So với hệ thống tổng đài truyền thống, doanh nghiệp có thể tiết kiệm đến 70% chi phí mà vẫn đảm bảo hiệu suất cao nhờ biết tận dụng lợi thế của tổng đài ảo một cách hiệu quả nhất.

1. Tiết kiệm chi phí đầu tư ban đầu

Nếu như tổng đài vật lý đòi hỏi cần phải đầu tư lớn vào thiết bị, hạ tầng và chi phí bảo trì thì tổng đài ảo lại hoàn toàn có thể cắt giảm chi phí cho hạng mục này nhờ hoạt động hoàn toàn trên nền tảng đám mây. Cụ thể, chỉ cần kết nối Internet là có thể sử dụng ngay tổng đài ảo một cách chuyên nghiệp thay vì thuê đội ngũ kỹ thuật viên chuyên trách lắp đặt hệ thống dây điện thoại phức tạp hay những thiết bị tổng đài cồng kềnh tốn kém.

Ngoài tiết kiệm ngân sách, tổng đài ảo tích hợp nhiều tính năng thông minh như trả lời tự động IVR, CRM, ghi âm cuộc gọi, định tuyến linh hoạt. Điều này không chỉ giúp doanh nghiệp tối ưu vận hành, nâng cao hiệu suất làm việc mà còn mang đến trải nghiệm khách hàng tốt hơn.

2. Tiết kiệm chi phí các cuộc gọi ra

Có thể nói, một trong những khoản đầu tư vô cùng tốn kém đối với doanh nghiệp chính là chi phí các cuộc gọi ra, đặc biệt là đối với doanh nghiệp có đội ngũ chăm sóc khách hàng, telesales cần phải liên lạc thường xuyên với đối tác. Ứng dụng tổng đài ảo, các khoản phí này có thể cắt giảm đáng kể mà không ảnh hưởng đến chất lượng cuộc gọi nhờ công nghệ truyền giọng nói qua Internet – VoIP.

Vì thế mà các cuộc gọi nội bộ hoàn toàn miễn phí, những cuộc gọi ngoại mạng liên tỉnh hay quốc tế cũng thấp hơn rất nhiều. Hơn nữa, doanh nghiệp có thể chọn gói cước linh hoạt sao cho phù hợp với nhu cầu, để vừa tối ưu hóa ngân sách vừa duy trì liên lạc thông suốt.

Bên cạnh đó, tính năng gọi ra tự động cũng được tổng đài ảo hỗ trợ nên thời gian gọi thủ công cũng được tiết kiệm đáng kể, giúp nâng cao hiệu suất làm việc của nhân viên.

Không chỉ vậy, khi tổng đài ảo được tích hợp CRM, việc quản lý danh sách khách hàng sẽ trở nên hiệu quả hơn rất nhiều nhờ tập trung vào các cuộc gọi tiềm năng và hạn chế được các cuộc gọi lãng phí.

3. Cắt giảm chi phí quản lý và sửa chữa

Để vận hành một hệ thống tổng đài truyền thống, chi phí doanh nghiệp bỏ ra không đơn giản chỉ là phí đầu tư lắp đặt ban đầu mà còn kèm theo nhiều khoản phí lớn cho việc quản lý, bảo trì, sửa chữa hay nâng cấp hệ thống.

Trong khi đó, với tổng đài ảo hoạt động hoàn toàn trên nền tảng đám mây, không cần hệ thống dây điện, phần cứng phức tạp nên khiến mọi thứ lại trở nên đơn giản hơn rất nhiều. Doanh nghiệp không phải lo lắng chi phí quản lý, bảo trì hay thay thế linh kiện khi gặp sự cố và yên tâm hơn về hiệu suất hoạt động bởi quá trình vận hành đã được nhà cung cấp chịu trách nhiệm giám sát, đảm bảo hệ thống luôn hoạt động ổn định.

Thêm một thế mạnh không thể không nhắc đến khi sử dụng tổng đài ảo chính là có thể kiểm soát dễ dàng từ xa mà không cần đội ngũ IT chuyên biệt nhờ giao diện trực quan. Điều này giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí nhân sự, nâng cao hiệu suất làm việc, có thời gian tập trung nhiều hơn vào phát triển kinh doanh thay vì phải xử lý các vấn đề về kỹ thuật.

4. Cắt giảm chi phí mua thiết bị mới

Không giống như tổng đài truyền thống, khả năng hoạt động mà không tốn kém quá nhiều chi phí đầu tư vào các thiết bị phần cứng đắt đỏ chính là một trong những lợi ích lớn nhất của tổng đài ảo.

Theo đó, chỉ cần một thiết bị có kết nối Internet như điện thoại di động, máy tính bảng, laptop hay PC, doanh nghiệp đã có thể thực hiện và nhận cuộc gọi mà không cần mua thêm phần cứng mới. Đặc biệt, các ứng dụng softphone cũng giúp biến mọi thiết bị thành điện thoại tổng đài chuyên nghiệp, các tính năng như ghi âm, gọi nội bộ, chuyển cuộc gọi, hiển thị số doanh nghiệp khi gọi ra đều được hỗ trợ đầy đủ.

Khi không cần thiết phải đầu tư thiết bị mới cũng đồng nghĩa với việc doanh nghiệp giảm được chi phí đáng kể mà vẫn sở hữu hệ thống tổng đài chuyên nghiệp, được người dùng đánh giá cao.

5. Tiết kiệm chi phí mở rộng chi nhánh

Đây được xem là dấu hiệu tích cực cho sự phát triển của doanh nghiệp, tuy nhiên đi kèm với đó lại là nỗi lo chung của nhiều doanh nghiệp về những bài toán chi phí và hạ tầng liên lạc. Nhất là đối với doanh nghiệp đang sử dụng tổng đài truyền thống, khi mở rộng hệ thống liên lạc bắt buộc phải mua thiết bị tổng đài mới, lắp đặt đường dây điện thoại và tốn kém chi phí bảo trì.

Ngược lại, tổng đài ảo sẽ giải quyết hoàn toàn vấn đề này, doanh nghiệp dễ dàng mở rộng chi nhánh chỉ với một hệ thống duy nhất mà không cần đầu tư lớn vào lắp đặt phần cứng, kéo dây điện thoại phức tạp. Thông qua kết nối Internet, nhân viên ở mọi chi nhánh đều có thể sử dụng tổng đài thông qua điện thoại di động, laptop, PC,…

Ngoài ra, qua giao diện trực tuyến, tất cả đều được giám sát, điều chỉnh dễ dàng nên việc quản lý hệ thống cũng trở nên đơn giản hơn.

Từ những thông tin trên, khi nói về giải pháp tối ưu giúp tiết kiệm chi phí và vận hành linh hoạt, tổng đài ảo sẽ là cái tên không thể bỏ qua.