Ngành logistics càng phát triển mạnh mẽ thì việc tối ưu quy trình vận hành cũng như giao tiếp với khách hàng càng được quan tâm nhiều hơn. Một trong những giải pháp hỗ trợ đắc lực trong vấn đề này phải kể đến tổng đài ảo. Vì đây không chỉ là công nghệ mang đến hiệu quả chăm sóc khách hàng, quản lý thông tin giao tiếp nội bộ mà còn tiết kiệm chi phí đáng kể. Sau đây là những nội dung chi tiết giúp bạn hiểu hơn về tầm quan trọng của tổng đài ảo trong ngành logistics, cùng tìm hiểu nhé!
Vấn đề ngành logistics gặp phải khi ứng dụng tổng đài truyền thống
Không giống với nhiều lĩnh vực khác, ngành logistics có đặc thù vận hành phức tạp do phải liên quan đến nhiều bên, từ tài xế, nhà cung cấp, khách hàng cho đến kho vận, hải quan.
Chính vì thế mà luôn đòi hỏi tính linh hoạt, nhanh chóng, hiệu quả, nhất là trong khâu giao tiếp. Tuy nhiên, điều này lại trở thành vấn đề khó khăn, nhất là khi ứng dụng các hệ thống tổng đài truyền thống. Trong đó, một số vấn đề phổ biến của ngành logistics phải kể đến như:
Tốn kém chi phí đầu tư ban đầu do yêu cầu hạ tầng, phần cứng, máy chủ, đường dây điện thoại,…
- Khó mở rộng phát triển chi nhánh do việc nâng cấp hạ tầng tổng đài khá phức tạp và tốn kém.
- Khó theo dõi và quản lý do ghi âm, lịch sử cuộc gọi, phân quyền không rõ ràng, làm khó khăn trong việc kiểm soát chất lượng dịch vụ.
- Thiếu sự tích hợp vì không thể kết nối với phần mềm quản lý đơn hàng, CRM hay các hệ thống vận hành khác.
Để khắc phục những điểm yếu trên, tổng đài ảo ra đời được xem như là giải pháp hữu hiệu mà doanh nghiệp nào cũng mong muốn sở hữu và ngành logistics cũng không phải ngoại lệ.
Tổng đài ảo mang lại lợi ích gì trong ngành logistics
Là hệ thống tổng đài hoạt động trên nền tảng điện toán đám mây, nên ngay từ bước đầu triển khai, doanh nghiệp không cần phải lắp đặt các phần cứng, máy móc, đường dây cồng kềnh. Vì tất cả thao tác quản trị, cấu hình hay thống kê đều được thực hiện trên nền tảng trực tuyến, giúp doanh nghiệp dễ dàng quản lý, truy cập và thực hiện các cuộc gọi đến đi mọi lúc, mọi nơi.
Thêm vào đó, tổng đài ảo còn hội tụ nhiều tính năng nổi bật như gọi và nhận cuộc gọi nhanh chóng qua internet, ghi âm, lưu trữ, chuyển tiếp, tạo lời chào tự động, quản lý lịch sử liên lạc, báo cáo theo thời gian thực, tích hợp CRM và phần mềm quản lý vận hành vì vậy mà mang đến nhiều trải nghiệm tốt cho khách hàng và doanh nghiệp cũng được tận hưởng những lợi ích chỉ có ở tổng đài ảo, cụ thể:
Giảm mạnh chi phí vận hành
Như đã chia sẻ, việc ứng dụng tổng đài ảo không cần đầu tư vào phần cứng, thiết bị rườm rà hay kỹ thuật bảo trì, do đó mà ngành logistics có thể tiết kiệm chi phí đáng kể.
Không chỉ vậy, điều mà khiến doanh nghiệp logistics hài lòng ở tổng đài ảo còn nằm ở chi phí cước gọi rẻ hơn rất nhiều so với tổng đài truyền thống nhờ công nghệ VoIP hay tính năng tự động của tổng đài ảo cũng góp phần giảm chi phí thuê nhân sự. Mô hình thuê bao thì linh hoạt, chỉ cần trả phí theo nhu cầu sử dụng.
Tăng tốc độ kết nối giữa các bộ phận
Tổng đài ảo giúp kết nối liền mạch giữa các phòng ban, nhờ vậy mà mọi bộ phận từ điều phối, chăm sóc khách hàng, kho bãi đều có quy trình giao tiếp rõ ràng, nhanh chóng, thông tin chính xác. Từ đó, các bộ phận có thể tăng khả năng phối hợp cũng như xử lý sự cố trong vận hành.
Nâng cao trải nghiệm khách hàng
Khi ứng dụng tổng đài ảo, doanh nghiệp có thể dễ dàng khởi tạo lời chào chuyên nghiệp, đồng thời chuyển tiếp gọi đến đúng bộ phận khách hàng cần gặp để hỗ trợ một cách nhanh chóng nhất.
Vì thế mà khách hàng sẽ không gặp phải tình huống chờ đợi lâu, gây khó chịu và rời bỏ doanh nghiệp. Bên cạnh đó, việc ghi âm, lưu trữ cuộc gọi thông minh từ tổng đài ảo còn góp phần giúp xử lý khiếu nại và nâng cấp chất lượng dịch vụ một cách hiệu quả.
Dễ dàng mở rộng theo quy mô phát triển
Đây cũng là một điểm cộng của tổng đài ảo mà doanh nghiệp logistics mong muốn phát triển ở tương lai không nên bỏ lỡ. Cụ thể, khi muốn mở chi nhánh hay mở rộng đội ngũ phức tạp, doanh nghiệp không cần phải lắp đặt phức tạp mà chỉ cần bổ sung số máy, tài khoản và cấu hình là đã có thể hoàn thành nhiệm vụ một cách linh hoạt, nhanh chóng.
Tích hợp hệ thống quản lý vận hành
Nhờ tích hợp dễ dàng với các phần mềm như CRM, TMS, OMS, WMS mà tổng đài ảo giúp nhân viên có thẻ dễ dàng tra cứu thông tin khách hàng, cập nhật đơn hàng hay tình trạng giao hàng ngay khi nhận cuộc gọi nhanh chóng.
Nhờ những lợi ích nói trên từ tổng đài ảo mà ngành logistics dù có nhiều chi nhánh ở cách xa nhau vẫn đảm bảo việc xử lý đơn hàng tốt nhất nhờ tính năng phân phối cuộc gọi linh hoạt, nhanh chóng, đồng thời có thể theo dõi chất lượng dịch vụ dễ dàng thông qua toàn bộ lịch sử liên lạc được lưu trữ trên hệ thống.
Ngoài ra, việc ghi âm, kết nối CRM từ tổng đài ảo sẽ giúp cho bộ phận chăm sóc khách hàng nhanh chóng cập nhật thông tin từ nhân viên điều phối kho để báo cáo tình trạng đơn hàng kịp thời cho khách.
Tiêu chí chọn tổng đài ảo phù hợp cho doanh nghiệp logistics
Để đảm bảo sử dụng tổng đài ảo một cách hiệu quả nhất, doanh nghiệp logistics cần lưu ý một số điều sau trước khi lựa chọn ứng dụng:
- Đảm bảo tính năng mở rộng linh hoạt
- Đảm bảo chất lượng âm thanh ổn định
- Dễ dàng sử dụng
- Có thể tích hợp hệ thống quản lý hiện có như CRM, TMS
- Có tính bảo mật cao, đảm bảo an toàn dữ liệu
- Có dịch vụ hỗ trợ kỹ thuật chuyên nghiệp, nhanh chóng
Có thể thấy, việc đầu tư vào tổng đài ảo trong thời đại ngày nay không chỉ là xu hướng mà còn là giải pháp thiết yếu giúp ngành logistics tăng tốc kết nối nâng cao chất lượng dịch vụ mà vẫn tiết kiệm chi phí. Đặc biệt, với các tính năng hiện đại, linh hoạt, tổng đài ảo hứa hẹn sẽ là công cụ đắc lực hỗ trợ doanh nghiệp logistics bứt phá trên thị trường đầy cạnh tranh.
Nếu bạn là doanh nghiệp logistics và trên con đường tìm kiếm giải pháp tổng đài tối ưu, có thể cân nhắc ngay tổng đài ảo tăng hiệu quả, tiết kiệm chi phí và chuyên nghiệp hóa dịch vụ khách hàng từ hôm nay!
Doanh nghiệp quan tâm về giải pháp Tổng đài ảo vui lòng liên hệ trực tiếp cho Mắt Bão One theo số hotline (028) 7777 7788 hoặc website: https://matbao.one để được tư vấn và hỗ trợ nhanh nhất.
