Bên cạnh cải tiến chương trình học cùng phương pháp đào tạo thì việc nâng cấp chất lượng dịch vụ trong hỗ trợ học viên, phụ huynh cũng đóng vai trò vô cùng quan trọng thể hiện sự uy tín, chuyên nghiệp của một cơ sở giáo dục. Theo đó, tổng đài ảo là một trong những công cụ giúp cải thiện chất lượng dịch vụ cũng như quản lý thông tin một cách hiệu quả.
Vai trò của tổng đài ảo trong ngành giáo dục đào tạo
Được xây dựng trên nền tảng công nghệ điện toán đám mây, tổng đài ảo cho phép doanh nghiệp có thể quản lý cuộc gọi linh hoạt trên các thiết bị có kết nối internet mà không cần phải đầu tư tốn kém vào các phần cứng, thiết bị như tổng đài truyền thống.
Bên cạnh đó, tổng đài ảo còn có các tính năng hữu ích như trả lời tự động, ghi âm cuộc gọi, phân phối cuộc gọi, báo cáo, thống kê,… Điều này cho thấy, đây không còn là công cụ nghe gọi đơn giản mà còn là trợ thủ đắc lực trong ngành giáo dục, đào tạo vì lợi ích quản lý thông tin cũng như hỗ trợ giải đáp thắc mắc và xử lý các vấn đề nhanh chóng.
Cải thiện chất lượng dịch vụ hỗ trợ học viên
Không chỉ chú trọng đến chất lượng giảng dạy, ngành giáo dục đào tạo ngày nay còn quan tâm đặc biệt đến dịch vụ hỗ trợ học viên. Thông qua tổng đài ảo, công tác quản lý cuộc gọi, tư vấn tuyển sinh hay cung cấp thông tin về các khóa học và giải đáp thắc mắc của học viên, phụ huynh từ cơ sở giáo dục trở nên nhanh chóng, hiệu quả hơn.
Lý do là bởi, tính năng trả lời tự động của hệ thống này có thể tiếp nhận và giải quyết mọi yêu cầu liên quan đến chương trình học, lịch học,… một cách liên tục mà không cần sự can thiệp của nhân viên tư vấn. Do đó tránh được sự chờ đợi của khách hàng, đồng thời giảm tải công việc cho bộ phận tư vấn mà vẫn đảm bảo hiệu quả hỗ trợ cũng như tạo ấn tượng tốt với học viên.
Hỗ trợ tuyển sinh và tư vấn khóa học
Tính chất quyết định với sự phát triển của một cơ sở giáo dục không thể bỏ qua hoạt động tuyển sinh. Bằng cách tiếp nhận tự động cuộc gọi từ học viên tiềm năng, giúp cung cấp thông tin chi tiết về chương trình học, hồ sơ, thủ tục đăng ký cùng sự phân loại cuộc gọi thông minh theo từng bộ phận riêng, tổng đài ảo không chỉ lược bỏ được những công đoạn cần sự can thiệp của con người mà còn giúp cho quá trình tư vấn chính xác, kịp thời.
Tiết kiệm chi phí và tối ưu hóa quy trình quản lý
Để duy trì hệ thống tổng đài truyền thống, đã có không ít cơ sở giáo dục phải đối mặt với chi phí cao bao gồm phí bảo trì, thiết bị, cước gọi. Ngược lại, ở hệ thống tổng đài ảo lại góp phần giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí đáng kể vì không phải đầu tư vào các hạng mục này mà vẫn đảm đảm bảo quá trình hoạt động hiệu quả chỉ cần có kết nối internet.
Đặc biệt, tổng đài ảo còn góp phần giảm thiểu khối lượng công việc cho nhân viên nhờ quá trình tự động hóa công việc lặp đi lặp lại, giúp doanh nghiệp tối ưu quy trình quản lý cuộc gọi và có thể tập trung vào công việc chuyên môn hơn để mang lại hiệu quả công việc tốt hơn.
Cải thiện quản lý thông tin và dữ liệu học viên
Nhờ tính năng ghi âm và lưu trữ mọi thông tin yêu cầu, thắc mắc, khiếu nại,… của khách hàng mà các cơ sở giáo dục có thể dễ dàng theo dõi, quản lý cuộc gọi giữa nhân viên với học sinh, phụ huynh để phát hiện vấn đề tồn đọng và cải thiện chất lượng dịch vụ tốt hơn.
Ngoài ra, tính năng báo cáo của tổng đài ảo cũng góp phần không nhỏ trong việc cung cấp những chỉ số quan trọng về số lượng cuộc gọi, tỷ lệ giải quyết vấn đề, thời gian xử lý… để cơ sở giáo dục có cái nhìn toàn diện hơn về công tác hỗ trợ cũng như có những quyết định cải thiện dịch vụ hiệu quả nhất.
