Khách hàng không chỉ là người quyết định trực tiếp đến doanh thu mà còn là yếu tố “nói lên” sự uy tín và phát triển bền vững của cả thương hiệu. Đó là lý do cần một hệ thống tổng đài chuyên nghiệp, linh hoạt, dễ mở rộng nhưng phải tiết kiệm như tổng đài ảo.

Vì sao tổng đài ảo giúp tiết kiệm chi phí?

Tổng đài ảo hoạt động chủ yếu trên nền tảng internet, chỉ cần máy tính hay các thiết bị điện thoại thông minh có kết nối mạng, doanh nghiệp đã có ngay hệ thống tổng đài chuyên nghiệp, dễ dàng tiếp nhận cũng như quản lý cuộc gọi và sử dụng đầy đủ tính năng như doanh nghiệp lớn mà không cần lắp đặt tổng đài vật lý cồng kềnh tại văn phòng. Cũng chính vì vậy mà nhiều khoản chi phí được tiết kiệm tối ưu từ công nghệ hiện đại này:

Tiết kiệm chi phí đầu tư ban đầu

Nếu như tổng đài truyền thống cần đầu tư vào hệ thống dây dẫn, thiết bị PBX, chi phí lắp đặt, bảo trì thì tổng đài ảo lại hoàn toàn có thể bỏ qua hạng mục này vì không cần phần cứng, mức phí chi trả tương ứng với nhu cầu sử dụng hàng tháng nên vô cùng thấp và dễ kiểm soát ngân sách.

Giảm mạnh chi phí vận hành lâu dài

So với gọi truyền thống, cước gọi VoIP của tổng đài ảo rẻ hơn nhiều vì doanh nghiệp có thể gọi nội bộ miễn phí và không tốn chi phí bảo trì hệ thống. Lợi thế này vô cùng phù hợp với những doanh nghiệp có trung tâm chăm sóc khách hàng, có nhiều chi nhánh, văn phòng và đội sale gọi ra nhiều.

Nâng cao hình ảnh chuyên nghiệp

Sử dụng tổng đài ảo, doanh nghiệp có thể lựa chọn số đẹp cho tổng đài cố định cũng như đầu số 1900, 1800 với lời chào tự động chuyên nghiệp được phân nhánh rõ ràng sao cho phù hợp với phòng ban nhất.

Qua đó, dù chỉ là doanh nghiệp mới thành lập, nhưng chỉ ngay từ cuộc gọi đầu tiên, khách hàng đã có thể cảm nhận được sự chuyên nghiệp, uy tín và không kém phần quy mô như những doanh nghiệp lớn.

Các tính năng nổi bật của dịch vụ tổng đài ảo

Ngoài tiết kiệm chi phí, tổng đài ảo còn giúp tăng doanh thu hiệu quả cho doanh nghiệp nhờ các tính năng nổi bật như:

IVR – Công nghệ trả lời tự động thông minh  → giữ chân khách hàng hiệu quả

Là công cụ hướng dẫn khách hàng gọi đến bấm phím theo nhu cầu mà không cần phải chờ đợi lâu, nhân viên tổng đài ảo cũng được giảm áp lực mà vẫn đảm bảo phục vụ khách hàng 24/7, không bỏ lỡ bất kỳ cuộc gọi nào.

Ghi âm và quản lý cuộc gọi →  giúp quản lý tốt đội sale → nâng cao hiệu suất

Mọi cuộc gọi đều được hệ thống ghi âm lại 100%, quản lý có thể kiểm tra bất kỳ lúc nào để đánh giá những ưu điểm và điều còn thiếu sót và đưa ra phương án đào tạo nhân viên tốt hơn. Bên cạnh đó, dữ liệu trong ghi âm cũng là minh chứng rõ nét nhất để doanh nghiệp có thể sử dụng khi cần giải quyết các vấn đề khiếu nại.

Phân phối cuộc gọi thông minh  → tăng tỷ lệ chốt đơn

Khi máy bận, tổng đài ảo có thể tự động chuyển cuộc gọi và phân phối đến đúng phòng ban, đúng nhân viên có kỹ năng để không bỏ lỡ khách nào tiềm năng dù là lý do nào.

Làm việc từ xa – không giới hạn địa điểm

Dù ở bất kỳ địa điểm nào, nhân viên vẫn có thể nghe gọi qua điện thoại, máy tính và giữ số máy nhánh như ở văn phòng. Điều này vô cùng lý tưởng đối với những doanh nghiệp hiện đại, có mô hình làm việc linh hoạt.

Từ những tính năng trên, nhiều doanh nghiệp sử dụng tổng đài ảo đã ghi nhận về con số thực tế mình nhận được từ việc:

– Tỷ lệ bắt máy tăng lên đến 95%

– Chi phí chăm sóc khách hàng giảm 30–50%

– Doanh thu tăng đến từ những trải nghiệm chuyên nghiệp mà doanh nghiệp mang lại

Có thể nói, đây là dịch vụ tổng đài ảo phù hợp với nhiều mô hình doanh nghiệp từ nhỏ, vừa, công ty startup cho đến trung tâm chăm sóc khách hàng, ngành tài chính, bất động sản, giáo dục, doanh nghiệp thương mại điện tử,…tất cả đều có thể ứng dụng tổng đài ảo và dễ dàng mở rộng linh hoạt trong tương lai.

Nên chọn dịch vụ tổng đài ảo nào?

Hiện nay, có không ít đơn vụ cung cấp dịch vụ tổng đài ảo, tuy nhiên, một trong những dịch vụ nhận được sự tin tưởng, đón nhận từ nhiều doanh nghiệp lớn nhỏ trên cả nước phải kể đến ODS.

Lý do sử dụng dịch vụ tổng đài ảo của ODS phải kể đến các lợi thế mà doanh nghiệp nhận được như:

– Đảm bảo hệ thống ổn định, tính bảo mật cao

– Giao diện trực quan giúp quản lý dễ sử dụng

– Triển khai nhanh chóng và luôn được hỗ trợ kỹ thuật 24/7

– Chi phí rõ ràng, minh bạch, không phát sinh

Lựa chọn tổng đài ảo tại ODS, doanh nghiệp sẽ luôn được đồng hành từ khâu tư vấn cho đến khi triển khai và vận hành để tối ưu hiệu quả sử dụng nhất.

Đặc biệt, chi phí dịch vụ tổng đài ảo tùy theo số lượng máy nhánh và nhu cầu sử dụng nên vô cùng tiết kiệm. Doanh nghiệp muốn triển khai không phải đầu tư lớn ban đầu nhưng lại dễ dàng nâng cấp và thu hẹp tùy ý và kiểm soát chi phí hiệu quả.

Điều này rất phù hợp với doanh nghiệp đang tìm kiếm giải pháp tổng đài dễ triển khai, tiết kiệm chi phí nhưng lại mang đến hiệu quả lâu dài, nhất là trong bối cảnh ngày càng cạnh tranh gay gắt như hiện nay.