Tổng đài điện thoại nội bộ không chỉ đáp ứng nhu cầu chăm sóc khách hàng mà còn giúp tiết kiệm chi phí và thời gian hiệu quả. Sau đây là một số thông tin cần thiết về “vũ khí bí mật” này mà các doanh nghiệp cần biết.
Tổng đài điện thoại nội bộ là gì?
Đây là một hệ thống điện thoại được kết nối cho một tổ chức hoặc doanh nghiệp nào đó nhằm quản lý cuộc gọi nội bộ, cho phép các thành viên có thể liên lạc nội bộ với nhau một cách dễ dàng.
Một số tính năng cơ bản của tổng đài điện thoại nội bộ phải kể đến như cuộc gọi, chuyển tiếp, gửi tin nhắn, giữ điện thoại hay hội nghị điện thoại. Tất cả đều cho phép kết nối và thực hiện trong phạm vi nội bộ. Theo đó, hệ thống này thường được quản lý bởi nhà cung cấp dịch vụ viễn thông hoặc cung cấp thiết bị, phần mềm điện thoại.
Hình thức triển khai tổng đài điện thoại nội bộ
Tổng đài điện thoại này có nhiều dạng triển khai khác nhau như hệ thống điện thoại có dây, không dây hoặc kết hợp cả hai. Bên cạnh đó, tổng đài điện thoại nội bộ này có có thể hoạt động trên cơ sở PSTN – công nghệ truyền thông cổ điển hoặc công nghệ IP nhằm truyền tải dữ liệu âm thanh qua mạng internet. Từ đó, tạo ra hệ thống liên lạc hiệu quả, góp phần hỗ trợ tổ chức hoặc doanh nghiệp trong khâu tương tác nội bộ dễ dàng.
Một số tính năng của tổng đài điện thoại nội bộ
Gọi nội bộ
Đây là tính năng đầu tiên cần nhắc đến khi nói về tổng đài điện thoại nội bộ. Theo đó, số điện thoại nội bộ sẽ giúp các nhân viên trong một tổ chức hay một doanh nghiệp có thể gọi cũng như nhân cuộc gọi từ nhau mà không cần phải sử dụng số điện thoại công cộng.
Chuyển tiếp cuộc gọi
Tổng đài nội bộ sẽ cho phép chuyển tiếp cuộc gọi đến nhân viên khác trong cùng một doanh nghiệp hoặc đến một hộp thư thoại để lại tin nhắn khi nhân viên mà cuộc gọi hướng tới không thể trả lời ngay lập tức.
Giữ cuộc gọi
Tính năng này thường được sử dụng khi nhân viên muốn tạm dừng cuộc gọi để truy cập thông tin hay hỏi ý kiến người khác để lấy thông tin cung cấp cho người nghe. Nếu áp dụng tính năng này, cuộc gọi sẽ được giữ và nhân viên có thể thực hiện những tác vụ khác.
Tổng đài điện thoại nội bộ phù hợp với doanh nghiệp nào?
Với những tính năng mà tổng đài điện thoại nội bộ hiện có, các quy mô doanh nghiệp lớn nhỏ đều có thể ứng dụng nhằm phù hợp với nhu cầu và mục đích hoạt động của doanh nghiệp.
Đối với doanh nghiệp vừa và nhỏ: Hệ thống tổng đài điện thoại nội bộ sẽ giúp cung cấp những tính năng liên lạc cơ bản như chuyển tiếp cuộc gọi, ghi âm cuộc gọi, xem trạng thái sẵn có của nhân viên, hội nghị.
Đối với doanh nghiệp nhiều chi nhánh: Hệ thống này cũng cho phép kết nối các nhân viên, văn phòng từ xa thông qua mạng nội bộ hoặc mạng internet, để tạo ra hệ thống liên lạc hợp nhất.
Đối với các doanh nghiệp cung cấp dịch vụ như: nhà hàng, khách sạn, cũng có thể quản lý hay điều phối cuộc gọi từ khách hàng bằng cách tận dụng hệ thống tổng đài điện thoại nội bộ nhằm cung cấp dịch vụ cũng như tăng cường trải nghiệm khách hàng tốt hơn.
Đối với các doanh nghiệp quốc tế: Hệ thống tổng đài nội bộ cho phép liên lạc hiệu quả giữa các nhân viên, bộ phận văn phòng ở các quốc gia khác nhau, nhằm giảm chi phí gọi điện quốc tế nhưng vẫn đảm bảo tăng cường hiệu quả phối hợp và làm việc nhóm.
Đối với nghiệp thuộc lĩnh vực bán lẻ, tài chính, bất động sản: Việc tận dụng hệ thống tổng đài điện thoại nội bộ sẽ giúp doanh nghiệp dễ dàng quản lý cuộc gọi từ khách hàng cũng như tư vấn dịch vụ.
Tổng đài ảo – Hệ thống tổng đài điện thoại nội bộ tiết kiệm nhất hiện nay
Tổng đài ảo được xem là một ứng dụng cải tiến từ tổng đài nội bộ doanh nghiệp với những lợi ích vượt trội hơn hẳn so với tổng đài truyền thống bởi những lý do sau:
Tiết kiệm chi phí
Do tổng đài hoạt động dựa trên điện toán đám mây, chỉ cần mạng internet là có thể truyền dữ liệu âm thanh, điều này giúp giảm thiểu chi phí liên lạc, rất tiện lợi cho các doanh nghiệp thường xuyên kết nối, đặc biệt có những cuộc gọi kéo dài thời gian hay cuộc gọi quốc tế.
Linh hoạt và di động
Với tính linh hoạt, tổng đài điện thoại nội bộ này cho phép nhân viên truy cập vào hệ thống dù là đang ở đâu hay bất kỳ thời điểm nào chỉ cần có internet và thiết bị điện thoại hay máy tính bảng là có thể thực hiện. Rất phù hợp khi các doanh nghiệp có mô hình làm việc từ xa hoặc phải thường xuyên di chuyển.
Tích hợp đa kênh
Ngoài tính năng gọi, sử dụng tổng đài ảo còn có thể gọi video, gửi tin nhắn thoại, tin nhắn văn bản, thậm chí chia sẻ tệp tin cũng như hội nghị trực tuyến đều được. Những tính năng này hứa hẹn sẽ tạo ra một trải nghiệm liên lạc tổng đài điện thoại nội bộ đa kênh cho nhân viên, mang đến hiệu quả tương tác cao.
Tích hợp ứng dụng
Đây là một trong những ưu thế mà hầu hết doanh nghiệp nào cũng mong muốn có được. Với khả năng tích hợp nhiều ứng dụng trong doanh nghiệp vào tổng đài ảo như hệ thống CRM, chat, email cùng các công cụ quản lý dự án. Doanh nghiệp sẽ tạo ra một quy trình làm việc chuyên nghiệp, nâng cao hiệu suất công việc hiệu quả.
Tính linh hoạt và mở rộng
Sử dụng tổng đài ảo, doanh nghiệp có thể dễ dàng mở rộng hệ thống chỉ bằng những thao tác thêm, bớt số lượng vào phần mềm một cách linh hoạt thay vì phải lo lắng về chi phí hay cơ sở hạ tầng phức tạp.
Qua thông tin trên, có thể thấy tổng đài điện thoại nội bộ đóng vai trò quan trọng với doanh nghiệp. Tuy nhiên, hiện nay có khá nhiều hình thức triển khai tổng đài này. Vì vậy, việc lựa chọn đúng tổng đài điện thoại, cụ thể là tổng đài ảo sẽ mang đến hiệu quả cao lại tiết kiệm thời gian và chi phí nguồn lực.
Doanh nghiệp quan tâm về giải pháp Tổng đài ảo vui lòng liên hệ trực tiếp cho Mắt Bão One theo số hotline (028) 7777 7788 hoặc website: https://matbao.one để được tư vấn và hỗ trợ nhanh nhất.
