Nhờ tính linh hoạt, dễ dàng mở rộng cùng khả năng tiết kiệm mà tổng đài ảo trở thành giải pháp phổ biến được nhiều doanh nghiệp ưu tiên ứng dụng. Tuy nhiên, song song đó, vẫn có không ít băn khoăn, liệu hệ thống này có dùng được với điện thoại bàn? Sau đây sẽ là những thông tin giải đáp chi tiết và rõ ràng nhất về vấn đề này.

Tổng đài ảo dùng được với điện thoại bàn không?

Trước khi đi đến một đáp án chính xác thì cần hiểu rõ được tổng đài ảo và điện thoại bàn là gì. Bởi mặc dù cùng là một hệ thống liên lạc nhưng tổng đài ảo và điện thoại bàn sẽ có những điểm khác biệt dễ nhận thấy.

Trong khi tổng đài ảo là hệ thống điện thoại hoạt động trên nền tảng internet thì điện thoại bàn lại thường được kết nối qua đường dây điện thoại cố định. Trong khi tất cả các cuộc gọi đến, đi đều được tổng đài ảo xử lý thông qua kết nối mạng, giúp tiết kiệm chi phí vì không phải đầu tư thiết bị phần cứng lại quản lý dễ dàng, linh hoạt qua giao diện web, đồng thời việc tích hợp CRM, tính năng trả lời tự động, ghi âm, định tuyến cuộc gọi thông minh,… thì điện thoại bàn thông thường sẽ không thể làm được.

Tuy nhiên, điều này không có nghĩa là tổng đài ảo không thể dùng được với điện thoại bàn, bởi hiện nay có một loại điện thoại IP (IP Phone) – điện thoại bàn mới có thiết kế để hoạt động qua internet thông qua cổng mạng LAN nên có thể hoạt động trực tiếp qua tổng đài ảo.

Do đó, đến đây có thể kết luận, hoàn toàn có thể sử dụng tổng đài ảo cùng với điện thoại bàn. Thế nhưng, cách kết nối sẽ khác nhau tùy thuộc vào loại điện thoại bàn mà bạn đang sử dụng.

Làm sao để kết nối điện thoại bàn với tổng đài ảo

Hiện nay có hai dạng điện thoại bàn phổ biến, đó là điện thoại IP (IP Phone) và điện thoại bàn analog. Do đó mà cách kết nối sẽ khác nhau, cụ thể:

Đối với điện thoại IP (IP Phone)

Đây là dạng điện thoại bàn được thiết kế chuyên dụng nhằm kết nối với tổng đài ảo. Với điện thoại IP, cách lắp đặt sẽ vô cùng đơn giản bằng thao tác cắm mạng (LAN)  vào thiết bị, sau đó cài đặt thông số SIP bao gồm mật khẩu, tên người dùng, địa chỉ máy chủ là đã có thể sử dụng hệ thống được ngay.

Với sự kết hợp của điện thoại IP cùng tổng đài ảo sẽ mang đến âm thanh ổn định, rõ ràng, tích hợp được nhiều tính năng cần thiết như giữ cuộc gọi, chuyển máy và có thể tiếp nhận được đồng thời nhiều cuộc gọi mà không cần máy tính hay phần mềm hỗ trợ.

Đối với điện thoại bàn analog

Khác với điện thoại IP được thiết kế chuyên dụng cho tổng đài ảo, điện thoại bàn analog khi muốn dùng được với tổng đài ảo sẽ phải cần thêm thiết bị chuyển đổi tín hiệu từ analog sang digital như ATA (Analog Telephone Adapter) nhằm giúp tổng đài ảo có thể hiểu và dễ dàng xử lý.

Theo đó, để kết nối điện thoại bàn analog vào tổng đài ảo, trước tiên cần phải cắm điện thoại analog vào cổng ATA, sau đó kết nối thiết bị này với mạng Internet và cấu hình tài khoản SIP từ tổng đài ảo lên ATA.

Mặc dù có thể sử dụng được, tuy nhiên so với điện thoại IP, điện thoại analog sẽ hạn chế hơn về chất lượng âm thanh cũng như các tính năng khác.

Nên dùng điện thoại bàn với tổng đài ảo khi nào?

Hình thức sử dụng điện thoại bàn với tổng đài ảo có thể tùy thuộc vào nhu cầu cũng như hạ tầng của doanh nghiệp.

• Nếu doanh nghiệp đã có sẵn điện thoại bàn analog và muốn duy trì sử dụng hệ thống này nhưng vẫn muốn được nâng cấp hệ thống tổng đài hơn bằng cách kết hợp với tổng đài ảo thì có thể dùng thêm thiết bị ATA.
• Đối với trường hợp những doanh nghiệp mới khởi nghiệp, có văn phòng mới nhưng chưa có thiết bị thì nên xem xét đầu tư điện thoại IP để có thể tận dụng được tối đa nhiều tính năng hữu ích của tổng đài ảo.
• Bên cạnh đó, điện thoại bàn kết hợp cùng tổng đài ảo còn vô cùng phù hợp đối với nhân viên làm việc cố định tại bàn, sẽ mang đến việc giao tiếp vừa thuận tiện nhưng không kém phần chuyên nghiệp.
• Ngoài ra, các vị trí như lễ tân, tổng đài viên có thể dùng điện thoại IP hay phần mềm Softphone kết hợp tai nghe chuyên dụng.

Lựa chọn nào thay thế điện thoại bàn khi dùng tổng đài ảo?

Tổng đài ảo hay ở chỗ không phải phụ thuộc cố định vào điện thoại bàn, vì hệ thống này còn hỗ trợ nhiều hình thức thông minh khác như:

• Dùng Smartphone hay phần mềm Softphone trên máy tính bằng cách cài app, sau đó chỉ cần có kết nối internet là đã có thể sử dụng.
• Dùng web phone tích hợp trực tiếp trên trình duyệt thay vì cài phần mềm, điều này vô cùng phù hợp và đặc biệt hữu ích đối với nhân viên làm việc từ xa hoặc làm việc online.
• Tích hợp cùng phần mềm CRM để gọi điện trực tiếp, có ghi âm và lịch sử khách hàng được lưu trữ đầy đủ.

Vậy có nên dùng điện thoại bàn với tổng đài ảo?

Đây là một lựa chọn hoàn toàn có khả thi, nhất là khi dùng điện thoại IP. Thế nhưng, cần cân nhắc các yếu tố về nhu cầu sử dụng cố định hay linh hoạt, số lượng nhân viên, chi phí đầu tư ban đầu và các thiết bị đang có sẵn để có thể tận dụng được hết lợi ích của hệ thống tổng đài hiện đại này.

Để có lựa chọn phù hợp nhất, hãy liên hệ với nhà cung cấp tổng đài uy tín. Điều này sẽ giúp bạn được hỗ trợ chi tiết hơn về kỹ thuật, đảm bảo hệ thống được tối ưu và hoạt động ổn định nhất.

Hy vọng những thông tin trên đã phần nào giải đáp cho bạn những băn khoăn, thắc mắc về việc kết hợp giữa điện thoại bàn và tổng đài ảo. Nếu bạn cũng đang trong quá trình tìm hiểu giải pháp tổng đài ảo cho doanh nghiệp một cách phù hợp nhất, đừng ngần ngại liên hệ với Mắt Bão One để được hỗ trợ tư vấn và triển khai hiệu quả, tiết kiệm chi phí nhất nhé!