Tổng đài ảo là gì? Có nên thuê? Lợi ích của dịch vụ tổng đài ảo

Dịch vụ tổng đài ảo công nghệ điện toán đám mây dành cho doanh nghiệp. Mang lại sự tiện lợi, tối ưu hóa chi phí với các gói thuê tổng đài ảo tiết kiệm. Cùng ODS tìm hiểu một vài lợi ích của công nghệ này ở bài viết dưới đây nhé!

Với doanh nghiệp, dịch vụ tổng đài ảo đang được lên ngôi. Nó giúp doanh nghiệp tiết kiệm một khoản chi phí khá lớn cho việc trang bị hệ thống tổng đài. Với dịch vụ này, doanh nghiệp hoàn toàn yên tâm. Vì chất lượng các cuộc gọi cho khách hàng luôn cao nhất với chi phí thấp nhất.

Tổng đài ảo là gì?

Tổng đài ảo là loại dịch vụ thoại sử dụng nền tảng IP hiện đại nhằm cung cấp cho khách hàng những cuộc gọi chất lượng cao với chi phí thấp.

Dịch vụ này được lắp đặt rất đơn giản. Doanh nghiệp chỉ cần trang bị điện thoại IP, hoặc cài Softphone trên di động. Hoặc tận dụng các điện thoại analog có sẵn và kết nối đến thiết bị VoIP Gateway là hoàn toàn có thể sử dụng. Và được trang bị các tính năng hoàn toàn giống với một tổng đài chuyên nghiệp. Mà không cần phải đầu tư một hệ thống tổng đài vật lý tốn kém.

Dịch vụ tổng đài điện thoại ảo là loại dịch vụ đang nằm trong top “hot”. Không phải ngẫu nhiên mà dịch vụ này đang dần thay thế cho hệ thống tổng đài vật lý truyền thống. Với dịch vụ này, khách hàng của bạn hoàn toàn có những cuộc gọi chất lượng cao với chi phí vô cùng thấp. Tận dụng mạng Internet sẵn có vô cùng gọn nhẹ, tiện lợi, tiết kiệm.

Tổng đài ảo áp dụng cho những khách hàng nào?

Không thể phủ nhận, tổng đài ảo đóng vai trò quan trọng góp phần mang lại thành công cho người dùng. Hiện nay, dịch vụ tổng đài ảo áp dụng cho nhiều đối tượng khách hàng, cụ thể:

• Doanh nghiệp có nhu cầu sử dụng tổng đài nhưng không muốn đầu tư nhiều tiền cho hệ thống tổng đài riêng.
• Doanh nghiệp có nhiều chi nhánh, nhân viên hoạt động ở các địa điểm khác nhau.
• Doanh nghiệp chưa văn phòng cố định.
• Doanh nghiệp muốn chuyên nghiệp trong việc hỗ trợ khách hàng.

Lợi ích doanh nghiệp nhận được khi thuê tổng đài ảo

Đây là sự lựa chọn hoàn hảo cho các doanh nghiệp có quy mô vừa và nhỏ. Với khả năng mở rộng linh hoạt, tiết kiệm chi phí tối ưu,…

Đơn giản hóa cơ sở hạ tầng viễn thông của doanh nghiệp

Đối với tổng đài truyền thống, các doanh nghiệp phải bỏ ra một khoản chi phí không nhỏ để mua tổng đài điện thoại kiểu PABX lắp đặt trong cơ sở của mình. Mô hình hiện thoại cũ này khá đắt đỏ. Bên cạnh đó, nó cũng đòi hỏi kỹ năng nội bộ để có thể quản trị công nghệ thông tin và bảo trì kỹ thuật thiết bị điện thoại.

Tổng đài ảo khác với tổng đài truyền thống ở chỗ hệ thống cơ sở hạ tầng viễn thông của doanh nghiệp được ảo hoá. Việc kết nối, liên lạc được định tuyến thông qua Internet. Và doanh nghiệp chỉ cần có một bộ định tuyến và điện thoại IP Phone.

Tổng đài ảo giúp củng cố vị thế cạnh tranh của doanh nghiệp

Nâng cao năng suất làm việc của của nhân viên bằng cách trang bị cho họ các công cụ chuyên nghiệp. Và đặc biệt là được tối ưu hoá cho nhiệm vụ quản lý và phát triển mối quan hệ khách hàng. Đây là yếu tố vô cùng quan trọng làm tăng khả năng và tốc độ làm việc của nhân viên nhờ hệ thống truyền thông hợp nhất.

Tổng đài ảo giúp đáp ứng tối ưu nhu cầu về quản lý quan hệ khách hàng kỹ thuật số và sử dụng đa kênh của khách hàng. Đồng thời, sử dụng thống nhất một hệ thống trên tất cả các phương tiện liên lạc.

Phù hợp để sử dụng chuyên nghiệp

Doanh nghiệp thuê tổng đài ảo cần được trang bị thiết bị đầu cuối IP phù hợp cho mục đích sử dụng chuyên nghiệp. Cụ thể, điện thoại IP không chỉ đáp ứng nhu cầu nghe – gọi của doanh nghiệp mà còn cho phép bạn hưởng lợi từ chất lượng cuộc gọi cao cùng nhiều tính năng đặc biệt khác như: Autocall,  Auto Attendant, Voice Mail, Call Queue…

Dễ dàng tích hợp cùng các giải pháp giúp CSKH hiệu quả hơn 

Hệ thống tổng đài ảo hoàn toàn có thể tích hợp cùng nhiều tính năng giúp hỗ trợ công việc hiệu quả. Đặc biệt là quản lý và chăm sóc khách hàng.

Doanh nghiệp được gì khi sử dụng dịch vụ tổng đài ảo?

Dưới đây là 4 lợi ích mà tổng đài ảo đem lại cho doanh nghiệp:

1. Hiệu quả ưu việt cho quản lý trong doanh nghiệp

Đây là giải pháp tối ưu nhất đối với những doanh nghiệp có nhiều chi nhánh cố định hoặc không cố định

• Chi phí thấp., khách hàng chỉ cần đầu tư thiết bị đầu cuối (điện thoại, máy tính v..v.), và không cần đầu tư thiết bị tổng đài.
• Không cần bảo trì, bảo hành, không phải lo các sự cố hỏng hóc thiết bị.
• Thời gian triển khai cực nhanh chóng và sự dụng ngay sau khi đăng ký, đáp ứng yêu cầu trong vòng 24h-48h.
• Chi phí khách hàng bỏ ra chỉ là yêu cầu dịch vụ với số lượng, các định lượng cụ thể.
• Khả năng mở rộng, có thể đáp ứng nhu cầu thay đổi cực nhanh chỉ trong vòng 24h.
• Các kịch bản về lời thoại cũng như các chức năng mới nếu cần thay đổi sẽ diễn ra rất nhanh trong vòng 24h.
• Không cần đâu tư nhân sự quản trị hệ thống tổng đài hay mất phí thuê dịch vụ thực hiện quản trị và thay đổi trong trường hợp cần thiết

2. Giảm nhẹ gánh nặng cho nhân sự

Tổng đài ảo cho phép doanh nghiệp không cần duy trì nhân sự và người quản lý hệ thống tổng đài. Tất cả các công việc quản trị, thiết lập cấu hình đều được thông qua internet với trình duyệt web và sử dụng hệ thống mạng nội bộ có sẵn của doanh nghiệp.

Dịch vụ thuê tổng đài ảo cho phép sử dụng thoại nội bộ mà không hề phát sinh chi phí. Từ đó giúp doanh nghiệp giảm thiểu tối đa chi phí quản lý nhân sự và chi phí bảo trì bảo dưỡng hệ thống.

Thứ nhất, trước đây doanh nghiệp sử dụng tổng đài vật lý truyền thống khi muốn thay đổi kịch bản hay chỉnh sửa cấu hình. Thì phải thuê kỹ thuật viên chuyên tổng đài về thiết lập, chi phí một lần như vậy luôn là “luật bất thành văn” 10% giá trị tổng đài cho một lần setup. Nay với dịch vụ tổng đài CloudFone thì đã khác, khách hàng chỉ cần “alo” hoặc gửi mail yêu cầu là sẽ được hỗ trợ ngay lập tức và hoàn toàn miễn phí.

3. Tăng cơ hội tiếp cận và chăm sóc khách hàng

Ngày nay, việc kinh doanh trên Internet rất phát triển, các kênh bán hàng online luôn được doanh nghiệp quan tâm vì sự tiện lợi. Vì thế đòi hỏi việc trả lời những thắc mắc của khách hàng cũng như những đơn đặt hàng mới phải nhanh chóng và chuyên nghiệp. Cho nên việc đầu tư một hệ thống tổng đài tự động như tổng đài ảo là rất cần thiết.

Cơ hội sống còn trong kinh doanh online. Nếu lỡ mất một cuộc gọi quan trọng vì nhân viên trực tổng đài vắng mặt lúc đó, hay hệ thống mạng điện thoại bị gián đoạn, sự cố kỹ thuật sẽ gây thiệt hại không nhỏ cho doanh nghiệp.

Khi sử dụng hệ thống tổng đài truyền thống. Bắt buộc phải có nhân viên ngồi tại văn phòng trực điện thoại xuyên suốt. Nhân viên này sẽ nhận cuộc gọi từ bên ngoài, khách hàng hay đối tác sau đó chuyển đến số máy của bộ phận cần liên hệ. Nếu người cần liên hệ vắng mặt thì nhân viên tổng đài sẽ tiếp nhận thông tin sau đó truyền đạt lại cho bộ phận phụ trách.

4. Tổng đài ảo sẽ khắc phục điểm yếu của tổng đài truyền thống

Cuộc gọi từ bên ngoài sẽ được đẩy trực tiếp tới số máy nhánh. Và số di động của những nhân viên phụ trách bộ phận. Với tiện ích này, dù người nhận cuộc gọi có ở đâu cũng có thể trả lời máy.

Dịch vụ tổng đài ảo có những tiện ích sau:

• Chức năng trả lời tự động (IVR)
• Hiển thị tên người gọi đến
• Hỗ trợ Softphone
• Ghi âm – nghe lại – xóa cuộc gọi
• Nhật ký cuộc gọi
• Đàm thoại tay ba
• Và còn nhiều chức năng hữu ích khác.

Những ưu điểm mà tổng đài ảo hơn hẳn tổng đài truyền thống

• Không cần đầu tư cơ sở hạ tầng viễn thông, không cần đi dây điện thoại. Thậm chí nếu doanh nghiệp chỉ sử dụng phần mềm thì không cần đầu tư thiết bị.
• Không bỏ lỡ cuộc gọi từ khách hàng. Với tổng đài truyền thống. Lượng cuộc gọi nhận được cùng lúc luôn bị giới hạn (vào khoảng 20 – 30 cuộc). Vì vậy sẽ có tình trạng khách hàng gọi và máy bận. Nhưng với tổng đài ảo, số lượng cuộc gọi vào cùng lúc không bị giới hạn. Doanh nghiệp sẽ không bỏ lỡ cuộc gọi nào từ khách hàng.
• Gọi nội bộ hoàn toàn MIỄN PHÍ dù là khác tỉnh thành
• Cước phí cuộc gọi quốc tế thấp hơn
• Nhân viên có thể làm việc bất kỳ đâu
• Dễ dàng quản lý, xem thống kê cuộc gọi ra/vào, nghe lại ghi âm cuộc gọi
• Dễ dàng mở rộng hệ thống
• Dễ dàng tích hợp với các ứng dụng, hệ thống quản lý khách hàng

Doanh nghiệp nên mua hay thuê tổng đài ảo?

Từ trước, chúng ta vẫn thường mua một hệ thống tổng đài lắp đặt ở công ty. Tuy nhiên, trong thời đại bùng nổ về công nghệ và cuộc cách mạng công nghiệp 4.0 như hiện nay. Thì việc chọn thuê tổng đài điện thoại đang là xu hướng mới với nhiều tiện ích đi kèm.

Để có thể xác định xem nên mua hay thuê tổng đài điện thoại. Chúng ta sẽ so sánh ưu và nhược điểm giải pháp nào tối ưu cho doanh nghiệp.

Mua

Chi phí:

• Tùy từng loại tổng đài chi phí ban đầu phải bỏ ra từ 20 triệu trở lên
• Cần nguồn điện để vận hành, chi phí nhân sự quản lý vận hành.

Quản lý vận hành: 

• Tổng đài IP nhất thiết phải có nhân sự IT chuyên trách để vận hành.
• Phải có phòng Server để lắp đặt bảo đảm yếu tố điện mạng 24/7.
• Cần nâng cấp đường truyền mạng, điện để dự phòng rủi ro.

Thuê

Thuê tổng đài ảo ngày càng phổ biến, được nhiều doanh nghiệp lựa chọn. Đặc biệt phù hợp với các doanh nghiệp vừa và nhỏ. Hình thức này giúp giảm thiểu bộ máy vận hành và tiết kiệm chi phí một cách đáng kể. Tổng đài ảo phù hợp với những doanh nghiệp chuyên cung cấp dịch vụ. Như tổng đài chăm sóc khách hàng, bán vé máy bay, du lịch, tư vấn luật …

Chi Phí:

• Chi phí đầu tư ban đầu: Bạn không cần bỏ một đồng chi phí đầu tư ban đầu nào cả.
• Chi phí vận hành: Linh hoạt tùy theo nhu cầu của khách hàng. Chỉ từ 300k/ tháng cho 10 người sử dụng. Đặc biệt, không có chi phí phát sinh thêm nào khác.

Quản lý vận hành:

• Không cần nhân sự IT chuyên trách, được hỗ trợ kỹ thuật từ nhà cung cấp.
• Không cần phòng server, hệ thống tổng đài ảo được đặt ở các Data Center của VDC. Hoạt động trên nền tảng Cloud nên chỉ cần kết nối Internet là có thể sử dụng được.
• Nâng cấp mở rộng dễ dàng, tối ưu chi phí cho doanh nghiệp.

Sự khác nhau giữa tổng đài ảo và tổng đài nội bộ

Với tổng đài truyền thống, doanh nghiệp sẽ phải mất chi phí cho việc thiết lập. Và lắp đặt hệ thống tổng đài nhưng tổng đài ảo thì hoàn toàn miễn phí.

Doanh nghiệp cũng sẽ phải mất chi phí thuê bảo dưỡng tổng đài máy nhánh. Cũng như mạng nội bộ và hệ thống tính cước khi sử dụng tổng đài truyền thống. Nhưng với tổng đài ảo. Thì mọi việc sẽ do đơn vị cung cấp đảm nhận và hoàn toàn miễn phí.

Khi sử dụng tổng đài nội bộ, doanh nghiệp sẽ cần nhân sự quản trị hệ thống chuyên dụng. Cũng như phải thuê nhân công khi muốn thay đổi tính năng của tổng đài hoặc máy nhánh. Nhưng với tổng đài ảo thì ngược lại. Chỉ cần gửi yêu cần, đơn vị cung cấp sẽ thực hiện ngay lập tức và hoàn toàn miễn phí.

Tổng đài truyền thống yêu cầu phải có nhân viên ngồi tại văn phòng để nghe máy và trả lời. Còn với dịch vụ tổng đài điện thoại ảo. Thì cuộc gọi sẽ được đẩy tới thiết bị đầu cuối của nhân viên. Giúp họ trả lời ở mọi lúc, mọi nơi.

Giá tổng đài ảo phụ thuộc vào yếu tố gì?

Giá dịch vụ luôn có những mức phí đa dạng, phù hợp với từng nhau cầu khác nhau của doanh nghiệp. Qua đó mức giá sẽ phụ thuộc vào các yếu tố sau:

• Số lượng máy nhánh: Thông thường các gói phổ biến với máy nhánh 10, 20,30, 40 hoặc nhiều hơn. Và khi nhu cầu sử dụng tăng lên dựa theo nhu cầu của bạn.
• Số lượng cuộc gọi đồng thời: Với một đầu máy, nhân viên tổng đài có thể nghe. Và nhận tất cả các cuộc gọi của khách hàng cùng một lúc.
• Chi phí bổ sung: Những chi phí bổ sung dựa vào nhu cầu như quản lý cước. Cần tăng thời gian lưu file ghi âm, tăng dung lượng lưu trữ hay đấu nối API.
• Dịch vụ hỗ trợ khách hàng: Yếu tố ảnh hưởng khá nhiều đến giá dịch vụ tổng đài ảo.

Để biết chi tiết hơn về những lợi ích của tổng đài ảo, hãy truy cập website https://ods.vn hoặc liên hệ số Hotline: 1900 66 34. Chúng tôi sẽ tư vấn và mang đến bạn những trải nghiệm đỉnh cao về  CloudFone.