Với khả năng tối ưu hóa, mang lại kết nối mạnh mẽ và tiết kiệm chi phí hiệu quả, trong những năm gần đây, tổng đài ảo đang dần nổi lên như một xu hướng lựa chọn hàng đầu của doanh nghiệp và tạo ra nhiều bùng nổ trong hoạt động kinh doanh.
Tổng đài điện thoại ảo và lợi ích nổi bật
Không còn những rào cản về thời gian, chi phí như tổng đài truyền thống, tổng đài ảo ra đời trở thành làn gió mới mang đến giải pháp nghe gọi đột phá cho doanh nghiệp nhờ sự tiện lợi, tiết kiệm, hiệu quả nhưng không kém phần chuyên nghiệp, có thể đánh thức tiềm năng kinh doanh và nâng tầm dịch vụ khách hàng, cụ thể:
Về sự tiện lợi, dễ dàng mở rộng: Thay vì lắp đặt các thiết bị cồng kềnh như tổng đài truyền thống, tổng đài ảo chỉ cần kết nối internet là đã có thể dễ dàng sử dụng mọi lúc mọi nơi, trên bất kỳ thiết bị nào có kết nối internet với giao diện đơn giản, dễ thao tác.
Về tiết kiệm chi phí: So với hệ thống tổng đài truyền thống, tổng đài ảo không phải tốn kém những khoản phí đầu tư và vận hành mà chỉ cần trả phí theo nhu cầu sử dụng. Vì thế mà doanh nghiệp có thể cân đối ngân sách hiệu quả với những tính năng tối ưu nhất. Chưa hết, quá trình vận hành tổng đài ảo cũng khá đơn giản, lại miễn phí liên lạc nội bộ và giảm thiểu chi phí gọi đi nên cũng góp phần giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí đáng kể.
Về tính hiệu quả: Với nhiều tính năng vượt trội như trả lời tự động, chuyển tiếp cuộc gọi thông minh, tính năng ghi âm, tích hợp CRM, báo cáo chi tiết,… Tổng đài ảo chính là giải pháp tuyệt vời để nâng cao chất lượng dịch vụ khách hàng, quản lý thông minh, từ đó tăng tỷ lệ chuyển đổi hiệu quả.
Về tính chuyên nghiệp: Tính nhanh chóng, chuyên nghiệp trong tương tác, lại thêm yếu tố SMS Brandname (Nhận diện thương hiệu) cũng là điểm cộng quan trọng của tổng đài ảo giúp doanh nghiệp tạo dựng hình ảnh đẳng cấp và uy tín trong mắt khách hàng.
Đặc biệt, khi có nhu cầu mở rộng quy mô để đáp ứng nhu cầu phát triển. Tổng đài ảo chính là công cụ linh hoạt giúp bạn thực hiện điều đó một cách nhanh chóng mà vẫn tối ưu chi phí, tiết kiệm nhân sự vận hành.
Một số tính năng nổi bật của tổng đài điện thoại ảo
Sự tích hợp của những tính năng vô cùng nổi trội là điểm mạnh khá lớn giúp tổng đài ảo phát huy lợi thế chăm sóc khách hàng và cải thiện dịch vụ một cách mạnh mẽ.
Trả lời tự động (IVR)
Có thể nói IVR chính là chìa khóa níu chân khách hàng hiệu quả, đặc biệt vô cùng cần thiết trong những trường hợp khách hàng gọi đến mà nhân viên bận hoặc vì lý do nào đó mà chưa thể bắt máy. Lúc này IVR sẽ phát huy lợi thế bằng những câu trả lời tự động, hướng dẫn khách hàng gặp đúng bộ phận để giảm thiểu thời gian chờ đợi của khách hàng và mang lại sự chuyên nghiệp hơn trong mắt khách hàng.
Quản lý khách hàng (CRM)
Dựa vào lịch sử các giao dịch hoặc thông tin tương tác khách hàng mà hệ thống CRM đã lưu trữ lại, doanh nghiệp có thể cải thiện tỷ lệ chốt sale tốt hơn, từ đó tối ưu hóa chiến lược tiếp cận khách hàng hiệu quả hơn.
Kết nối đa kênh – Tăng cường tương tác
Khách hàng hiện nay có mặt trên mọi kênh mạng xã hội, email, tin nhắn,… vì thế việc có thể tích hợp đa kênh trên một nền tảng là lợi thế to lớn để doanh nghiệp có thể dễ dàng theo dõi, quản lý và chăm sóc khách hàng một cách xuyên suốt, liền mạch để mang lại trải nghiệm tốt nhất cho họ.
