Nhờ khả năng triển khai nhanh, tiết kiệm chi phí và có tính linh hoạt, tổng đài ảo ngày càng được nhiều doanh nghiệp lựa chọn. Song song những lợi ích rõ ràng, vẫn có không ít hiểu lầm về độ ổn định của tổng đài ảo – lý do khiến nhiều doanh nghiệp còn băn khoăn e ngại khi chuyển đổi từ tổng đài truyền thống.
Vậy đâu là những hiểu lầm phổ biến về độ ổn định của tổng đài ảo và làm sao để có cách nhìn nhận đúng đắn hơn trước khi lựa chọn giải pháp này, cùng tìm hiểu chi tiết qua nội dung sau đây.
Vì sao nhiều doanh nghiệp lo ngại về độ ổn định của tổng đài ảo?
Tổng đài ảo là hệ thống tổng đài hoạt động trên nền tảng điện toán đám mây, không cần lắp đặt thiết bị phần cứng tại văn phòng. Mọi dữ liệu cũng như cuộc gọi đều được xử lý thông qua hệ thống máy chủ cloud của nhà cung cấp. Chính vì vậy, không ngạc nhiên khi nhiều doanh nghiệp mới tiếp xúc tổng đài ảo lần đầu lại có những lo ngại về độ ổn định vì phần lớn phụ thuộc vào internet, cụ thể:
Hiểu lầm 1: Tổng đài ảo không ổn định vì phụ thuộc vào internet
Có không ít doanh nghiệp cho rằng, một khi internet chập chờn, toàn bộ hệ thống tổng đài sẽ ngừng hoạt động.
Thực tế:
Dù tổng đài ảo sử dụng internet nhưng yêu cầu băng thông không quá cao mà chỉ cần đường truyền ổn định, độ trễ thấp nên chất lượng cuộc gọi sẽ được đảm bảo.
Chưa kể đến, doanh nghiệp có thể sử dụng nhiều đường truyền internet dự phòng hoặc kết hợp 4G/5G khi cần hay có thể ưu tiên băng thông cho VoIP nên hoàn toàn có thể kiểm soát được độ ổn định của tổng đài ảo.
Hiểu lầm 2: Tổng đài ảo dễ bị gián đoạn hơn tổng đài truyền thống
Nhiều người cho rằng, vì tổng đài truyền thống có thiết bị, dây nối nên độ ổn định cao hơn so với tổng đài ảo chạy trên cloud.
Thực tế:
Tổng đài truyền thống lại phụ thuộc rất nhiều vào nguồn điện, thiết bị phần cứng, điều kiện môi trường. Nếu hỏng card, mất điện hay gặp sự cố về phần cứng, có thể ngừng hoạt động toàn bộ hệ thống. Trong khi đó, tổng đài ảo vận hành trên hệ thống máy chủ cloud có nguồn điện dự phòng, dữ liệu được sao lưu liên tục, khi có sự cố sẽ tự động chuyển hướng nên tổng đài ảo thậm chí còn ổn định hơn tổng đài truyền thống khi xét về khả năng dự phòng hay phục hồi.
Hiểu lầm 3: Tổng đài ảo hay bị trễ, rè, mất tiếng
Có thể do đã từng trải nghiệm VoIP kém chất lượng trong quá khứ nên không ít doanh nghiệp cho rằng, tổng đài ảo cũng gặp tình trạng này.
Thực tế:
So với trước đây, công nghệ VoIP hiện đại đã phát triển rất xa với codec âm thanh tiên tiến, hạ tầng mạng tối ưu, hệ thống xử lý tín hiệu thông minh nên không có tình trạng tổng đài ảo hay bị trễ, rè, mất tiếng, ngược lại rất rõ ràng và ổn định, thậm chí chất lượng tốt hơn rất nhiều so với tổng đài truyền thống trong mọi trường hợp.
Hiểu lầm 4: Mất internet là mất toàn bộ tổng đài
Một hiểu lầm cực kỳ phổ biến khiến nhiều doanh nghiệp còn e dè khi chuyển sang tổng đài ảo.
Thực tế:
Nếu internet gặp sự cố, nhân viên hoàn toàn có thể chuyển sang mạng 4G/5G, nhận cuộc gọi qua app trên điện thoại di động, cuộc gọi vẫn được định tuyến thông minh. Điều này khó có thể làm được ở tổng đài truyền thống, bởi một khi tổng đài truyền thống đứt line, mất điện, hệ thống gần như ngưng hoàn toàn.
Hiểu lầm 5: Tổng đài ảo không phù hợp với doanh nghiệp lớn
Nhiều người cho rằng tổng đài ảo không phù hợp với doanh nghiệp lớn mà chỉ phù hợp với doanh nghiệp nhỏ hoặc startup.
Thực tế:
Đã có rất nhiều doanh nghiệp lớn, sàn thương mại điện tử, ngân hàng tài chính, trung tâm chăm sóc khách hàng quy mô lớn đang sử dụng tổng đài ảo và hoàn toàn hài lòng bởi khả năng chịu tải cao, mở rộng linh hoạt và phân phối cuộc gọi thông minh của tổng đài ảo. Đặc biệt, mọi nhu cầu vận hành lớn và phức tạp, công nghệ này hoàn toàn đáp ứng được.
Hiểu lầm 6: Tổng đài ảo không an toàn, dễ mất dữ liệu
Đây cũng là nguyên nhân khiến doanh nghiệp lo lắng về độ ổn định lâu dài.
Thực tế:
Chỉ cần chọn đúng nhà cung cấp tổng đài ảo uy tín, bạn hoàn toàn yên tâm về khâu mã hoá dữ liệu, sao lưu ghi âm, lịch sử cuộc gọi và phân quyền truy cập rõ ràng.
Vì vậy mà đảm bảo toàn bộ dữ liệu đều được lưu trữ an toàn trên cloud thay vì lưu trữ tại chỗ, từ đó tránh được rủi ro mất mát cao.
Hiểu lầm 7: Tổng đài ảo khó sử dụng và khó quản lý
Hệ thống chạy trên cloud phức tạp, dễ gây lỗi, khó vận hành cũng là hiểu lầm của nhiều người khi nhắc đến tổng đài ảo.
Thực tế:
Tổng đài ảo được thiết kế trực quan trên giao diện web với thao tác đơn giản, theo dõi realtime. Do đó, quá trình giám sát hay xử lý sự cố vô cùng nhanh chóng, minh bạch hơn rất nhiều so với tổng đài truyền thống.
Hiểu lầm 8: Tổng đài ảo chỉ ổn định khi sử dụng ít người
Nhiều doanh nghiệp cho rằng, tổng đài ảo ổn định là khi sử dụng ít người, một khi số lượng nhân viên tăng lên, tình trạng quá tải dẫn đến tình trạng không ổn định xảy ra.
Thực tế:
Tổng đài ảo hoạt động trên nền tảng điện toán đám mây nên có khả năng mở rộng tài nguyên tự động, phân phối cuộc gọi thông minh và hạn chế nghẽn line. Chỉ cần nhà cung cấp có hạ tầng tốt, kể cả giờ cao điểm, hệ thống vẫn đảm bảo tốt về ổn định.
Như vậy, một lần nữa có thể khẳng định, tổng đài ảo hoàn toàn ổn định, thậm chí còn linh hoạt và an toàn hơn rất nhiều so với tổng đài truyền thống nếu sử dụng hạ tầng đạt chuẩn và triển khai đúng cách. Thường những hiểu lầm trên chủ yếu xuất phát từ việc thiếu thông tin cập nhật hoặc trải nghiệm công nghệ cũ không tốt. Do đó, nếu doanh nghiệp có ý định chuyển đổi phương thức liên lạc qua tổng đài ảo, có thể yên tâm triển khai để tận dụng tối đa lợi ích mà giải pháp này mang lại trong quá trình vận hành, chăm sóc khách hàng.
