Ngành bán lẻ không chỉ dừng lại ở việc có một cửa hàng tại vị trí đẹp và trưng bày sản phẩm bắt mắt mà còn thể hiện ở sự chuyên nghiệp, đáp ứng trải nghiệm mua sắm một cách nhanh chóng, tiện lợi và có tính cá nhân hóa trong tư vấn, chăm sóc khách hàng. Do đó, tổng đài ảo được xem là “trợ thủ đắc lực” không thể thiếu trong vận hành bán lẻ hiện đại.
Vì sao doanh nghiệp bán lẻ cần tổng đài ảo?
Tổng đài ảo là hệ thống tổng đài được vận hành trên nền tảng đám mây, chính vì vậy mà không cần lắp đặt phần cứng phức tạp như tổng đài truyền thống, tổng đài ảo vẫn đảm bảo cho phép thực hiện cuộc gọi đến, đi một cách hiệu quả chỉ cần có kết nối mạng internet.
Điều này vô cùng quan trọng và cần thiết với doanh nghiệp bán lẻ, nơi phải tiếp nhận lượng lớn cuộc gọi liên tục từ khách hàng, đối tác, nhà cung cấp hay nhân viên nội bộ. Đặc biệt, đây cũng chính là lĩnh vực rất quan trọng về sự trải nghiệm của khách hàng, chỉ cần không thực hiện tốt điều này, khách hàng có thể rời bỏ thương hiệu bất kỳ lúc nào.
Trong khi đó, ngoài trải nghiệm trực tiếp tốt thì trải nghiệm thông qua tổng đài liên lạc cũng cần phải chú trọng để tránh tình trạng khách hàng không hài lòng hoặc rời bỏ doanh nghiệp chỉ vì những lý do như:
- Bỏ lỡ cuộc gọi vì thiếu nhân sự hay chuyển cuộc gọi không đúng người, đúng bộ phận chuyên trách.
- Phản hồi chậm vì phải mất thời gian tìm kiếm thông tin, lịch sử khách hàng
- Không có đủ dữ liệu để đánh giá về hiệu suất chăm sóc khách hàng tốt nhất
- Điều phối nhân sự giữa các cửa hàng, chi nhánh không linh hoạt
Tất cả những điều trên cho thấy, việc ứng dụng tổng đài ảo là giải pháp cần thực hiện để khắc phục hạn chế trên một cách toàn diện, đồng thời nâng cao hiệu quả vận hành một cách tốt nhất.
Lợi ích nổi bật khi ứng dụng tổng đài ảo vào vận hành doanh nghiệp bán lẻ
Ngoài việc khắc phục những vấn đề trên, tổng đài ảo còn là công cụ quan trọng và cần thiết bởi mang lại nhiều lợi ích thiết thực khi ứng dụng vào vận hành doanh nghiệp bán lẻ, cụ thể:
Tiết kiệm chi phí đầu tư, vận hành
Đây là một trong những ưu điểm nổi bật và cực kỳ hữu ích đối với những công ty, doanh nghiệp nhỏ hoặc mới khởi nghiệp, muốn ứng dụng một hệ thống tổng đài chuyên nghiệp và mang lại nhiều tính năng hiệu quả trong vận hành hệ thống cửa hàng bán lẻ.
Sở dĩ, doanh nghiệp có thể tiết kiệm được chi phí đầu tư, vận hành là do ngay từ bước triển khai, doanh nghiệp đã không cần phải mua thiết bị phần cứng hay bảo trì phức tạp. Thay vào đó, chỉ cần các thiết bị có kết nối internet là đã có thể hoạt động mọi lúc mọi nơi.
Chăm sóc khách hàng 24/7
Tổng đài ảo có tích hợp tính năng trả lời tự động IVR, định tuyến cuộc gọi thông minh, ghi âm cuộc gọi . Do đó mà có thể đáp ứng việc phản hồi nhanh chóng, chăm sóc khách hàng 24/7 dù không có nhân viên hay cả ngoài giờ hành chính.
Quản lý tập trung – vận hành linh hoạt
Việc quản lý tập trung và vận hành linh hoạt của tổng đài ảo là yếu tố đặc biệt cần thiết đối với cửa hàng bán lẻ có nhiều chi nhánh. Bởi lẽ, khi có hệ thống tổng đài ảo, doanh nghiệp sẽ quản lý theo thời gian thực một cách dễ dàng nhờ toàn bộ thông tin liên hệ, dữ liệu cuộc gọi đều được đồng bộ trên hệ thống duy nhất.
Kết nối đa kênh
Sự tích hợp hoàn hảo trên nhiều nền tảng như CRM, Zalo OA, Facebook Messenger, Email… cũng là một ưu thế của tổng đài ảo, giúp tạo nên trung tâm liên lạc đa kênh cho khách hàng.
Theo dõi hiệu suất và báo cáo minh bạch
Doanh nghiệp có thể theo dõi hiệu suất và báo cáo minh bạch tổng số cuộc gọi, tỷ lệ bỏ lỡ, thời gian nghe máy hay hiệu suất từng nhân viên chăm sóc. Nhờ đó mà dễ dàng hơn trong việc đào tạo, phân công nhân sự hợp lý và điều chỉnh chiến lược chăm sóc khách hàng tốt nhất.
Làm sao để tối ưu vận hành doanh nghiệp bán lẻ với tổng đài ảo?
Trong ngành bán lẻ, sẽ có rất nhiều hạng mục kinh doanh khác nhau, ví dụ như công nghệ, thời trang, ăn uống,…Do đó, việc ứng dụng tổng đài ảo sẽ mang lại nhiều lợi ích phù hợp với từng ngành nghề khi ứng dụng trong thực tế. Lấy ví dụ cụ thể một số ngành sau:
Đối với ngành bán lẻ thời trang
Các cuộc gọi liên quan đến sản phẩm, đổi trả, khuyến mãi, giờ hoạt động,… thường chiếm số lượng lớn mỗi ngày. Vì thế mà cần ứng dụng tổng đài ảo để phân loại cuộc gọi theo đúng nội dung, chuyển đúng bộ phận tư vấn chuyên môn nhằm đáp ứng tính chuyên nghiệp, nhanh chóng và giúp khách hàng hài lòng hơn.
Đối với ngành bán lẻ, công nghệ, điện máy
Thông thường số lượng khách hàng gọi đến sẽ là tư vấn cách sử dụng hay hỏi về tình trạng bảo hành sản phẩm,… Do đó mà rất cần đến một tổng đài có thể tích hợp cùng CRM để nhân viên doanh nghiệp nắm rõ hơn về tình trạng sản phẩm khách dùng nhằm hỗ trợ kịp thời thay vì phải mất nhiều thời gian để hỏi “thủ công” qua nhiều phòng ban khác nhau.
Đối với chuỗi cửa hàng tiện lợi
Lúc này, tổng đài ảo sẽ đóng vai trò vô cùng quan trọng giúp quản lý dễ dàng gọi đến từng cửa hàng chỉ qua một số liên lạc duy nhất. Cùng với đó là tính năng định tuyến thông minh sẽ hỗ trợ đắc lực trong việc tự động chuyển cuộc gọi về đúng chi nhánh dựa trên khu vực khách hàng.
Doanh nghiệp nào nên ứng dụng tổng đài ảo?
Tổng đài ảo có một điểm mạnh dễ nhận thấy là không hoạt động riêng lẻ, nhất là khi tích hợp cùng CRM, phần mềm quản lý bán hàng, quản lý kho. Vì vậy mà doanh nghiệp bán lẻ có thể dễ dàng theo dõi toàn bộ hành vi, lịch sử khách hàng và dựa trên dữ liệu này để cá nhân hóa việc chăm sóc.
Bên cạnh đó, nâng cao trải nghiệm khách hàng từ những tin nhắn khuyến mãi, xác nhận đơn hàng một cách tự động và đo lường hiệu quả theo từ chiến dịch, vị trí cũng là những lợi thế vô cùng cần thiết đối với ngành bán lẻ, đặc biệt là những trường hợp:
- Có chuỗi cửa hàng từ 2 chi nhánh trở lên
- Có bộ phận telesales, chăm sóc khách hàng
- Chuẩn bị mở rộng quy mô, cần quản lý tập trung
- Cần theo dõi hiệu suất chăm sóc khách hàng
- Cần tích hợp chăm sóc đa kênh để phục vụ thêm mảng bán hàng online
Do đó, đến đây có thể kết luận rằng, tổng đài ảo ngoài chức năng nghe gọi còn là trung tâm vận hành thông minh trong việc tăng tốc chăm sóc khách hàng, linh hoạt triển khai, tối ưu chi phí, giúp doanh nghiệp bán lẻ nâng cao cạnh tranh trên thị trường.
Nếu bạn cũng là một doanh nghiệp bán lẻ và đang tìm kiếm một giải pháp để tăng hiệu quả vận hành nhưng vẫn tiết kiệm chi phí, thì tổng đài ảo chính là công nghệ thông minh không nên bỏ qua.
Doanh nghiệp quan tâm về giải pháp Tổng đài ảo vui lòng liên hệ trực tiếp cho Mắt Bão One theo số hotline (028) 7777 7788 hoặc website: https://matbao.one để được tư vấn và hỗ trợ nhanh nhất.
