Với doanh nghiệp đa chi nhánh, làm sao để khắc phục được những hạn chế từ tổng đài truyền thống trong quản lý liên lạc khi muốn mở rộng và phát triển quy mô trong thời đại chuyển đổi số luôn là một trong những thách thức lớn. Và đáp án được lựa chọn nhiều nhất ở thời điểm này đến từ giải pháp tổng đài ảo. Sau đây là những thông tin cho thấy tầm quan trọng không thể bỏ qua từ công nghệ này.

Thách thức của doanh nghiệp đa chi nhánh trong quản lý liên lạc

Thông thường một doanh nghiệp khi muốn phát triển chi nhánh, để mở rộng quy mô không phải là điều dễ dàng vì liên quan đến chi phí, thời gian và quá trình vận hành, hoạt động.

Một trong những vấn đề thường gặp của doanh nghiệp đa chi nhánh phải kể đến như: Khách hàng không được hỗ trợ kịp thời, khách hàng gọi nhầm chi nhánh, chi phí lắp đặt, phí bảo trì cao, khó kiểm soát chất lượng tư vấn, dữ liệu khách hàng không đồng bộ, khó kiểm soát nhân viên làm việc từ xa, nhất là khi có biến động nhân sự.

Những hạn chế này ngoài ảnh hưởng trực tiếp đến trải nghiệm khách hàng, còn là nguyên nhân làm giảm hiệu quả vận hành của doanh nghiệp.

Vì sao doanh nghiệp đa chi nhánh nên sử dụng tổng đài ảo?

Nếu như tổng đài truyền thống khi muốn mở rộng quy mô phải lắp đặt thiết bị tại từng chi nhánh thì tổng đài ảo lại mở rộng vô cùng linh hoạt thông qua một hệ thống duy nhất. Cụ thể, chỉ cần có kết nối internet, hệ thống sẽ cho phép kết nối toàn bộ chi nhánh, được sử dụng chung đầu số, chung quy trình chăm sóc khách hàng, chung dữ liệu, giúp doanh nghiệp triển khai, quản lý và vận hành hiệu quả dù ở bất kỳ đâu.

1. Kết nối tập trung – quản lý đồng bộ

Như đã chia sẻ, chỉ một hệ thống duy nhất, doanh nghiệp có thể quản lý tập trung tất cả các chi nhánh. Do đó, dù cuộc gọi khách hàng ở bất kỳ đâu cũng sẽ được tổng đài ảo phân phối một cách thông minh đến đúng nhân viên, bộ phận, chi nhánh phụ trách.

Vì vậy mà mọi tình trạng cuộc gọi, chất lượng dịch vụ hay hiệu suất nhân viên, nhà quản lý đều có thể theo dõi, nắm bắt một cách chính xác theo thời gian thực mà không cần có mặt tại từng chi nhánh.

2. Tiết kiệm chi phí đầu tư và vận hành

Với tổng đài ảo, doanh nghiệp không cần tốn kém chi phí mua thiết bị phần cứng giống như tổng đài truyền thống cũng không cần đội ngũ kỹ thuật để bảo trì từng chi nhánh. Mức phí chỉ trả theo nhu cầu sử dụng thực tế nên vô cùng tiết kiệm.

Khi mở thêm chi nhánh mới, doanh nghiệp không phát sinh chi phí lắp đặt mà vẫn dễ dàng thực hiện linh hoạt bằng cách tạo thêm máy nhánh ảo đơn giản, nhanh chóng.

3. Linh hoạt mở rộng theo quy mô doanh nghiệp

Tổng đài ảo được xem là giải pháp phù hợp với cả doanh nghiệp vừa và lớn vì hệ thống có thể mở rộng linh hoạt theo quy mô doanh nghiệp. Khi doanh nghiệp có nhiều chi nhánh, tăng nhân sự và lưu lượng cuộc gọi, hệ thống sẽ mở rộng nhanh chóng mà không làm gián đoạn đến hoạt động hiện tại. Lợi thế này vô cùng hữu ích với những chuỗi cửa hàng, doanh nghiệp bán lẻ hay hệ thống y tế, giáo dục, logistics.

4. Nâng cao trải nghiệm khách hàng

Không ngẫu nhiên mà tổng đài ảo lại nhận được nhiều phản hồi tích cực về cách phục vụ khách hàng nhanh chóng, chính xác và nhất quán hơn tổng đài truyền thống dù liên hệ với chi nhánh bất kỳ nào.

Tất cả nằm ở sự tích hợp thông minh với các tính năng hiện đại như IVR (lời chào tự động), ghi âm cuộc gọi, chuyển cuộc gọi, hàng chờ cuộc gọi nhằm tránh bỏ lỡ khách hàng.

5. Hỗ trợ làm việc từ xa hiệu quả

Chỉ cần điện thoại hay máy tính có kết nối internet, nhân khi làm việc từ xa hoặc tại nhiều chi nhánh khác nhau vẫn có thể nghe, gọi như đang ngồi tại văn phòng. Ưu điểm này là lợi thế vô cùng lớn trong bối cảnh nhiều doanh nghiệp có mô hình làm việc linh hoạt và muốn tối ưu chi phí nhân sự.

Các tính năng quan trọng của tổng đài ảo cho doanh nghiệp đa chi nhánh

Doanh nghiệp sẽ kiểm soát tốt hơn hoạt động chăm sóc khách hàng cũng như tối ưu hiệu suất đội ngũ nhờ tổng đài ảo có đầy đủ các tính năng như:

– Sử dụng đầu số tổng đài thống nhất cho toàn hệ thống

– Tính năng phối cuộc gọi thông minh theo từng nhân viên, chi nhánh, khu vực

– Báo cáo, thống kê chi tiết từng chi nhánh

– Ghi âm, lưu trữ đầy đủ chính xác cuộc gọi trên cloud

– Tích hợp CRM, giúp quản lý hiệu quả thông tin khách hàng tập trung

– Quản lý máy nhánh linh hoạt trên ứng dụng hoặc web

Chính vì vậy mà tổng đài ảo hiện đang rất được ưa chuộng và ứng dụng rộng rãi trong nhiều lĩnh vực từ chuỗi cửa hàng bán lẻ, đến các doanh nghiệp, trung tâm, giáo dục,… Dù là mô hình gì cũng không thể phủ nhận vai trò “trung tâm kết nối” giữa doanh nghiệp và khách hàng của tổng đài ảo.

Tuy nhiên, để đảm bảo doanh nghiệp đa chi nhánh triển khai tổng đài ảo một cách nhanh chóng, có quá trình vận hành ổn định và tối ưu chi phí lâu dài, doanh nghiệp cần lưu ý lựa chọn đơn vị cung cấp tổng đài ảo có uy tín kinh nghiệm, có khả năng mở rộng thống, chất lượng đường truyền ổn định, luôn hỗ trợ kỹ thuật và chăm sóc khách hàng tận tâm và mức chi phí rõ ràng, minh bạch.

Như vậy, doanh nghiệp đa chi nhánh có thể yên tâm ứng dụng giải pháp tổng đài ảo như một bước đi chiến lược phát triển bền vững, tăng năng lực cạnh tranh và sẵn sàng mở rộng trong tương lai.