Trong thương trường kinh doanh đầy tính cạnh tranh, để một doanh nghiệp có thể phát triển ngày càng mạnh mẽ, bên cạnh một sản phẩm tốt, chiến lược marketing hiệu quả thì hệ thống dịch vụ khách hàng là yếu tố vô cùng quan trọng. Theo đó, để có một dịch vụ khách hàng nhanh chóng, chuyên nghiệp, không thể thiếu tổng đài công ty, đây là giải pháp hiệu quả và cần thiết đối với mọi doanh nghiệp.

1. Tổng đài công ty và một số ưu thế không thể bỏ qua

Hiểu một cách đơn giản, tổng đài chính là hệ thống liên lạc kết nối các cuộc gọi từ phòng ban, bộ phận, nhân viên trong công ty với khách hàng và ngược lại. Khi thiết lập tổng đài công ty, doanh nghiệp không chỉ dễ dàng quản lý các cuộc gọi vào ra mà còn có thể dễ dàng lên chiến lược nâng tầm doanh nghiệp nhờ nhiều tính năng tích hợp của tổng đài như lưu trữ thông tin khách hàng, phân phối cuộc gọi thông minh, tự động hóa quy trình chăm sóc khách hàng cùng nhiều tính năng hữu ích khác hỗ trợ cho việc kinh doanh thuận lợi và nhanh chóng.

Vì vậy, có thể nói, việc sử dụng tổng đài công ty mang đến nhiều lợi thế cho doanh nghiệp, tiêu biểu như:

• Chất lượng dịch vụ khách hàng được cải thiện

Đây là một trong những lợi ích quan trọng không thể không nhắc đến khi sử dụng tổng đài công ty. Sở dĩ nhắc đến điều này là bởi quá trình sử dụng tổng đài, doanh nghiệp sẽ dễ dàng nhận cũng như xử lý nhanh chóng và hiệu quả các yêu cầu của khách hàng.

Do đó, không có gì khó hiểu từ việc sử dụng tổng đài có thể giúp doanh nghiệp tạo ra những ấn tượng tốt đối với khách hàng, từ đó duy trì mối quan hệ tốt đẹp cũng như tạo dựng lòng trung thành từ khách hàng với công ty được lâu dài.

•  Dễ dàng quản lý cuộc gọi

Sẽ rất khó khăn trong việc quản lý cuộc gọi nếu không có tổng đài công ty, chưa kể đến việc khách hàng sẽ gặp nhiều trục trặc khi gọi đến như phải chờ đợi, từ đó giảm đi sự hài lòng về dịch vụ và có những đánh giá không tốt về công ty.

Tuy nhiên, sự “có mặt” của tổng đài công ty thì ngược lại, mọi cuộc gọi đến sẽ được phân phối đến nhân viên, bộ phận liên quan một cách hợp lý, từ đó giúp khách hàng giải quyết được những yêu cầu hay nhận được những phản hồi một cách chuyên nghiệp, nhanh chóng.

• Tiết kiệm chi phí

Thay vì duy trì đội ngũ chăm sóc khách hàng lớn, việc sử dụng tổng đài công ty sẽ là giải pháp giúp tiết kiệm chi phí hơn bởi lẽ, những cuộc gọi đều được phân phối tự động mà không cần đến nhân viên trực tổng đài. Như vậy, công ty không chỉ tiết kiệm được khoản chi phí thuê nhân sự mà còn hỗ trợ quy trình làm việc công ty một cách tối ưu hóa hiệu quả nhất.

• Dễ dàng mở rộng quy mô

Nâng cấp và mở rộng quy mô doanh nghiệp là điều mà bất kỳ công ty nào cũng mong muốn hướng tới. Và sử dụng tổng đài công ty cũng là cách hỗ trợ điều này đáng kể bởi khả năng tích hợp các phần mềm, hệ thống hiện đại. Vì vậy, việc nâng cấp, mở rộng doanh nghiệp sẽ trở nên đơn giản hơn bao giờ hết.

• Cung cấp các dữ liệu quan trọng

Từ việc cung cấp dữ liệu, báo cáo chi tiết về cuộc gọi, thời gian chờ đợi, thời gian giải quyết vấn đề khách hàng,… thông qua tổng đài công ty. Doanh nghiệp có thể dễ dàng xem xét, đánh giá chất lượng dịch vụ và đưa ra chiến lược, cách cải tiến quy trình làm việc để nâng tầm sự chuyên nghiệp, hiệu quả hơn trong mắt khách hàng.

