Không thể phủ nhận sự phát triển của công nghệ đã góp phần mang đến nhiều giải pháp tiên tiến hỗ trợ ngành thông tin, truyền thông cải thiện chất lượng dịch vụ, nâng cao hiệu quả công việc. Và một trong những công cụ đáp ứng mục tiêu này phải kể đến tổng đài ảo. Vậy tổng đài ảo ứng dụng như thế nào trong ngành công nghệ thông tin, truyền thông? Cùng tìm hiểu ngay nhé.
Tổng đài ảo quan trọng thế nào đối với ngành công nghệ thông tin, truyền thông?
Hoạt động dựa trên công nghệ VoIP, tổng đài ảo mang đến giải pháp kết nối thông minh qua Internet, hỗ trợ người dùng có thể ứng dụng trên mọi thiết bị thông minh như điện thoại di động, máy tính, ipad,…
Thêm ưu điểm nổi bật là khả năng tích hợp nhiều tính năng hữu ích như trả lời tự động, ghi âm, phân phối cuộc gọi, báo cáo, lưu trữ,… không khó hiểu khi nhiều doanh nghiệp hiện đang hướng đến sử dụng công cụ thông minh này thay thế cho hệ thống tổng đài truyền thống để góp phần nâng cao hiệu quả giao tiếp, giúp tăng cường chất lượng dịch vụ và giảm thiểu chi phí vận hành hiệu quả. Sau đây là một số yếu tố chi tiết cho thấy việc sử dụng tổng đài ảo là điều quan trọng và vô cùng cần thiết:
Tiết kiệm chi phí, tối ưu chiến lược cuộc gọi
So với tổng đài truyền thống, tổng đài ảo giúp doanh nghiệp giảm chi phí đáng kể vì không phải đầu tư vào phần cứng đắt đỏ hay hệ thống điện thoại cố định. Điều này vô cùng hữu ích với lĩnh vực công nghệ thông tin và truyền thông, ngành nghề đòi hỏi phải liên tục xử lý lượng lớn cuộc gọi mỗi ngày để giải đáp thắc mắc về dịch vụ hay các yêu cầu hỗ trợ kỹ thuật từ khách hàng.
Ngoài ra, tổng đài ảo còn là công cụ hỗ trợ đắc lực trong việc chuyển hướng cuộc gọi đến đúng nhân viên, bộ phận có chuyên môn từ tính năng phân phối cuộc gọi thông minh, qua đó giúp giảm tải công việc cho nhân viên hỗ trợ mà vẫn đảm bảo cải thiện hiệu quả công việc.
Nâng cao chất lượng dịch vụ khách hàng
Yếu tố then chốt để tạo sự khác biệt trên thị trường, góp phần giữ chân khách hàng hiệu quả đối với ngành công nghệ thông tin và truyền thông phải kể đến chất lượng dịch vụ khách hàng. Bởi lẽ, ngành công nghệ là lĩnh vực đặc thù mà khách hàng thường xuyên cần được giải đáp và hỗ trợ chuyên sâu các vấn đề về kỹ thuật. Nếu không đảm bảo chất lượng dịch vụ tốt, doanh nghiệp sẽ dễ bị “thất thế” trước thị trường đầy rẫy sự cạnh tranh khốc liệt.
Và đây lại là điều mà tổng đài ảo có thể đáp ứng được nhờ khả năng hỗ trợ 24/7 thông qua tính năng trả lời tự động và phân phối cuộc gọi thông minh, ưu thế này giúp doanh nghiệp có thể xử lý yêu cầu của khách hàng một cách dễ dàng, nhanh chóng, góp phần giảm thiểu thời gian chờ đợi, mang lại sự hài lòng nhờ cuộc gọi được tiếp nhận và hỗ trợ kịp thời.
Cải thiện quản lý cuộc gọi, giúp tăng cường hiệu quả công việc
Khả năng cải thiện quản lý cuộc gọi thông qua những báo cáo chi tiết về số lượng cuộc gọi, tỷ lệ giải quyết yêu cầu, thời gian chờ đợi cùng nhiều vấn đề phát sinh,… cũng là một trong những lợi thế nổi bật của tổng đài ảo, giúp doanh nghiệp dễ dàng theo dõi, phân tích để có được những đánh giá chính xác nhất về dịch vụ khách hàng và những vấn đề mà khách hàng đang gặp phải. Từ đó cải thiện quy trình làm việc tốt hơn, tăng cường hiệu quả công việc cao hơn.
Bên cạnh đó, việc ghi âm và lưu trữ cuộc gọi cũng là dữ liệu quý giá giúp doanh nghiệp theo dõi, đào tạo nhân viên, cải thiện chất lượng dịch vụ tốt hơn.
