Cùng là phương thức liên lạc, nhưng tổng đài ảo luôn được ưa chuộng và ứng dụng rộng rãi bởi duy trì hiệu suất cao và đặc biệt là tiết kiệm chi phí hơn rất nhiều so với hệ thống tổng đài truyền thống. Tuy nhiên, làm sao để doanh nghiệp có thể tận dụng tổng đài ảo để vừa tiết kiệm chi phí, vừa nâng cao chất lượng dịch vụ? Hãy cùng khám phá chi tiết nhé.

Tiết kiệm chi phí đầu tư ban đầu

Doanh nghiệp sẽ cắt giảm được một số chi phí đầu tư hạ tầng, hệ thống dây điện thoại hay thiết bị cồng kềnh cũng như chi phí bảo trì và vận hành hiệu quả bởi tổng đài ảo hoạt động trên nền tảng đám mây, chỉ cần kết nối internet. Do đó, mà mức phí thấp hơn rất nhiều so với tổng đài truyền thống.

Tiết kiệm chi phí các cuộc gọi ra

Đối với các doanh nghiệp có đội ngũ telesales, phải liên lạc và chăm sóc khách hàng thường xuyên thì việc tốn kém chi phí là điều hiển nhiên sẽ xảy ra khi chưa ứng dụng tổng đài ảo. 

Tuy nhiên, khi sở hữu công cụ này thì doanh nghiệp có thể loại bỏ được nỗi lo chi phí cho các cuộc gọi mà vẫn yên tâm về chất lượng cuộc gọi. Nhờ ứng dụng công nghệ VoIP (truyền giọng nói qua Internet) nên tổng đài ảo góp phần giảm chi phí mạnh mẽ các cuộc gọi ra hơn rất nhiều so với tổng đài truyền thống.

Đặc biệt, các cuộc gọi nội bộ cũng hoàn toàn miễn phí, chi phí gọi ngoại mạng thì thấp hơn rất nhiều nhờ kết nối Internet. Do đó, doanh nghiệp có thể chọn gói cước linh hoạt để đảm bảo duy trì liên lạc thông suốt với ngân sách tối ưu.

Không chỉ vậy, với tính năng gọi ra tự động của tổng đài ảo còn là một ưu thế giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian hơn rất nhiều so với việc gọi thủ công, từ đó nâng cao hiệu suất làm việc của nhân viên. Thêm vào đó, việc tích hợp cùng CRM sẽ góp phần hạn chế cuộc gọi lãng phí và quản lý khách hàng tiềm năng hiệu quả.

Cắt giảm chi phí quản lý và sửa chữa

Nếu như việc vận hành hệ thống tổng đài truyền thống phải tốn kém nhiều khoản phí đầu tư lắp đặt phần cứng, thuê đội ngũ quản lý và bảo trì thì với tổng đài ảo, doanh nghiệp sẽ không phải bận tâm về mọi chi phí này mà vẫn đảm bảo hiệu suất hoạt động hiệu quả trên nền tảng đám mây. Theo đó, việc vận hành cũng như duy trì hoạt động ổn định của hệ thống sẽ luôn được đảm bảo và chịu trách nhiệm bởi nhà cung cấp.

Một ưu điểm nổi bật không thể bỏ qua chính là giao diện trực quan của tổng đài ảo giúp cho việc quản lý, kiểm soát từ xa trở nên dễ dàng hơn mà không cần đội ngũ IT chuyên biệt. Do đó mà doanh nghiệp không chỉ tiết kiệm chi phí thuê nhân sự mà còn nâng cao hiệu suất làm việc, có thời gian tập trung nhiều hơn về mảng phát triển kinh doanh thay vì xử lý các vấn đề kỹ thuật.

Không cần mua thiết bị mới

Đây cũng là lợi thế lớn nhất mà chỉ có tổng đài ảo mới có được nhờ khả năng hoạt động trên nền tảng đám mây nên không cần đầu tư vào thiết bị phần cứng đắt đỏ như điện thoại bàn, tổng đài vật lý, bộ chuyển đổi,…giống như ở tổng đài truyền thống. Thay vào đó, chỉ cần điện thoại di động, máy tính bảng, laptop hoặc PC là doanh nghiệp đã có thể thực hiện và nhận cuộc gọi dễ dàng.

Bên cạnh đó, tổng đài ảo còn tích hợp đầy đủ các tính năng như ghi âm, gọi nội bộ, chuyển cuộc gọi và hiển thị số doanh nghiệp khi gọi ra mang lại nhiều lợi ích trong việc nâng cao và cải tiến công việc hiệu quả.

Việc không phải đầu tư thiết bị mới giúp doanh nghiệp có thể tiết kiệm chi phí hiệu quả, đồng thời linh hoạt hơn trong việc mở rộng hệ thống khi doanh nghiệp phát triển.

Mở rộng chi nhánh dễ dàng

Mở rộng chi nhánh là điều mà mọi doanh nghiệp có mục tiêu phát triển lâu dài và bền vững đều hướng tới. Thế nhưng, song song với đó lại là nỗi lo lắng về bài toán chi phí và cơ sở hạ tầng. Điều này hoàn toàn đúng nếu ứng dụng tổng đài truyền thống bởi liên quan đến lắp đặt đường dây điện thoại, chi phí bảo trì, thiết bị tổng đài mới. 

Tuy nhiên, với tổng đài ảo thì ngược lại, gánh nặng về chi phí sẽ không còn là vấn đề lớn bởi việc mở rộng chi nhánh lúc này vô cùng đơn giản, dễ dàng mà không cần đầu tư lớn. Cũng bởi công cụ này hoạt động trên nền tảng đám mây nên chỉ cần một hệ thống duy nhất doanh nghiệp đã có thể kết nối các chi nhánh dễ dàng mà không cần lắp đặt phần cứng hay kéo dây điện thoại phức tạp. 

Thêm vào đó, mọi cuộc gọi nội bộ được tổng đài ảo hỗ trợ miễn phí và việc quản lý hệ thống cũng trở nên đơn giản. Vì thế mà doanh nghiệp không chỉ tiết kiệm chi phí mà còn giúp cho việc quản lý, giám sát hệ thống trở nên đơn giản, dễ dàng hơn  thông qua giao diện trực tuyến.

Ngoài tiết kiệm chi phí nhờ các yếu tố trên, tổng đài ảo còn cung cấp hàng loạt tính năng hữu ích như IVR (hệ thống trả lời tự động), chuyển hướng thông minh, ghi âm cuộc gọi và tích hợp CRM. Điều này không chỉ giúp  tối ưu trải nghiệm khách hàng mà còn nâng cao hiệu suất làm việc hiệu quả.

Nếu doanh nghiệp của bạn đang có kế hoạch mở rộng nhưng lo lắng về hệ thống liên lạc, tổng đài ảo tại Mắt Bão One chính là giải pháp tối ưu giúp bạn tiết kiệm chi phí và vận hành linh hoạt mà bạn có thể lựa chọn.