Doanh nghiệp càng chú trọng đến trải nghiệm khách hàng thì càng không thể thiếu giải pháp quản lý, chăm sóc khách hàng chuyên nghiệp từ tổng đài ảo. Vậy giữa hình thức miễn phí và trả phí, đâu mới thực sự là lựa chọn tốt nhất để vừa đáp ứng nhu cầu vận hành, vừa tiết kiệm chi phí lâu dài. Thông tin dưới đây sẽ là đáp án chính xác nhất dành cho bạn.

Thông tin chung về tổng đài ảo miễn phí và trả phí

Tổng đài ảo là hệ thống hoạt động trên nền tảng điện toán đám mây, có thể gọi đi và nhận cuộc gọi mọi lúc, mọi nơi mà không cần lắp đặt thiết bị phần cứng cồng kềnh như tổng đài truyền thống.

Điểm hay của tổng đài ảo là khả năng quản lý nhiều máy nhánh cùng lúc, đồng thời báo cáo, ghi âm, phân tích cuộc gọi một cách thông minh. Đặc biệt, có thể kết nối với CRM, phần mềm quản lý khách hàng chuyên nghiệp hiện nay.

Tổng đài ảo hiện nay có hai hình thức để lựa chọn là tổng đài ảo miễn phí và tổng đài ảo trả phí.

– Đối với tổng đài ảo miễn phí:

Là dịch vụ mà các nhà cung cấp đưa ra mục đích để doanh nghiệp chưa từng sử dụng tổng đài ảo có thể trải nghiệm, dùng thử dịch vụ. Vì vậy mà doanh nghiệp được ứng dụng hệ thống tổng đài cơ bản mà không phải mất phí thuê bao hàng tháng.

Điểm này vô cùng có lợi đối với cá nhân hay các startup nhỏ cần tiết kiệm chi phí. Tuy nhiên, miễn phí sẽ thường đi kèm về quy mô cũng như giới hạn sử dụng các tính năng nhất định.

– Đối với tổng đài ảo trả phí:

Là dịch vụ mà doanh nghiệp khi ứng dụng tổng đài ảo cần trả phí định kỳ theo tháng hoặc năm tùy vào nhu cầu sử dụng.

Với hình thức này, doanh nghiệp có thể sử dụng đầy đủ các tính năng nâng cao của tổng đài ảo và luôn yên tâm về sự ổn định của hệ thống, chính sách bảo mật, khả năng mở rộng linh hoạt cũng như được hỗ trợ kỹ thuật chuyên nghiệp.

Cũng chính lợi thế này mà các doanh nghiệp vừa và lớn hay các công ty chú trọng về yếu tố chăm sóc khách hàng luôn ưu tiên lựa chọn.

So sánh chi tiết sự khác nhau giữa tổng đài ảo miễn phí và trả phí

1. Về chi phí sử dụng

– Tổng đài ảo miễn phí giúp doanh nghiệp tiết kiệm phí thuê bao nhưng vẫn phát sinh phí cước gọi. Tuy nhiên, nhìn chung vẫn phù hợp với đơn vị có ngân sách hạn chế.

– Tổng đài ảo trả phí thường sẽ có phí theo tháng hoặc theo năm tùy vào nhu cầu doanh nghiệp đăng ký sử dụng. Chi phí sẽ phụ thuộc vào tính năng, số lượng máy nhánh. Tuy nhiên, nếu doanh nghiệp có mục tiêu phát triển dài hạn, đây chính là cách tối ưu chi phí vô cùng hiệu quả.

Nhận xét chung: Tổng đài ảo miễn phí sẽ có lợi thế khi chỉ nhìn vào chi phí ban đầu. Xét về lâu dài tổng đài ảo trả phí vẫn là sự lựa chọn tiết kiệm phù hợp.

2. Về tính năng

Tính năng sử dụng của tổng đài ảo cũng là điểm khác biệt lớn nhất giữa hai loại hình.

– Tổng đài ảo miễn phí thường chỉ có tính năng nghe gọi cơ bản, số máy nhánh bị giới hạn, ít hoặc không có IVR, hạn chế hoặc không ghi âm cuộc gọi.

– Tổng đài ảo trả phí cung cấp tính năng ghi âm 100%, IVR chuyên nghiệp, phân phối cuộc gọi thông minh, tích hợp API, CRM, chatbot, báo cáo chi tiết theo thời gian thực.

Nhận xét chung: Doanh nghiệp dễ dàng kiểm soát và tối ưu hiệu suất chăm sóc khách hàng tốt hơn nhiều từ tổng đài ảo trả phí.

3. Về độ ổn định, chất lượng cuộc gọi

– Tổng đài ảo miễn phí thường phụ thuộc nhiều vào hạ tầng chung, chất lượng cuộc gọi không đồng đều và dễ bị gián đoạn.

– Tổng đài ảo trả phí thường được cam kết về chất lượng với âm thanh ổn định, rõ ràng, tránh tình trạng rớt cuộc gọi. Đây là điều vô cùng quan trọng, nhất là đối với doanh nghiệp thường xuyên giao tiếp với khách hàng.

4. Về khả năng mở rộng

– Tổng đài ảo miễn phí thường giới hạn người dùng nên không phù hợp với quy mô lớn cũng như khó mở rộng khi doanh nghiệp phát triển.

– Tổng đài ảo trả phí có thể thêm máy nhánh dễ dàng, không giới hạn mở rộng nên vô cùng phù hợp với doanh nghiệp tăng trưởng nhanh.

5. Về hỗ trợ kỹ thuật

– Tổng đài ảo miễn phí thường có mức độ hỗ trợ chậm, đa phần doanh nghiệp phải tự xử lý.

– Tổng đài ảo trả phí thường có đội ngũ hỗ trợ chuyên nghiệp 24/7, giúp xử lý nhanh khi có sự cố.

6. Về bảo mật dữ liệu

– Tổng đài ảo miễn phí thường có mức độ bảo mật cơ bản và không cam kết rõ ràng về dữ liệu.

– Tổng đài ảo trả phí được mã hoá dữ liệu, luôn tuân thủ tiêu chuẩn bảo mật. Vì vậy mà vô cùng phù hợp đối với những doanh nghiệp cần bảo mật thông tin khách hàng.

Vậy nên chọn tổng đài ảo miễn phí hay trả phí?

Tuỳ thuộc vào mục tiêu, quy mô mà doanh nghiệp có thể lựa chọn hình thức phù hợp:

Tổng đài ảo miễn phí thường là sự lựa chọn tạm thời phù hợp với những cá nhân, startup mới thành lập có ngân sách hạn chế, nhu cầu cơ bản, cần trải nghiệm mô hình chăm sóc khách hàng mới trước khi nâng cấp, chuyển sang hình thức sử dụng tổng đài ảo trả phí.

Tổng đài ảo trả phí sẽ phù hợp với doanh nghiệp vừa và lớn, doanh nghiệp bán hàng, telesales, trung tâm chăm sóc khách hàng,… có mục tiêu hướng đến phát triển lâu dài, muốn vận hành ổn định, có nhu cầu sử dụng nhiều tính năng thông minh của tổng đài ảo để tối ưu quy trình vận hành và nâng cao hình ảnh chuyên nghiệp trong mắt khách hàng.

Tóm lại, chỉ cần xác định đúng nhu cầu, mục đích, chọn đúng loại tổng đài sẽ không chỉ giúp tiết kiệm chi phí mà còn nâng cao trải nghiệm khách hàng, giúp tăng hiệu quả kinh doanh trong dài hạn.