Đội ngũ sales mạnh là một trong những yếu tố tăng tính cạnh tranh cho doanh nghiệp, tuy nhiên để nâng cao hiệu suất đội sales, nhất định cần có phải công cụ hỗ trợ tối ưu, giúp quản lý, chăm sóc, khai thác khách hàng hiệu quả. Điều này hoàn toàn có thể đáp ứng được từ tổng đài ảo. Cùng tìm hiểu lý do chi tiết trong bài viết dưới đây.
Vì sao tổng đài ảo giúp nâng cao hiệu suất đội sales?
Tổng đài ảo được hoạt động trên nền tảng điện toán đám mây, giúp người dùng dễ dàng thực hiện, quản lý cuộc gọi qua internet mà không cần lắp thiết bị phần cứng cồng kềnh như hệ thống điện thoại truyền thống.
Đặc biệt, đây là công nghệ dễ triển khai, chi phí thấp, có thể thực hiện gọi ra, nhận cuộc gọi vào, ghi âm, lưu trữ dữ liệu cũng như phân tích hiệu suất một cách linh hoạt. Một số lý do cho thấy tổng đài ảo có thể nâng cao hiệu suất đội sales phải kể đến như:
Tăng năng suất gọi điện
Khả năng tăng số lượng cuộc gọi mỗi ngày là một trong những lợi ích rõ rệt nhất của tổng đài ảo. Sở dĩ, công nghệ này có thể làm được điều đó là nhờ tính năng gọi tự động, giúp hệ thống quay số tự động theo danh sách có sẵn. Nhờ vậy mà nhân viên sales không cần phải thao tác thủ công rườm rà với từng số điện thoại mà vẫn đảm bảo tăng tiếp cận lượng khách hàng.
Lợi ích này vừa giúp giảm thiểu thời gian chờ giữa các cuộc gọi vừa hạn chế tình trạng sai sót khi quay số, giúp đội sales có thể tăng năng suất làm việc lên đáng kể – đây là điều quan trọng cần có nhất là trong các chiến dịch telesales quy mô lớn.
Bên cạnh đó, không thể bỏ qua tính năng Click-to-Call được tích hợp cùng CRM, giúp nhân viên có thể ngay lập tức thực hiện cuộc gọi nhờ thao tác rút ngắn. Theo đó, nhân viên sales không cần xử lý quá nhiều kỹ thuật mà chỉ cần tập trung vào tư vấn và chốt đơn.
Tối ưu quản lý dữ liệu khách hàng
Khả năng quản lý thông tin khách hàng một cách chính xác và đầy đủ cũng được xem là một trong những yếu tố quyết định thành công của đội sales.
Nhờ tích hợp trực tiếp với hệ thống CRM, tổng đài ảo có thể lưu trữ lịch sử cuộc gọi, phân loại khách hàng theo trạng thái và ghi chú nội dung trao đổi. Do đó, nhân viên sales không mất thời gian ghi chép thủ công – một nguyên nhân dễ dẫn đến sai sót và thất lạc thông tin.
Đặc biệt, việc thu thập đầy đủ dữ liệu lịch sử tương tác còn là bí kíp để nhân viên sales tư vấn khách hàng đúng nhu cầu, đúng thời điểm, giúp cá nhân hóa trải nghiệm khách hàng, nâng cao tính chuyên nghiệp. Từ đó tăng mức độ hài lòng cùng khả năng chuyển đổi.
Quản lý, theo dõi hiệu suất theo thời gian thực
Nếu chỉ bằng phương pháp thủ công, rất khó để doanh nghiệp có thể kiểm soát hiệu quả làm việc của đội ngũ sales. Thế nhưng, khi có sự hỗ trợ của công nghệ như hệ thống báo cáo, giám sát chi tiết theo thời gian thực của tổng đài, bài toán quản lý lại trở nên dễ dàng hơn bao giờ hết.
Cụ thể, người giám sát có thể theo dõi số lượng cuộc gọi thực tế đã thực hiện, trung bình mỗi cuộc gọi, tỷ lệ nghe máy, thời lượng trung bình mỗi cuộc gọi cũng như tỷ lệ chuyển đổi để nhanh chóng và đưa ra quyết định điều chỉnh chiến lược phù hợp.
Cùng với đó là tính năng ghi âm, đánh giá chất lượng của tổng đài ảo cũng góp phần mang lại nguồn thông tin quý giá để quản lý đánh giá kỹ năng tư vấn, đào tạo nhân viên, cải thiện kịch bản bán hàng, giúp tối ưu và nâng cao tỷ lệ chốt đơn tốt hơn.
Tăng khả năng tiếp cận, chăm sóc khách hàng
Với tính năng phân phối cuộc gọi thông minh dựa trên khu vực địa lý, nhóm sản phẩm phụ trách, kinh nghiệm nhân viên, tổng đài ảo giúp hỗ trợ khách hàng một cách nhanh chóng, chính xác, giúp doanh nghiệp không bỏ lỡ bất kỳ cơ hội kinh doanh nào.
Nhờ tính năng này, doanh nghiệp có mô hình làm việc từ xa vẫn có thể ứng dụng cho đội sales, đảm bảo vẫn sử dụng chung một hệ thống tổng đài như tại văn phòng dù làm việc ở bất cứ đâu. Đây cũng là cách giúp doanh nghiệp mở rộng đội ngũ sales một cách linh hoạt mà không cần đầu tư thêm cơ sở hạ tầng phức tạp.
Giảm chi phí vận hành
Không chỉ nâng cao hiệu suất, ứng dụng tổng đài ảo còn là giải pháp giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí đáng kể vì không phải đầu tư hệ thống tổng đài vật lý, không tốn phí bảo trì, mọi cước gọi nội bộ đều được miễn phí.
Đây cũng là lý do tổng đài ảo ngày càng được nhiều doanh nghiệp lựa chọn cho hoạt động sales của mình.
Nâng cao tỷ lệ chuyển đổi và doanh thu
Khi được hỗ trợ bởi hệ thống tổng đài ảo, đội sale hoàn toàn có thể yên tâm với số lượng cuộc gọi tăng cao mà vẫn đáp ứng toàn bộ, không bỏ lỡ khách hàng tiềm năng nào, đảm bảo chất lượng tư vấn đúng người, đúng nhóm khách hàng, đúng thời điểm, đúng thông tin và quản lý chặt chẽ hiệu suất. Từ đó giúp tối ưu chiến dịch marketing, bán hàng và nâng cao tỷ lệ chuyển đổi.
Tăng tính chuyên nghiệp, uy tín thương hiệu
Các tính năng như lời chào tự động, nhà chờ thương hiệu, số hotline được tổng đài ảo hỗ trợ cũng phần nào tạo nên hình ảnh chuyên nghiệp, đồng bộ trong mắt khách hàng. Khi khách hàng thấy được sự uy tín, có lòng tin đến thương hiệu cũng đồng nghĩa với khả năng chốt sale cũng cao hơn.
Với nhiều ưu thế giúp nâng cao hiệu suất đội sales, giải pháp tổng đài ảo rất phù hợp với các doanh nghiệp thương mại điện tử, ngành tài chính, bảo hiểm, trung tâm đào tạo hay những công ty dịch vụ có đội ngũ telesales lớn, nhất là những doanh nghiệp đang mở rộng quy mô sales hoặc mong muốn chuẩn hóa quy trình bán hàng cần cân nhắc triển khai tổng đài ảo sớm.
Như vậy, cách tổng đài ảo nâng cao hiệu suất đội sales được quyết định bởi nhiều yếu tố mà tổng đài ảo có được như tăng số lượng cuộc gọi, khả năng quản lý, phân tích, tối ưu toàn bộ quy trình bán hàng. Đồng thời việc tự động hóa thao tác, tích hợp các tính năng giúp theo dõi hiệu suất và cá nhân hóa trải nghiệm khách hàng cũng đều góp phần giúp đội sales làm việc hiệu quả hơn.
Vì vậy, đầu tư vào tổng đài ảo không còn là xu hướng mà là giải pháp thiết yếu mà doanh nghiệp muốn nâng cao hiệu suất đội sales, tối ưu chi phí và tăng trưởng bền vững không nên bỏ qua.
