Tổng đài ảo ra đời không chỉ mang đến làn gió mới về hệ thống liên lạc mà còn là giải pháp tiết kiệm chi phí và nâng cao hiệu quả giao tiếp với khách hàng. Đó chính là một trong những ưu thế mang lại nhiều sự thay đổi tích cực cho doanh nghiệp trong hành trình mở rộng và phát triển bền vững trước thực trạng cạnh tranh như hiện nay.

Tổng đài ảo – xu hướng liên lạc được lựa chọn nhiều hiện nay

Không giống như tổng đài truyền thống, tổng đài ảo là một hệ thống hoạt động trên nền tảng đám mây, giúp doanh nghiệp thực hiện cũng như quản lý cuộc gọi dễ dàng thông qua kết nối internet thay vì lắp đặt phần cứng phức tạp. Với ưu thế này, dù khách hàng ở bất kỳ đâu, nhân viên vẫn có thể dễ dàng tiếp cận bằng những cuộc gọi, tư vấn và chăm sóc khách hàng, từ đó giúp cho quy trình làm việc được tối ưu hơn.

Điểm thu hút đặc biệt của công nghệ này chính là hàng loạt tính năng thông minh được tích hợp dễ dàng như IVR (hệ thống trả lời tự động), báo cáo, quản lý, ghi âm cuộc gọi hay CRM,… để cải thiện trải nghiệm khách hàng, mang lại năng suất làm việc hiệu quả hơn.

Đặc biệt, thêm một ưu thế giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian và nguồn lực chính là việc triển khai nhanh chóng cũng như không yêu cầu bảo trì phức tạp. Nhờ tính linh hoạt cùng chi phí tối ưu mà tổng đài ảo ngày càng được ưa chuộng và trở thành xu hướng lựa chọn của rất nhiều doanh nghiệp hiện nay.

Sự thay đổi của doanh nghiệp khi ứng dụng tổng đài ảo

Thay đổi trong phong cách phục vụ khách hàng, giúp doanh nghiệp tiết kiệm được nhiều khoản phí đáng kể và nâng cao sự uy tín, chuyên nghiệp của doanh nghiệp là những điểm nổi bật mà tổng đài ảo có thể mang lại trong quá trình ứng dụng, cụ thể:

Thay đổi trong cách phục vụ khách hàng

Một trong những yếu tố then chốt quyết định đến sự thành công của doanh nghiệp trong môi trường kinh doanh hiện đại phải kể đến trải nghiệm khách hàng. Khi ứng dụng tổng đài ảo, mọi cách thức phục vụ khách hàng có sự thay đổi rõ rệt hơn hẳn so với tổng đài truyền thống. Đó là sự chuyên nghiệp, nhanh chóng và không kém phần hiệu quả.

Điều này thể hiện ở sự kết nối ổn định không bị gián đoạn khi giao tiếp với khách hàng. Thêm ưu thế trả lời tự động của hệ thống IVR và chuyển hướng thông minh đến đúng nhân viên tư vấn, bộ phận chuyên môn tiếp nhận cuộc gọi, giúp giảm thời gian chờ đợi và tăng mức độ hài lòng từ khách hàng

Chưa hết, tổng đài ảo còn có tính năng ghi âm, báo cáo, những công cụ có thể hỗ trợ đắc lực cho doanh nghiệp trong việc theo dõi chất lượng dịch vụ và cải thiện quy trình hỗ trợ khách hàng tốt hơn.

Ngoài ra, việc tích hợp dễ dàng với các phần mềm CRM cũng là lợi thế to lớn của tổng đài ảo, giúp nhân viên có thể nắm bắt thông tin khách hàng nhanh chóng ngay khi nhận cuộc gọi. Điều này vừa góp phần tối ưu hóa quy trình làm việc vừa tạo ra trải nghiệm cá nhân hóa cho khách hàng.