Tăng cường tính linh hoạt và hỗ trợ đa kênh
Một tính năng đặc biệt hữu ích trong môi trường giáo dục hiện nay có ở tổng đài ảo phải kể đến tính linh hoạt và hỗ trợ đa kênh.
Không chỉ giới hạn trong các cuộc gọi, tổng đài ảo còn còn có thể hỗ trợ nhiều kênh giao tiếp khác nhau từ email, chat, tin nhắn văn bản cho đến các ứng dụng nhắn tin trực tuyến. Lợi thế này giúp cho việc tiếp nhận cũng như hỗ trợ học viên hiệu quả trên nhiều kênh khác nhau, tránh được tình trạng bỏ sót những yêu cầu từ học viên.
Hỗ trợ giải quyết khiếu nại và phản hồi từ học viên
Giải quyết các khiếu nại cũng như phản hồi từ học viên, phụ huynh là một trong những thách thức lớn đối với các cơ sở giáo dục khi sử dụng tổng đài truyền thống. Thế nhưng, đối với tổng đài ảo, việc này lại trở nên đơn giản hơn nhờ tính năng chuyển tiếp các khiếu nại, phản hồi đến đúng bộ phận giải quyết phù hợp.
Bên cạnh đó, tính năng ghi âm, lưu trữ thông tin các cuộc gọi từ tổng đài ảo cũng là dữ liệu để giải quyết khiếu nại tốt hơn, giúp học viên nhận được sự hỗ trợ tốt nhất.
Không chỉ vậy, về các vấn đề khiếu nại, tổng đài ảo còn giúp cung cấp những báo cáo chi tiết để các cơ sở giáo dục phát hiện và có cách khắc phục những sự cố lặp lại để góp phần cải thiện chất lượng giảng dạy và hỗ trợ tốt hơn.
Lợi ích của tổng đài ảo với ngành giáo dục đào tạo
Qua những thế mạnh của tổng đài ảo được cập nhật trên, dễ dàng nhận thấy được lợi ích của tổng đài ảo với ngành giáo dục đào tạo như:
Tăng cường trải nghiệm học viên
Với tổng đài ảo, học viên sẽ có những trải nghiệm mượt mà và dễ dàng hơn bởi các tính năng trả lời tự động, phân phối cuộc gọi giúp học viên không phải chờ đợi, từ đó có sự ấn tượng tốt hơn về chất lượng dịch vụ của cơ sở giáo dục.
Tối ưu công tác tuyển sinh
Bằng cách tự động hóa quy trình tiếp nhận cuộc gọi, tổng đài ảo giúp cải thiện công tác tuyển sinh hiệu quả vì không bỏ lỡ bất kỳ những yêu cầu cần giải đáp thông tin về khóa học cũng như hỗ trợ đăng ký trực tuyến từ học viên…. Đặc biệt, điều này không chỉ giúp tiết kiệm thời gian cho học viên và nhân viên mà còn giảm thiểu sai sót trong quá trình hỗ trợ hiệu quả.
Giảm thiểu khối lượng công việc cho nhân viên
Cũng nhờ tính năng tự động hóa mà nhân viên hỗ trợ sẽ được giảm bớt khối lượng công việc mang tính chất lặp lại như thông tin khóa học, lịch học,… để có thể tập trung vào những vấn đề quan trọng hơn.
Nâng cao hiệu quả quản lý
Thêm một ưu điểm giúp cơ sở giáo dục có cái nhìn tổng quan về quá trình hoạt động của bộ phận hỗ trợ khách hàng chính là tính năng báo cáo chi tiết về tình trạng cuộc gọi mà tổng đài ảo cung cấp. Bởi đây là những dữ liệu quan trọng giúp ngành giáo dục, đào tạo có những quyết định cải thiện quy trình quản lý hợp lý hơn.
Trong ngành giáo dục đào tạo, tổng đài ảo đang ngày càng trở thành một công cụ quan trọng giúp các cơ sở giáo dục nâng cao chất lượng dịch vụ, đồng thời tối ưu hóa quy trình công việc để cải thiện trải nghiệm của học viên. Đặc biệt, đây còn là giải pháp tiết kiệm thời gian, xây dựng môi trường giao tiếp chuyên nghiệp và ngày càng nâng cao uy tín, sự hài lòng từ học viên, phụ huynh.
Doanh nghiệp quan tâm về giải pháp Tổng đài ảo vui lòng liên hệ trực tiếp cho Mắt Bão One theo số hotline (028) 7777 7788 hoặc website: https://matbao.one để được tư vấn và hỗ trợ nhanh nhất.
Tham khảo:
