Một kênh bán hàng quan trọng giúp doanh nghiệp tiếp cận khách hàng trực tiếp một cách nhanh chóng  phải kể đến Telesales. Thế nhưng, bài toán nan giải ở đây không phải là thiếu khách hàng, mà là vấn đề kiểm soát, quản lý đội ngũ nhân viên telesales sao cho hiệu quả, minh bạch và tối ưu năng suất? Câu trả lời nằm ở tổng đài ảo – xu hướng đang được rất nhiều doanh nghiệp lựa chọn hiện nay.

Thực trạng quản lý nhân viên telesales truyền thống

Với mô hình telesales truyền thống, những khó khăn phổ biến thường gặp là: không kiểm soát được nhân viên có đang gọi cho khách hay không, nhân viên dùng số cá nhân dễ mất data khách hàng, không dễ dàng để đánh giá chất lượng cuộc gọi, báo cáo thủ công thiếu chính xác, không khả thi khi quản lý từ xa. Đây là những lý do khiến chi phí thực hiện mô hình telesales mặc dù cao nhưng năng suất lại thấp, dẫn đến hiệu quả mang lại không thực sự tương xứng.

Làm sao quản lý nhân viên telesales hiệu quả từ tổng đài ảo?

Hệ thống tổng đài ảo hoạt động trên nền tảng điện toán đám mây, vì vậy mà thông qua phần mềm, doanh nghiệp có thể quản lý toàn bộ hoạt động gọi điện của nhân viên telesales thay vì phải lắp đặt các thiết bị phức tạp.

Đặc biệt, nhân viên có thể làm việc bất cứ đâu, chỉ cần điện thoại, máy tính có internet và nhà quản lý vẫn có thể kiểm soát 100% hoạt động telesales, cụ thể:

1. Kiểm soát toàn bộ cuộc gọi một cách minh bạch

Tất cả cuộc gọi tổng đài ảo đều được ghi âm tự động, từ thời gian, thời lượng cuộc gọi cho đến nội dung trao đổi với khách hàng. Vì vậy mà nhà quản lý có thể nghe lại cuộc gọi và dễ dàng đánh giá năng lực của từng nhân viên, đồng thời phát hiện sai sót kịp thời để đào tạo, chấn chỉnh. Qua đó, nhân viên sẽ làm việc một cách nghiêm túc hơn.

2. Theo dõi hiệu suất telesales theo thời gian thực

Với bảng thống kê chi tiết mà tổng đài ảo cung cấp, quản lý sẽ dễ dàng nắm bắt số lượng cuộc gọi của từng nhân viên, thời gian làm việc thực tế, tỷ lệ gọi thành công, những nhân viên đạt và chưa đạt. Những dữ liệu minh bạch này giúp cho việc đánh giá  KPIs một cách công bằng, chính xác hơn.

3. Ngăn chặn thất thoát data khách hàng

Mất data khách hàng khi nhân viên sử dụng số điện thoại cá nhân hay nghỉ việc là một trong những rủi ro lớn nhất của telesales.

Điều này sẽ không xảy ra ở tổng đài ảo, bởi mọi cuộc gọi chỉ thực hiện qua số tổng đài, data khách hàng được lưu trữ tập trung nên doanh nghiệp có toàn quyền kiểm soát thông tin. Lợi thế này vô cùng quan trọng trong việc giúp doanh nghiệp bảo vệ tài sản dữ liệu của mình.

4. Quản lý telesales từ xa vẫn hiệu quả

Ứng dụng tổng đài ảo, nhà quản lý có thể nghe trực tiếp hay nghe lại cuộc gọi dễ dàng, xem báo cáo mọi lúc nên việc giám sát nhân viên làm việc tại nhà cũng trở nên hiệu quả hơn.

Chính vì vậy mà vô cùng phù hợp với những doanh nghiệp có mô hình làm việc từ xa, nhiều chi nhánh hay call center quy mô lớn,…

5. Chuẩn hóa kịch bản, nâng cao chất lượng tư vấn

Sử dụng tổng đài ảo, doanh nghiệp có thể thiết lập kịch bản telesales mẫu, dễ dàng phát hiện điểm yếu trong cách tư vấn và so sánh nội dung cuộc gọi giữa từng nhân viên. Từ đó dễ dàng hơn trong việc đào tạo, nâng cao kỹ năng bán hàng cho nhân viên để tạo cho khách hàng một trải nghiệm chuyên nghiệp hơn.

6. Tự động hóa báo cáo, tiết kiệm thời gian quản lý

Tổng đài ảo có tính năng tự động hoá báo cáo mọi dữ liệu cuộc gọi, xuất báo cáo theo ngày, tuần, tháng nên giảm được tình trạng sai sót và gian lận như báo cáo thủ công.

Cũng chính vì ưu điểm này mà nhà quản lý có thể tiết kiệm thời gian kiểm tra thủ công và tập trung nhiều hơn vào chiến lược phát triển cho doanh nghiệp của mình.

Lợi ích tổng thể khi quản lý telesales bằng tổng đài ảo

Khi quản lý telesales bằng tổng đài ảo, nhiều lợi ích vượt trội mà doanh nghiệp nhận được như:

– Giúp nhân viên telesales làm việc có hiệu suất hơn

– Chất lượng cuộc gọi được nâng tầm, mang lại trải nghiệm tốt cho khách hàng

– Dữ liệu khách hàng được bảo mật tuyệt đối

– Tiết kiệm chi phí vận hành so với tổng đài truyền thống

– Mở rộng quy mô dễ dàng khi doanh nghiệp phát triển

Những thế mạnh này sẽ là sự lựa chọn vô cùng phù hợp với doanh nghiệp bán hàng qua điện thoại, trung tâm chăm sóc khách hàng, công ty tài chính, bảo hiểm, bất động sản hay startup cần tối ưu chi phí,…

Tuy nhiên, trước khi quyết định đưa tổng đài ảo vào trong quá trình vận hành, doanh nghiệp cần ưu tiên lựa chọn nhà cung cấp uy tín, giao diện tổng đài ảo dễ sử dụng, ghi âm cuộc gọi rõ ràng, có báo cáo chi tiết theo thời gian thực, dễ dàng tích hợp CRM và đặc biệt là được hỗ trợ kỹ thuật nhanh chóng.

Như vậy, tổng đài ảo không chỉ quản lý nhân viên telesales hiệu quả, giúp nâng cao hiệu suất cuộc gọi, tăng tỷ lệ chốt đơn mà còn là bước đi thông minh cho doanh nghiệp trong tương lai.