Hỗ trợ đa kênh
Thông thường ngành công nghệ thông tin, truyền thông sẽ đòi hỏi sự linh hoạt qua nhiều kênh giao tiếp khác nhau như tin nhắn, email, mạng xã hội, ứng dụng nhắn tin,… để đáp ứng yêu cầu khách hàng một cách nhanh chóng. Với ưu thế hỗ trợ đa kênh, tổng đài ảo có thể đáp ứng tất cả những cuộc gọi hay yêu cầu khách hàng trên mọi kênh giao tiếp chỉ với một nền tảng duy nhất.
Đặc biệt, tổng đài ảo còn có thể tích hợp với CRM – phần mềm quản lý khách hàng, vì vậy mà doanh nghiệp dễ dàng theo dõi lịch sử giao dịch và nắm bắt được nhu cầu khách hàng tốt hơn, từ đó cung cấp dịch vụ cá nhân hóa giúp tăng sự hài lòng phía khách hàng và mang lại quy trình chăm sóc khách hàng tối ưu hơn.
Dễ dàng mở rộng quy mô
Thêm một lợi thế không nhỏ từ tổng đài ảo khiến nhiều doanh nghiệp sẵn sàng thay thế ngay cho hệ thống truyền thống đang sử dụng chính là khả năng mở rộng dễ dàng. Nếu như tổng đài truyền thống muốn mở rộng quy mô cần phải tốn khá nhiều chi phí và thời gian đầu tư về cơ sở hạ tầng, vật chất thì tổng đài ảo lại là giải pháp vô cùng tiết kiệm với cách thức mở rộng hoàn toàn đơn giản vì chỉ cần cấu hình lại là đã có thể phục vụ cho nhu cầu mới.
Ứng dụng của tổng đài ảo trong ngành công nghệ thông tin, truyền thông
Với những lợi thế trên, tổng đài ảo rất phù hợp để ứng dụng trong ngành công nghệ thông tin, truyền thông để thực hiện các vai trò quan trọng như:
Phân loại và chuyển hướng cuộc gọi
Các yêu cầu về hỗ trợ kỹ thuật, cài đặt phần mềm, khắc phục sự cố hay các tính bảo mật, cập nhật hệ thống,… là những vấn đề thường gặp được khách hàng quan tâm nhiều đối với lĩnh vực công nghệ thông tin, truyền thông.
Nếu hệ thống tổng đài không có tính phân loại cuộc gọi và chuyển tiếp đến đúng bộ phận chuyên môn phù hợp, sẽ khó mà giải quyết được vấn đề cho khách hàng một cách nhanh chóng, hiệu quả nhất. Tổng đài ảo không chỉ đáp ứng tính năng này mà còn tích hợp thêm tính năng ghi âm, lưu trữ, giúp đội ngũ kỹ thuật dễ dàng hơn trong công tác theo dõi và khắc phục hiệu quả các vấn đề lặp lại.
Tư vấn sản phẩm, dịch vụ
Trong tư vấn sản phẩm, dịch vụ đối với ngành công nghệ thông tin, truyền thông, tổng đài ảo sẽ có nhiệm vụ quan trọng giúp quản lý cuộc gọi tư vấn về sản phẩm dịch vụ cũng như giải đáp những thắc mắc và cung cấp thêm thông tin liên quan một cách chi tiết đến khách hàng. Điều này không chỉ giúp doanh nghiệp tăng cường khả năng tiếp cận khách hàng mà còn cải thiện tỷ lệ chuyển đổi hiệu quả.
Chăm sóc khách hàng, giải quyết khiếu nại
Một phần quan trọng đối với bất kỳ ngành nghề nào phải nói đến khâu chăm sóc khách hàng và giải quyết khiếu nại, trong đó, ngành công nghệ thông tin truyền thông cũng không ngoại lệ.
Với hạng mục này, tính năng phân phối và chuyển tiếp cuộc gọi từ tổng đài ảo đến bộ phận phù hợp sẽ giúp giải quyết những vấn đề phát sinh, khiếu nại từ khách hàng về chất lượng sản phẩm, dịch vụ một cách nhanh chóng, từ đó không chỉ nâng cao sự chuyên nghiệp của dịch vụ mà còn tạo niềm tin với khách hàng hiệu quả.
Có thể thấy, tổng đài ảo trong ngành công nghệ thông tin và truyền thông là giải pháp hoàn hảo giúp doanh nghiệp cải thiện khả năng giao tiếp, tăng cường sự hài lòng của khách hàng và nâng cao hiệu quả công việc. Yếu tố lợi thế giúp doanh nghiệp phát triển bền vững, đồng thời duy trì cạnh tranh trong lĩnh vực đầy biến động hiện nay.
Doanh nghiệp quan tâm về giải pháp Tổng đài ảo vui lòng liên hệ trực tiếp cho Mắt Bão One theo số hotline (028) 7777 7788 hoặc website: https://matbao.one để được tư vấn và hỗ trợ nhanh nhất.
Tham khảo:
