Các kênh giao tiếp được tích hợp trong tổng đài ảo

Đội ngũ sales của doanh nghiệp bạn đang phải mở 5-6 tab trình duyệt chỉ để check tin nhắn từ Zalo, Facebook và trực điện thoại? Việc quản lý rời rạc này chính là nguyên nhân khiến doanh nghiệp bỏ sót tin nhắn và đánh mất khách hàng vào tay đối thủ.

Đã đến lúc quy tụ tất cả về một mối với trang quản trị của Tổng đài ảo. Hệ thống này tích hợp những gì và hoạt động ra sao? Câu trả lời có ngay dưới đây.

Mục lục

Các kênh giao tiếp được tích hợp trong tổng đài ảo

Tổng đài thoại (Call Center / Cloud PBX) – Kênh giao tiếp cốt lõi

Khi được tích hợp vào tong dai ao, hệ thống Call Center/Cloud PBX không chỉ dừng ở nghe – gọi, mà còn được nâng cấp vượt bậc:

Thay vì đổ chuông ngẫu nhiên, AI phân tích dữ liệu lịch sử để chuyển cuộc gọi đến đúng nhân viên phụ trách gần nhất ( hay còn gọi là Luật khách quen) hoặc nhân viên có kỹ năng phù hợp nhất khi thao tác nhấn phím chọn bộ phận.

Ngoài ra, trợ lý ảo Callbot AI cũng hoạt động 24/7 để tự động trả lời các câu hỏi thường gặp mà không cần nhân viên trực máy.

Ngoài ra, tổng đài này còn tự động chuyển file ghi âm cuộc gọi thành văn bản, giúp quản lý dễ dàng tìm kiếm từ khóa ( khiếu nại, hủy đơn,…) để đánh giá chất lượng phục vụ.

Facebook Messenger và Zalo OA

Đây là hai kênh giao tiếp phổ biến nhất tại Việt Nam. Khách hàng thường ưu tiên nhắn tin vì nhanh, tiện lợi và quen thuộc. Tuy nhiên, nếu quản lý thủ công trên từng nền tảng, doanh nghiệp rất dễ bỏ sót inbox hoặc phản hồi chậm.

Khi tích hợp vào hệ thống tổng đài:

Toàn bộ tin nhắn từ Facebook, Zalo được gom về một dashboard duy nhất.
Dễ dàng phân công hội thoại cho từng nhân viên.
Lưu trữ lịch sử chat xuyên suốt các kênh.

Điều này giúp doanh nghiệp không bỏ sót bất kỳ tin nhắn nào, đồng thời duy trì phong cách phục vụ đồng bộ và chuyên nghiệp.

Tích hợp Microsoft Teams

Đây là tầng nâng cao giúp tối ưu hiệu suất làm việc của nhân viên văn phòng và bộ phận Sales.

Doanh nghiệp có thể thực hiện cuộc gọi ra bên ngoài ngay trên giao diện Microsoft Teams mà không cần lắp đặt điện thoại bàn hay cài thêm phần mềm lạ.

Lợi ích khi tích hợp tổng đài ảo với Teams:

Đồng bộ dữ liệu khách hàng theo thời gian thực.
Hiển thị lịch sử trò chuyện khi có cuộc gọi hoặc tin nhắn.
Hỗ trợ phối hợp giữa CSKH – Sales – Kỹ thuật.

Tổng đài ảo cho phép quản lý tập trung toàn bộ hội thoại trên một nền tảng

Nếu mỗi kênh được quản lý trên một hệ thống riêng biệt, doanh nghiệp rất dễ rơi vào tình trạng phân mảnh dữ liệu, phần hồi chậm và trải nghiệm khách hàng thiếu nhất quán.

Chính vì vậy, quản lý tập trung toàn bộ hội thoại trên một nền tảng là giá trị cốt lõi mà tổng đài đa kênh AI mang lại.

Với dữ liệu hội thoại được lưu trữ tập trung, toàn bộ lịch sử tương tác của khách hàng được giữ nguyên dù họ chuyển từ kênh này sang kênh khác. Khi khách gọi điện sau khi đã chat hoặc nhắn tin trước đó, nhân viên có thể xem ngay lịch sử trao đổi, không cần khách phải giải thích lại từ đầu.

Điều này giúp:

Tiết kiệm thời gian cho khách hàng.
Tăng mức độ hài lòng và chuyên nghiệp trong dịch vụ.

Nhờ giao diện hợp nhất và dữ liệu tập trung:

Nhân viên hiểu rõ vấn đề khách đang gặp phải.
Giảm thời gian tra cứu thông tin.
Phản hồi chính xác và nhất quán hơn.

Không bỏ sót khách hàng – Không đứt gãy trải nghiệm chính là giá trị cốt lõi mà tổng đài ảo mang lại cho doanh nghiệp trong kỷ nguyên số.

Mỗi doanh nghiệp có quy mô và nhu cầu chăm sóc khách hàng khác nhau. Tổng đài ảo đa kênh AI của ODS được tư vấn và thiết kế phù hợp theo từng ngành nghề và kịch bản vận hành. Liên hệ ngay đến hotline của ODS (028) 7300 7788 để được tư vấn.

Xem thêm: Vì sao doanh nghiệp Việt cần chuyển đổi sang tổng đài ảo AI?