Nhờ hội tụ những tính năng nổi bật, tổng đài ảo không đơn giản còn là hệ thống quản lý cuộc gọi tốt mà còn góp phần tối ưu hóa quy trình làm việc và nâng cao người trải nghiệm người dùng hiệu quả, trong đó nổi bật nhất phải kể đến Voice Brandname, Gọi tự động, Tích hợp Zalo OA, và Tích hợp Teams. Cùng khám phá chi tiết hơn về 4 tính năng này thông qua bài viết dưới đây nhé!
Tính năng Voice Brandname – Uy tín đến từ nhận diện thương hiệu
Voice Brandname hay còn gọi là nhận diện thương hiệu từ giọng nói – một trong những tính năng nổi bật của tổng đài ảo có thể giúp các doanh nghiệp nâng cao uy tín của thương hiệu mình bằng cách đưa tên thương hiệu vào trong những cuộc gọi đến, vừa giúp khách hàng dễ nhận diện, vừa tạo sự chuyên nghiệp cho một doanh nghiệp.
Cụ thể, khi nhận được cuộc gọi từ tổng đài ảo, thay vì hiển thị dãy số điện thoại xa lạ, không rõ ràng, khách hàng sẽ thấy ngay tên thương hiệu của doanh nghiệp. Lấy ví dụ, một doanh nghiệp kinh doanh về giày hiệu và có sử dụng tên thương hiệu là “giày hiệu” thì khi gọi điện cho khách hàng, cái tên này sẽ hiển thị rõ ràng trên màn hình cuộc gọi đến. Lúc này khách hàng sẽ biết được nguồn gốc cuộc gọi đến từ đâu, và ra quyết định tin tưởng, bắt máy nhanh hơn.
Lợi ích:
- Tạo sự uy tín, chuyên nghiệp, giúp khách hàng yên tâm đón nhận cuộc gọi.
- Tăng nhận diện thương hiệu nhờ tên thương hiệu dễ nhớ cùng sự ấn tượng tốt về doanh nghiệp
- Giảm tỷ lệ bỏ lỡ cuộc gọi nhờ hai yếu tố nói trên
Tính năng gọi tự động – Tối ưu quy trình gọi, hỗ trợ khách hàng hiệu quả hơn
Với hệ thống tổng đài truyền thống, dù là có đội ngũ nhân viên lớn đến đâu cũng khó tránh khỏi tình trạng bỏ sót cuộc gọi hoặc khách hàng rời bỏ vì một lý do sự cố nào đó ví dụ như nghẽn mạng, khách không kiên trì chờ đợi, hỗ trợ không đúng yêu cầu,…
Đây là những tâm lý hoàn toàn dễ hiểu ở bất kỳ khách hàng nào khi nhu cầu cá nhân hóa ngày một tăng cao. Và tính năng tự động của tổng đài ảo là một trong những giải pháp có thể khắc phục được điều này, không chỉ giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, chi phí mà còn nâng cao hiệu quả công việc bởi tiếp nhận nhanh chóng những cuộc gọi đến từ khách hàng mà không cần đến thao tác thủ công từ nhân viên.
Do đó mà những tình huống như thông báo chương trình khuyến mãi, nhắc nhở lịch hẹn, hoặc giải đáp những yêu cầu của khách hàng đều được tự động thực hiện một cách chuyên nghiệp và nâng cao sự hài lòng từ khách hàng.
Lợi ích:
- Tiết kiệm thời gian, chi phí vì hệ thống tự động gọi đi mà không phải sử dụng nhân lực cho những cuộc gọi có tính chất lặp lại như thông báo, nhắc nhở.
- Nâng cao hiệu quả công việc nhờ những cuộc gọi được thực hiện nhanh chóng, đúng thời điểm, đồng thời giúp cải thiện hiệu quả chăm sóc khách hàng tốt hơn.
- Khả năng xử lý số lượng lớn cuộc gọi trong một khoảng thời gian ngắn, điều mà tổng đài truyền thống khó có thể làm được.
Tính năng tích hợp Zalo OA – Sức mạnh của sự kết nối mạng xã hội
Một trong những ứng dụng nhắn tin, giúp kết nối với khách hàng cực kỳ hiệu quả và rất phổ biến tại Việt Nam phải kể đến Zalo, đặc biệt, nếu doanh nghiệp biết tận dụng vào trong công việc sẽ mang đến một lợi thế vô cùng lớn trong việc phát triển tệp khách hàng tiềm năng.
Cụ thể là tích hợp tổng đài ảo với Zalo OA sẽ cho phép doanh nghiệp có thể nhận cũng như gửi tin nhắn trực tiếp tới khách hàng qua Zalo, mang lại từ cuộc trò chuyện cho đến lịch sử giao tiếp dễ dàng quản lý hơn bao giờ hết. Thậm chí, tính năng này còn có khả năng tự hóa một số quy trình chăm sóc khách hàng như giải đáp những câu hỏi thường gặp, nhắc nhở lịch hẹn hay gửi thông báo khuyến mãi,…
Lợi ích:
- Tiếp cận dễ dàng với lượng người dùng Zalo lớn tại Việt Nam
- Tăng tính tương tác nhờ tính năng gửi tin nhắn và phản hồi nhanh chóng các câu hỏi hoặc những yêu cầu từ khách hàng.
- Quản lý giao tiếp hiệu quả nhớ tính năng lưu trữ lịch sử tin nhắn, nhờ dữ liệu này mà quy trình chăm sóc khách hàng sẽ được cải thiện tốt hơn.
Tính năng tích hợp Teams – Giải pháp hiệu quả làm việc nhóm
Microsoft Teams là công cụ khá quen thuộc và phổ biến với tính năng làm việc nhóm được nhiều doanh nghiệp, tổ chức ứng dụng phục vụ trong những buổi họp, chia sẻ tài liệu hay quản lý công việc.
Tuy nhiên, ít ai biết được khi tích hợp tổng đài ảo với Microsoft Teams lại mang đến lợi thế to lớn trong việc giúp doanh nghiệp dễ dàng kết nối các cuộc gọi điện thoại vào chính hệ thống làm việc của mình. Điều này sẽ mang đến sự linh hoạt trong quy trình làm việc của nhân viên.
Bên cạnh đó, khi ứng dụng tổng đài ảo tích hợp Teams, nhân viên không chỉ nhận cuộc gọi từ tổng đài ảo trực tiếp trên ứng dụng Teams mà còn dễ dàng quản lý mọi cuộc gọi, ghi âm hay theo dõi lịch sử giao tiếp chỉ với một nền tảng duy nhất. Ưu thế này giúp tăng cường sự phối hợp linh hoạt giữa các bộ phận trong công ty, đồng thời giảm thiểu thời gian xử lý, quản lý cuộc gọi.
Lợi ích:
- Tăng cường làm việc nhóm, sự phối hợp cũng như giảm thiểu sự xao nhãng bởi nhiều tính năng hội tụ chỉ tại một nền tảng duy nhất.
- Quản lý cuộc gọi hiệu quả nhờ tính năng lưu trữ thông tin và lịch sử giao tiếp cụ thể.
- Tiết kiệm chi phí phần mềm bởi mọi công việc nội bộ hay giao tiếp khách hàng được thực hiện trên nền tảng duy nhất.
Như vậy với 4 những tính năng nổi bật được tích hợp vào tổng đài ảo nói trên không chỉ là giải pháp tiện ích giúp doanh nghiệp quản lý cuộc gọi mà còn là minh chứng nói lên tầm quan trọng trong việc nâng tầm trải nghiệm khách hàng và cải thiện công việc hiệu quả.
Doanh nghiệp quan tâm về giải pháp Tổng đài ảo vui lòng liên hệ trực tiếp cho Mắt Bão One theo số hotline (028) 7777 7788 hoặc website: https://matbao.one để được tư vấn và hỗ trợ nhanh nhất.
Tham khảo:
