Tổng đài điện thoại nội bộ và lợi ích đối với doanh nghiệp

Trong thời đại 4.0, tổng đài điện thoại nội bộ là không thể thiếu đối với những doanh nghiệp hoạt động chuyên nghiệp. Việc lắp đặt tổng đài điện thoại riêng là rất cần thiết cho quá trình giao tiếp bên trong doanh nghiệp. Hãy cùng ODS tìm hiểu lợi ích của tổng đài này ở bài viết dưới đây.

Các công ty hoạt động chuyên nghiệp thường sử dụng tổng đài điện thoại

Doanh nghiệp nào nên sử dụng tổng đài điện thoại nội bộ?

Hiện nay, có rất nhiều loại hình doanh nghiệp, và mọi doanh nghiệp đều có thể sử dụng tổng đài điện thoại. Tuy nhiên, để tối ưu hóa hệ thống này, doanh nghiệp nên cân nhắc nhu cầu, xem công ty nên sử dụng loại tổng đài nào phù hợp nhất. Sau khi đã xác định được nhu cầu, ngân sách, loại hình tổng đài định sử dụng, bạn sẽ dễ dàng tìm và chọn được dịch vụ hoàn chính nhất cho hệ thống của mình.

Các công ty thường lựa chọn sử dụng hệ thống tổng đài điện thoại riêng gồm:

• Nhà hàng, nhà máy, khách sạn, thậm chí nhà riêng cũng có thể sử dụng tổng đài nội bộ.
• Công ty có văn phòng nhiều nơi, đa chi nhánh.
• Tổ chức, doanh nghiệp có nhu cầu liên lạc nội bộ, chuyển cuộc gọi đến người nghe. Yêu cầu bảo mật cao.
• Có nhu cầu liên lạc giữa các phòng ban, cần gọi cho nhanh nội bộ và gọi ra ngoài.
• Cần tổng đài điện thoại phục vụ cho việc bán hàng trực tuyến, chăm sóc khách hàng.
• Cần tổng đài điện thoại nội bộ để thực hiện dịch vụ hỗ trợ khách hàng, khách hàng có thể truy vấn thông tin doanh nghiệp.

Tổng đài nội bộ mang lại lợi ích gì?

Tổng đài điện thoại nội bộ mang nhiều lợi ích cho các tổ chức, doanh nghiệp với nhiều tính năng tiên tiến.

• Tối ưu bảo mật cuộc gọi, bảo mật thông tin thoại theo lịch trình gọi nội bộ.
• Chặn các cuộc gọi quấy rối theo cá nhân, theo nhóm, theo ngày.
• Không tính cước phí khi liên lạc trong nội bộ.
• Tích hợp VoIP giữa các chi nhánh công ty, nhờ đó trao đổi miễn phí.
• Khi bạn đi ra ngoài, nhờ hệ thống bạn vẫn có thể dễ dàng chuyển cuộc thoại cho người khác.
• Cung cấp một số liên lạc điện thoại cố định dù trên nhiều máy nhánh để giao dịch với khách hàng với một số duy nhất.
• Số điện thoại dễ đọc, dễ nhớ.
• Tổng đài điện thoại có thể tự động phát lời chào khi khách hàng gọi đến.
• Đổ chuông ở bất kỳ máy điện thoại nào và trượt theo từng nhóm.

Doanh nghiệp có thể tiết kiệm chi phí đáng kể khi sử dụng tổng đài điện thoại nội bộ

Nhờ những tính năng hiện đại hữu ích mà tổng đài giúp doanh nghiệp quản lý và tiết kiệm chi phí. Đồng thời giúp doanh nghiệp tận dụng được tối đa các nguồn lưu lượng bưu điện sẵn có.

Bên cạnh đó, nó còn giúp quá trình thông tin liên lạc nhanh chóng, hiệu quả hơn, nâng cao tính chuyên nghiệp cho tổ chức, doanh nghiệp. Ngoài ra, doanh nghiệp còn có thể kiểm soát thời gian sử dụng điện thoại của nhân viên, xử lý các cuộc gọi đến nhanh nhờ tính năng chuyển cuộc gọi đến các máy nhánh. 

>>> Tham khảo thêm: Tổng đài điện thoại cố định là gì? Lợi ích nổi bật khi lắp đặt tổng đài điện thoại

Thiết lập tổng đài phù hợp theo tính năng hay nhiệm vụ?

Hệ thống tổng đài nội bộ giúp chăm sóc khách hàng chuyên nghiệp hơn

Những vấn đề cần quan tâm khi thiết lập hệ thống tổng đài cho doanh nghiệp

Để lựa chọn tổng đài phù hợp, đầu tiên bạn nên cân nhắc cấu hình sử dụng hiện tại, cùng khả năng mở rộng trong tương lai. Theo đó, cần xác định những vấn đề sau:

• Sử dụng công nghệ Analog cũ hay IP mới.
• Sắp xếp từng người dùng trong nhóm COS, UCD, Account Code.
• Tập trung cuộc gọi về một đầu mối, chuyển cuộc gọi theo yêu cầu.
• Cuộc gọi đến thông qua hệ thống trả lời tự động DISA-OGM hay lễ tân.
• Sử dụng theo giờ dịch vụ, Hotline/Warmline, Emergency/VIP call, 
• Đánh số tùy chọn trong nội bộ cùng chi tiết các cuộc gọi ra qua máy in hay phần tính cước.
• Voice Mail, Door Phone/Door Opener, Music –BGM, Paging.

Lựa chọn tổng đài phù hợp cho doanh nghiệp của bạn

Nếu doanh nghiệp bạn cần lắp đặt tổng đài điện thoại để đơn giản đáp ứng nhu cầu liên lạc trong tổ chức, liên lạc giữa các phòng ban, gọi ra ngoài thì tổng đài Analog là có chi phí rẻ nhất.

Trong trường hợp cần tổng đài phục vụ cho việc bán hàng trực tuyến, chăm sóc khách hàng thì tổng đài IP là lựa chọn phù hợp.

Cần tổng đài điện thoại nội bộ cho dịch vụ hỗ trợ khách hàng, bạn có thể chọn tổng đài chăm sóc khách hàng. Hay còn gọi là tổng đài hỗ trợ IVR nhiều cấp và nhiều mức.

Nếu doanh nghiệp bạn có nhiều chi nhánh, có nhu cầu gọi nội bộ cao thì tổng đài IP là giải pháp phù hợp nhất. Tổng đài IP gồm hai loại hệ thống, một loại sử dụng phần cứng, một loại sử dụng phần mềm triển khai trên máy chủ trực tuyến.

Đây là tổng đài điện thoại có chi phí hợp lý, không phải đầu tư nhiều. Hoặc doanh nghiệp có thể lựa chọn đơn vị cung cấp dịch vụ uy tín như ODS để được tư vấn loại hình tổng đài nội bộ uy tín, phù hợp nhất.

Nên lựa chọn tổng đài điện thoại nội bộ theo thương hiệu hay khả năng đầu tư?

Hiện nay, trên thị trường có nhiều thương hiệu tổng đài nội bộ khác nhau cùng mức chi phí vô cùng đa dạng. Tuy nhiên, thương hiệu và khả năng đầu tư tài chính thường không đi cùng nhau. Các đơn vị cung cấp ở Việt Nam phổ biến hiện nay là ba hãng nước ngoài: LG, Panasonic, Siemens.

Panasonic là một trong những đơn vị cung cấp phổ biến tại Việt Nam

Mỗi thương hiệu đáp ứng một nhu cầu riêng với các tính năng chuyên biệt. Vì vậy các nhà đầu tư, doanh nghiệp nên tìm hiểu kỹ các giải pháp mà nhà cung cấp đưa ra. Bạn có thể lựa chọn tổng đài điện thoại nội bộ dựa trên phân loại theo số lượng máy lẻ.

• Các tổng đài có số lượng từ 30 – 50 máy nhánh gồm: Panasonic KX-TDA100, Siemens Hipath 1150, LG LDK1248, KX-TDA100D.
• Các tổng đài điện thoại có 50 – 120 máy nhánh gồm LG LDK300, Siemens Hipath 3550, Siemens Hipath 1190, KX-TDA200, Panasonic KX-TDA100D.
• Hệ thống tổng đài có số lượng trên 120 máy nhánh gồm: Panasonic KX-TDA600, Siemens Hipath 3800, KX-TDE600.

Tổng đài điện thoại nội bộ CloudFone đáp ứng nhu cầu của mọi doanh nghiệp

ODS cung cấp dịch vụ hệ thống tổng đài điện thoại nội bộ uy tín, chất lượng hiện nay. Với tổng đài CloudFone, tổ chức, công ty có thể nâng cao hiệu quả liên hệ giữa các chi nhánh, phòng ban, tiết kiệm được nhiều loại chi phí. Đặc biệt yên tâm về tính bảo mật của thông tin đàm thoại, điều này rất quan trọng trong việc vận hành, kinh doanh.

Tổng đài điện thoại nội bộ CloudFone có thể tích hợp phần mềm quản lý doanh nghiệp CRM/ERP

Dịch vụ hệ thống tổng đài CloudFone không giới hạn số máy nhánh, mỗi nhân viên sẽ có một số máy nhánh khác nhau. Đồng thời thiết lập lời chào tự động, hướng dẫn khách hàng tự động.

Trong cùng một thời điểm, doanh nghiệp có thể nhận được nhiều cuộc gọi đến, không để khách hàng phải chờ đợi lâu. Từ đó giúp tăng tính chuyên nghiệp, tăng thiện cảm của khách hàng đối với doanh nghiệp. 

Không thể phủ nhận những lợi ích tuyệt vời tổng đài điện thoại nội bộ mang lại. Đặc biệt, hệ thống tổng đài điện thoại CloudFone tự hào khẳng định được uy tín, chất lượng top đầu trên thị trường. 

Qua bài viết này, ODS hy vọng bạn sẽ có cái nhìn tổng quan hơn về hệ thống điện thoại riêng. Từ đó có lựa chọn phù hợp nhất cho doanh nghiệp, tổ chức của mình. Tổng đài điện thoại CloudFone là một giải pháp toàn diện, đáng giá để bạn đầu tư.

Liên hệ với chúng tôi nếu bạn có bất kỳ thắc mắc nào liên quan đến tổng đài điện thoại nội bộ, hoặc muốn lắp đặt hệ thống nhanh nhất.

>>> Xem thêm: Lắp đặt tổng đài điện thoại uy tín, nhanh chóng, dễ dàng và tiết kiệm