Trong chiến lược vận hành của các doanh nghiệp, một yếu tố không thể thiếu chính là việc xây dựng hệ thống chăm sóc khách hàng. Trước hai sự lựa chọn phổ biến là tổng đài ảo và tổng đài vật lý, nhiều doanh nghiệp vẫn không khỏi băn khoăn đâu là giải pháp tối ưu nhất về mặt chi phí. Để có thể lựa chọn giải pháp phù hợp nhất với ngân sách của mình nhưng vẫn đáp ứng về mặt hiệu quả triển khai, sau đây là một số so sánh cơ bản chi phí giữa tổng đài ảo và tổng đài vật lý.

Một vài thông tin tổng quan về tổng đài ảo và tổng đài vật lý

Tổng đài vật lý: Đây là hệ thống thống tổng đài cần phải lắp đặt trực tiếp nhiều thiết thị máy móc, phần cứng tại doanh nghiệp như máy chủ, dây cáp, thiết bị chuyển mạch, điện thoại bàn. Do đó mà rất cần đến đội ngũ kỹ thuật viên để vận hành cũng như bảo trì thường xuyên.

Tổng đài ảo: Khác với tổng đài vật lý, tổng đài ảo là giải pháp vô cùng tiện lợi khi hệ thống được vận hành và lưu trữ trên nền tảng đám mây. Điều này có nghĩa, doanh nghiệp chỉ cần kết nối internet là đã có thể hoàn toàn sử dụng thông qua phần mềm hoặc điện thoại IP thay vì đầu tư thiết bị phần cứng phức tạp.

So sánh chi phí giữa tổng đài ảo và tổng đài vật lý

Chi phí đầu tư ban đầu: Để hệ thống có thể đi vào hoạt động, tổng đài vật lý cần đầu tư lớn cho thiết bị phần cứng cũng như hạ tầng bao gồm chi phí thiết bị phần cứng như điện thoại, server, thiết bị chuyển mạch,… Trong khi đó, tổng đài ảo có thể tối thiểu được việc đầu tư này, thậm chí không cần thiết vì chỉ cần phần mềm và mạng internet.

Chi phí bảo trì và vận hành: Hệ thống tổng đài vật lý muốn đảm bảo hoạt động tốt yêu cầu kỹ thuật viên cần bảo trì cũng như vận hành hệ thống thường xuyên. Trong khi đó doanh nghiệp ứng dụng tổng đài ảo không cần phải lo lắng điều này vì nhà cung cấp sẽ chịu trách nhiệm toàn bộ việc này.

Chi phí mở rộng: Khi doanh nghiệp sử dụng hệ thống tổng đài vật lý muốn phát triển quy mô hay mở rộng số lượng nhân viên thì cần phải nâng cấp tổng đài, việc này khá phức tạp và tốn kém chi phí cũng như mất thời gian hơn rất nhiều so với tổng đài ảo.

Do đó, nếu so sánh tổng đài ảo với tổng đài vật lý trong cùng một thời gian hoạt động và có quy mô giống nhau thì ứng dụng tổng đài ảo là giải pháp tiết kiệm 60% chi phí so với tổng đài vật lý.

Những yếu tố khác ngoài chi phí cần cân nhắc

Mặc dù chi phí luôn là yếu tố quan trọng để doanh nghiệp có thể xem xét và đưa ra quyết định đầu tư hệ thống tổng đài phù hợp. Thế nhưng, bên cạnh đó, doanh nghiệp cũng nên cân nhắc thêm nhiều yếu tố khác như khả năng mở rộng, tính ổn định, mức độ bảo mật và tích hợp với các hệ thống quản lý,… khi lựa chọn tổng đài ảo để đảm bảo việc ứng dụng trong thực tế mang lại hiệu quả tốt nhất.

Tổng đài vật lý điểm mạnh và hạn chế: 

Ưu điểm lớn nhất là không cần phụ thuộc vào internet vẫn đảm bảo việc liên lạc liên tục, không lo lắng các vấn đề sự cố về mạng, dữ liệu thông tin khách hàng được bảo mật nội bộ. 

Tuy nhiên, tổng đài vật lý lại có chi phí lắp đặt cũng như bảo trì khá cao, không thể phục vụ khách hàng xuyên suốt khi nhân viên không có mặt tại văn phòng, giờ ngoài hành chính hoặc khi có quá nhiều khách hàng gọi tới cùng một lượt dẫn đến bị nghẽn mạng, máy bận liên tục. Bên cạnh đó, doanh nghiệp khi muốn mở rộng phát triển cũng khá phức tạp, khó khăn và mất nhiều thời gian chi phí, luôn đòi hỏi cần có đội ngũ kỹ thuật riêng để vận hành.

Tổng đài ảo điểm mạnh và hạn chế: 

Với tổng đài ảo thì ngược lại, có thể khắc phục được những hạn chế mà tổng đài vật lý gặp phải. Đặc biệt, đây lại là tổng đài đáp ứng khả năng linh hoạt, dễ dàng tích hợp với CRM cũng như phù hợp với các mô hình doanh nghiệp hiện đại. Vì thế mà tổng đài ảo luôn được xem là giải pháp tiết kiệm chi phí, giúp doanh nghiệp có thể mở rộng nhanh chóng theo quy mô hoạt động. 

Có thể nói, nhược điểm duy nhất của tổng đài ảo chính là đường truyền internet cũng như chất lượng của nhà cung cấp dịch vụ. Tuy nhiên, đây không phải là vấn đề quá lớn, nếu chọn đúng nhà cung cấp uy tín chất lượng, hoàn toàn có thể xử lý được việc này.

Nên chọn tổng đài ảo hay tổng đài vật lý?

Tùy thuộc vào đặc thù, quy mô hoạt động cũng như định hướng phát triển của từng doanh nghiệp mà có thể phù hợp ứng dụng tổng đài ảo hay tổng đài vật lý.

Đối với các doanh nghiệp lớn, sẵn sàng đầu tư chi phí ban đầu lớn và không quá quan trọng trong việc chăm sóc khách hàng hay mở rộng kinh doanh về sau thì có thể ứng dụng tổng đài vật lý.

Nếu doanh nghiệp hướng đến sự linh hoạt, tiết kiệm và dễ quản lý, dễ triển khai, phù hợp với xu hướng làm việc từ xa – tổng đài ảo chắc chắn sẽ là lựa chọn không thể bỏ qua. 

Doanh nghiệp quan tâm về giải pháp Tổng đài ảo vui lòng liên hệ trực tiếp cho Mắt Bão One theo số hotline (028) 7777 7788 hoặc website: https://matbao.one để được tư vấn và hỗ trợ nhanh nhất.