2. Những tính năng của tổng đài công ty hiện đại

Không chỉ đơn thuần là hệ thống kết nối cuộc gọi, hiện nay, tổng đài công ty còn tích hợp nhiều tính năng thông minh như:

• Phân phối cuộc gọi tự động (IVR)

Sự tích hợp từ tổng đài công ty với IVR (Interactive Voice Response) sẽ mang đến tính năng tự động phân chia các cuộc gọi đến đúng bộ phận chuyên môn phù hợp dựa trên yêu cầu của khách hàng đưa ra thông qua bàn phím điện thoại hoặc giọng nói. Việc này không chỉ hỗ trợ nhanh chóng cho khách hàng mà đồng thời còn giúp giảm tải cho nhân viên tổng đài.

• Ghi âm cuộc gọi

Tính năng này cũng vô cùng hữu ích và quan trọng bởi ghi âm cuộc gọi không chỉ giúp lưu trữ những hội thoại quan trọng trong doanh nghiệp mà còn hỗ trợ nghe lại để đào tạo nhân viên khi có những sự cố về tranh chấp cần giải quyết.

• Hỗ trợ đa kênh

Bên cạnh xử lý cuộc gọi điện thoại, tổng đài công ty hiện đại còn có thể tích hợp với nhiều kênh mạng xã hội như Facebook, Zalo, Email,…giúp doanh nghiệp có thể dễ dàng hỗ trợ dịch vụ khách hàng, đáp ứng nhu cầu của mọi đối tượng khách hàng trên mọi nền tảng một cách chuyên nghiệp, nhanh chóng.

• Dễ dàng quản lý thời gian làm việc của nhân viên

Với tính năng cho phép quản lý lịch làm việc của nhân viên một cách linh hoạt. Từ tổng đài công ty hiện đại, doanh nghiệp có thể thiết lập giờ giấc làm việc, thời gian nghỉ cũng như tự động phân phối cuộc gọi của từng nhân viên theo lịch trình.

• Chức năng phân tích và báo cáo

Chức năng này sẽ góp phần giúp tổng đài cung cấp những chỉ số quan trọng như số lượng cuộc gọi đã nhận, thời gian giải quyết hay thời gian chờ đợi,… Từ đó, quản lý có thể dễ dàng dựa trên những dữ liệu để đưa ra các quyết định giúp cải thiện hiệu quả công việc.

3. Các loại tổng đài công ty phổ biến

Hiện nay, tổng đài công ty cũng có những loại với hình thức hoạt động khác nhau. Dựa vào nhu cầu cũng như quy mô của công ty, doanh nghiệp có thể đưa ra sự lựa chọn phù hợp:

• Tổng đài analog

Loại tổng đài được kết nối các cuộc gọi nhờ sử dụng các đường dây điện thoại truyền thống. Tổng đài này khá đơn giản và cũng dễ triển khai, tuy nhiên hạn chế lại là khả năng mở rộng, tính linh hoạt không có.

• Tổng đài VoIP

Không giống như analog phải sử dụng các đường dây điện thoại truyền thống để hoạt động. Tổng đài VoIP là tên viết tắt của Voice over Internet Protocol, chỉ cần sử dụng mạng internet là có thể thực hiện các cuộc gọi, nhờ đó mà giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí cũng như có khả năng mở rộng tốt hơn.

• Tổng đài điện toán đám mây

Cũng giống như tổng đài VoIP, tổng đài điện toán đám mây được vận hành mà không cần phải đầu tư vào phần cứng, hạ tầng phức tạp. Đặc biệt, hệ thống tổng đài này có thể được thực hiện từ bất kỳ đâu chỉ cần có kết nối internet, do đó, rất  phù hợp với các công ty có đội ngũ làm việc từ xa.

Đến đây có thể kết luận, tổng đài công ty là một yếu tố chiến lược then chốt giúp nâng tầm chất lượng dịch vụ khách hàng, đồng thời tối ưu hóa quy trình làm việc, mang đến hiệu quả kinh doanh bền vững và phát triển. Do đó, nếu bạn đang mong muốn có một bước đi chiến lược đúng đắn, hãy đầu tư vào một hệ thống tổng đài công ty ngay hôm nay.

Doanh nghiệp quan tâm về giải pháp Tổng đài ảo vui lòng liên hệ trực tiếp cho Mắt Bão One theo số hotline (028) 7777 7788 hoặc website: https://matbao.one để được tư vấn và hỗ trợ nhanh nhất.