Phễu chăm sóc khách hàng
Phễu chăm sóc khách hàng là một tính năng vô cùng cần thiết để doanh nghiệp có thể áp dụng những chính sách phù hợp nhất với từng nhóm khách hàng và mang lại trải nghiệm cá nhân hóa cao hơn. Cụ thể khi có tính năng này, danh sách khách hàng sẽ được sắp xếp theo thứ tự ưu tiên, khách hàng đã mua hàng, khách hàng đang phân vân, khách hàng đã xem qua sản phẩm,… Một khách hàng khi cảm thấy được quan tâm sẽ hài lòng và có xu hướng gắn kết dài lâu hơn.
Chuyển hướng cuộc gọi linh hoạt
Đây sẽ là tính năng vô cùng hiệu quả để doanh nghiệp không bỏ sót bất kỳ cuộc gọi nào dù nhân viên bận hoặc offline. Bên cạnh đó, hệ thống còn có khả năng phân tích cuộc gọi để điều phối nhân viên hoặc bộ phận phù hợp tiếp nhận cuộc gọi khách hàng.
Ghi âm cuộc gọi – Nâng cao chất lượng dịch vụ
Nếu muốn đánh giá chất lượng dịch vụ một cách khách quan và chính xác nhất, thì ghi âm vẫn là tính năng không thể bỏ qua. Việc nghe lại ghi âm không những giúp doanh nghiệp có thể lấy đó làm dữ liệu để đào tạo nhân viên và cải thiện quy trình tốt hơn mà còn giúp doanh nghiệp hiểu hơn về nhu cầu cũng như mong muốn của khách hàng để đưa ra chiến lược phù hợp nhất.
Giám sát hiệu quả hoạt động thông qua báo cáo chi tiết
Dựa vào file ghi âm và báo cáo chi tiết, hệ thống có thể giúp quản lý hiểu rõ hơn về tình hình hoạt động của nhân viên trên tổng đài để có những đánh giá chính xác về chất lượng dịch vụ, từ đó giúp quản lý hiệu quả và tăng cường dịch vụ chất lượng hơn.
Gọi nội bộ miễn phí
Đối với các bộ phận và chi nhánh trong doanh nghiệp, tổng đài ảo có thể kết nối miễn phí. Điều này vừa giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí, vừa tăng cao hiệu quả giao tiếp và chia sẻ thông tin.
Những lưu ý khi sử dụng tổng đài ảo
Để có thể ứng dụng tổng đài ảo một cách hiệu quả nhất, trước khi đăng ký dịch vụ, doanh nghiệp nên lưu ý xem xét các yếu tố sau:
Xác định nhu cầu sử dụng
Việc xác định nhu cầu sử dụng dịch vụ một cách chính xác sẽ giúp bạn tận dụng được triệt để những tính năng đột phá của tổng đài ảo như trả lời tự động, phân tích cuộc gọi, tích hợp đa kênh,…một cách hiệu quả và tiết kiệm chi phí. Do đó, hãy xác định định lượng cuộc gọi mà mục đích mà doanh nghiệp hướng tới để có những quyết định tốt nhất nhé.
Lựa chọn nhà cung cấp
Một nhà cung cấp uy tín mang lại nhiều sự lựa chọn và có các chính sách ưu đãi, điều khoản rõ ràng sẽ là địa chỉ mà bạn nên xem xét lựa chọn để đảm bảo quyền lợi cho mình.
Sử dụng và bảo trì hệ thống
Hãy cài đặt các tính năng mong muốn dựa vào nhu cầu sử dụng và đừng quên hướng dẫn nhân viên quy trình sử dụng cần thiết cũng như tiến hành vận hành hệ thống theo hướng dẫn của nhà cung cấp.
Ngoài ra, để tăng độ nhận diện thương hiệu cũng như khẳng định tính chuyên nghiệp của doanh nghiệp. Bạn có thể tham khảo việc chọn đầu số đẹp, phù hợp với thương hiệu hay các dịch vụ SMS Brandname, voice AI.
Bên cạnh đó, hãy chú ý đảm bảo các bảo mật về thông tin tài khoản, mật khẩu, nâng cấp hệ thống khi cần thiết và không ngừng theo dõi cũng như đánh giá hiệu quả sử dụng để có những cải tiến phù hợp.
Hiện nay, Mắt Bão One đang cung cấp giải pháp tổng đài ảo với các tính năng hiện đại nhằm phục vụ người dùng một cách thông minh nhưng không kém phần “tâm lý”. Điều này không chỉ mang đến trải nghiệm hài lòng cho khách hàng mà hứa hẹn sẽ là ứng dụng lý tưởng giúp doanh nghiệp đạt được những hiệu quả kinh doanh tốt nhất trong thời gian tới.
