Việc duy trì hiệu quả giao tiếp trong doanh nghiệp là yếu tố then chốt để giữ vững sự phát triển bền vững, sự cạnh tranh trên thị trường. Tuy nhiên, để thực hiện được điều đó thì không thể không có sự hỗ trợ của công nghệ. Và tổng đài ảo chính là một trong những công cụ đóng vai trò trung tâm trong việc nâng cao hiệu suất làm việc, hỗ trợ mô hình làm việc linh hoạt và nâng cao hiệu quả giao tiếp trong doanh nghiệp.

Vì sao doanh nghiệp cần tổng đài ảo?

Khác với tổng đài truyền thống, tổng đài ảo là hệ thống điện thoại hoạt động trên nền tảng internet hoàn toàn nên doanh nghiệp không cần phải đầu tư phần cứng đắt đỏ mà vẫn đảm bảo việc kết nối mọi lúc, mọi nơi. Điều này đã góp phần giúp doanh nghiệp tiết kiệm được một khoản chi phí đáng kể. 

Đặc biệt, không chỉ vậy, tổng đài ảo còn tích hợp nhiều tính năng thông minh giúp doanh nghiệp vận hành hiệu quả hơn và khắc phục được nhiều hạn chế ở tổng đài truyền thống trước kia, mang lại nhiều lợi ích và trải nghiệm tốt cho khách hàng như:

• Thời gian phản hồi nhanh chóng
• Gia tăng khả năng tương tác với khách hàng
• Tối ưu chi phí cũng như quy trình vận hành chăm sóc khách hàng
• Có thể hỗ trợ doanh nghiệp làm việc từ xa và linh hoạt trong mọi tình huống

Cách tổng đài ảo nâng cao hiệu quả giao tiếp trong doanh nghiệp

Bằng sự tích hợp cùng nhiều tính năng ưu việt, tổng đài ảo đã mang đến những thay đổi tích cực trong giao tiếp doanh nghiệp và khách hàng, cụ thể:

Kết nối linh hoạt

Chỉ là thiết bị có kết nối internet, dù là tablet, máy tính, smartphone, nhân viên vẫn hoàn toàn có thể kết nối và thực hiện cuộc gọi tổng đài ảo. Vì thế mà vô cùng hữu ích đối với doanh nghiệp có mô hình làm việc từ xa có thể yên tâm việc phản hồi, chăm sóc khách hàng một cách tốt nhất như tại văn phòng.

Quản lý cuộc gọi chuyên nghiệp, tối ưu

Nhờ việc tích hợp nhiều tính năng thông minh như trả lời tự động, chuyển hướng cuộc gọi, phân phối cuộc gọi, ghi âm, lưu trữ, chuyển máy nội bộ linh hoạt mà doanh nghiệp có thể quản lý cuộc gọi một cách chuyên nghiệp, tối ưu, vừa góp phần giảm thời gian chờ đợi của khách hàng, vừa giúp quản lý giám sát chất lượng cuộc gọi thông qua ghi âm, phân tích dữ liệu cuộc gọi một cách chính xác.

Tích hợp hệ thống CRM giúp tăng cường trải nghiệm khách hàng

Đây là một lợi thế vô cùng lớn cho doanh nghiệp trong hành trình chăm sóc khách hàng, giúp khách hàng cảm thấy luôn hài lòng và muốn gắn bó lâu dài với doanh nghiệp. 

Lý do là bởi, khi có sự tích hợp hoàn hảo với hệ thống CRM hay các phần mềm quản lý khách hàng khác, mọi thông tin của người gọi  từ tên, lịch sử giao dịch, trạng thái đơn hàng, yêu cầu hỗ trợ sẽ được hiển thị đầy đủ. Vì vậy mà nhân viên có thể dễ dàng cá nhân hóa cuộc gọi, không mất quá nhiều thời gian tìm kiếm thông tin mà vẫn đảm bảo tăng độ hài lòng của khách hàng.

Báo cáo và phân tích dữ liệu giao tiếp

Thông qua các dữ liệu chi tiết về số lượng cuộc gọi đến, đi, thời gian phản hồi, tỷ lệ trả lời, hiệu suất nhân viên, tỷ lệ cuộc gọi nhỡ, tình trạng hàng đợi,… được báo cáo chi tiết bởi Tổng đài ảo, doanh nghiệp có thể dễ dàng đánh giá hiệu quả giao tiếp, đào tạo và tối ưu nhân sự, đồng thời đưa ra ra các chiến lược cải thiện dịch vụ khách hàng.

Tiết kiệm chi phí đầu tư, vận hành

Cũng bởi không phải đầu tư vào các thiết bị phần cứng, bảo trì hay đường dây riêng rườm rà, tổng đài ảo đã góp phần tiết kiệm một khoản chi phí viễn thông đáng kể, phù hợp với cả doanh nghiệp lớn lẫn doanh nghiệp vừa và nhỏ. Đặc biệt dễ dàng nâng cấp gói dịch vụ khi doanh nghiệp mở rộng.

Đảm bảo bảo mật và tính ổn định cao

Thêm một lợi thế khiến tổng đài ảo trở nên quan trọng và cần thiết hơn bao giờ hết chính là tính năng bảo mật cùng sự ổn định cao nhờ công cụ này có sử dụng mã hóa dữ liệu cũng như có hệ thống tự động sao lưu, phục hồi. Do đó mà doanh nghiệp có thể yên tâm lưu trữ dữ liệu khách hàng một cách an toàn, cuộc gọi không bị rò rỉ, hệ thống vẫn hoạt động ngay cả khi có sự cố.

Lợi ích dài hạn khi sử dụng tổng đài ảo

Không chỉ là giải pháp giao tiếp ngắn hạn, tổng đài ảo còn mang đến những lợi ích dài hạn như: tăng cường uy tín thương hiệu thông qua dịch vụ chuyên nghiệp, giảm thiểu sai sót, tạo nền tảng chuyển đổi số toàn diện, giúp tăng sự cạnh tranh trên thị trường.

Những doanh nghiệp nào nên sử dụng tổng đài ảo?

Tổng đài ảo là hệ thống cần thiết đối với bất kỳ doanh nghiệp nào, nhất là doanh nghiệp có đội ngũ chăm sóc lớn, có nhiều chi nhánh hoặc nhân sự làm việc từ xa, là doanh nghiệp giáo dục, thương mại điện tử, logistic hay các công ty startup hoặc SME cần chuyên nghiệp hóa dịch vụ mà vẫn tiết kiệm chi phí. 

Việc ứng dụng tổng đài ảo trong thị trường đầy sự cạnh tranh không chỉ đơn thuần là công cụ liên lạc, đây còn là chiến lược thông minh, giúp doanh nghiệp cải thiện và nâng cao hiệu quả chăm sóc khách hàng.

Vì vậy, có thể thấy, đầu tư vào hệ thống tổng đài ảo chính là một bước đi cần thiết để nâng tầm sự chuyên nghiệp, linh hoạt nhưng không kém phần hiện đại hóa trong quy trình giao tiếp, góp phần vào sự phát triển bền vững của doanh nghiệp.

Doanh nghiệp quan tâm về giải pháp Tổng đài ảo vui lòng liên hệ trực tiếp cho Mắt Bão One theo số hotline (028) 7777 7788 hoặc website: https://matbao.one để được tư vấn và hỗ trợ nhanh nhất.