Tiết kiệm chi phí nhưng nâng cao hiệu quả công việc

Tối ưu chi phí nhưng vẫn đảm bảo hiệu quả trong quá trình vận hành là điều mà doanh nghiệp nào cũng mong muốn. Và tổng đài ảo có thể đáp ứng được điều này nhờ không cần đầu tư vào các thiết bị phần cứng hay dây điện cồng kềnh, phức tạp như tổng đài truyền thống. Chỉ cần có kết nối internet là hệ thống đã có thể hoạt động mọi lúc, mọi nơi. Do đó mà đây được xem là giải pháp lý tưởng để doanh nghiệp cắt giảm ngân sách nhưng vẫn đảm bảo về chất lượng dịch vụ của mình.

Không chỉ tiết kiệm chi phí đầu tư ban đầu, tổng đài ảo còn giúp doanh nghiệp giảm thiểu được chi phí bảo trì và vận hành hiệu quả nhờ sử dụng công nghệ truyền giọng nói qua Internet VoIP. Lúc này mọi cuộc gọi nội bộ sẽ hoàn toàn miễn phí, cuộc gọi ngoại mạng cũng giảm mạnh hơn rất nhiều so với tổng đài truyền thống. Vì thế mà vô cùng hữu ích cho các doanh nghiệp thuộc lĩnh vực có tính chất thường xuyên liên lạc, đặc biệt là liên lạc với khách hàng và đối tác ở xa.

Bên cạnh đó, với các tính năng thông minh như hệ thống trả lời tự động IVR, ghi âm, chuyển hướng cuộc gọi và báo cáo chi tiết, tổng đài ảo càng có thêm nhiều thế mạnh để nâng cao hiệu suất làm việc, giúp nhân viên có thể liên lạc thông suốt khi làm việc từ xa, còn doanh nghiệp có thể tối ưu năng suất, vận hành linh hoạt.

Nâng cao sự chuyên nghiệp chỉ với một nút bấm

Sự chuyên nghiệp trong giao tiếp khách hàng luôn là yếu tố quan trọng giúp doanh nghiệp xây dựng uy tín và tăng trưởng bền vững trong môi trường kinh doanh hiện đại. Với tổng đài ảo, doanh nghiệp có thể dễ dàng thực hiện điều này chỉ với một nút bấm nhanh chóng nhờ tính năng tự động hóa lời chào thương hiệu cùng chức năng định tuyến cuộc gọi thông minh, giúp khách hàng không còn phải chờ đợi lâu mà được hướng dẫn nhanh chóng đến đúng bộ phận chuyên môn để giải quyết vấn đề.

Không chỉ vậy, với chức năng ghi âm, báo cáo cuộc gọi, hệ thống giúp doanh nghiệp dễ dàng theo dõi, quản lý danh sách cuộc gọi theo thời gian thực, đồng thời dễ dàng kiểm tra lịch sử liên lạc và đánh giá chất lượng dịch vụ. Từ đó hỗ trợ tối ưu trong quy trình làm việc, góp phần nâng cao hiệu suất cũng như đảm bảo mọi cuộc gọi đều được xử lý chuyên nghiệp.

Như vậy có thể thấy, tổng đài ảo có tầm quan trọng vô cùng to lớn trong quá trình thay đổi doanh nghiệp, từ yếu tố tiết kiệm thời gian, tăng cường hiệu quả công việc đến việc tối ưu hóa chi phí và nâng cao trải nghiệm khách hàng. Nếu bạn cũng đang đi tìm giải pháp sở hữu những ưu thế này, tổng đài ảo sẽ là sự lựa chọn lý tưởng dành cho bạn.

Doanh nghiệp quan tâm về giải pháp Tổng đài ảo vui lòng liên hệ trực tiếp cho Mắt Bão One theo số hotline (028) 7777 7788 hoặc website: https://matbao.one để được tư vấn và hỗ trợ nhanh nhất.